“Nooit beter moment voor KMO’s om IT-beleid uit te stippelen”

IT voor KMO nog steeds beetje “zwarte kunst”

De derde of vierde werknemer van een KMO moet vandaag een IT-professional zijn. Dat is de erfenis van het verleden: de IT-sector legde bedrijven een aantal verplichtingen op inzake de eigen IT-infrastructuur, het achterliggende datacenter, de software-upgrades, … De jongste jaren maakt echter het model van cloud computing opgang. Gevolg is dat de individuele IT-investeringen van weleer in gemeenschappelijk beheer worden gemutualiseerd. “Voor de KMO blijft IT toch een beetje “zwarte kunst”, met bijhorende investeringsverplichtingen,” aldus Philippe Rogge, voormalig topman van Microsoft Belgium, sinds kort voor de IT-gigant in China aan de slag.

Gevolg is dat is in de IT-markt momenteel een spanningsveld merkbaar is tussen enerzijds starters, die hun IT-backend op het Internet provisioneren en de wereld als hun markt beschouwen, en anderzijds bedrijven die jarenlang in eigen IT-middelen hebben geïnvesteerd. Die laatste categorie verkiest zijn eerder gedane investeringen af te schrijven alvorens van de nieuwe mogelijkheden gebruik te maken. Ook al evolueren hun bestaande klanten steeds meer richting “cloud”.

Bovenop stelt zich de beveiligingsproblematiek. Dataverlies hebben KMO’s doorgaans aan zichzelf te wijten. Dat soort bedrijven blijkt weliswaar bereid om in IT te investeren, maar veel minder in security. De basisveiligheidsprincipes kunnen deels wel worden opgelost binnen een cloud-model.

Ander heikel punt binnen KMO-omgeving blijven het BYOD-gebeuren en de toenemende mobiliteit van de medewerkers als gevolg van de proliferatie van smartphones en tablets. Ook kleine ondernemingen hebben nood aan mobiliteit en de bijhorende technologieën. Alleen blijkt de bedrijfs-policy daar nog lang niet op afgestemd. Het lijdt echter weinig twijfel dat kleinere ondernemingen, qua mobiliteit, ook baat hebben bij enterprise-grade tools, waarbij de mobiele toestellen vanop afstand kunnen worden beheerd.

Blijft ten slotte de bedrijfsachtergrond: het algemeen IT-niveau in het KMO-landschap gaat ongetwijfeld crescendo. Net als binnen grote ondernemingen is ook binnen KMO’s een amalgaam van IT-tools aanwezig.

“Wellicht is er nooit een beter moment geweest voor KMO’s om over zijn IT-beleid na te denken,” zo nog Philippe Rogge.

Heikele IT-thema’s voor KMO
Carolin Fret en Sandy Naumann, studentes aan de Karel de Grote Hogeschool (KdG), voerden in opdracht van Microsoft Belgium een onderzoek uit naar de “Heikele IT-thema’s voor KMO’s”. We lichten er de voornaamste resultaten uit:

  • BYOD

Twee werkgevers op drie staan het gemengd gebruik van eigen (BYOD) of een bedrijfstoestel op het werk of thuis toe. Bedrijfstoestellen mogen echter maar heel beperkt privé worden gebruikt (bijvoorbeeld enkel tijdens de pauze, terwijl de installatiemogelijkheden sterk zijn beknot en downloaden uit den boze is). Een kleine meerderheid (54%) van de werknemers staat het gebruik van een privé-toestel op het werk toe.

  • Internet-toegang

KMO’s hebben duidelijk moeite met het verschaffen van Internet-toegang voor bedrijfs- of privé-toestellen. Amper 42% van de bedrijfstoestellen krijgen volledige Internet-toegang. Voor privé-toestellen op het werk daalt dat percentage tot 35%.

  • Software installeren

Ook het installeren van software ligt in KMO-omgeving duidelijk moeilijk. Nagenoeg 2 werknemers op 3 (63%) is het niet geoorloofd zelf software te installeren. Vooral de schrik voor virussen (57%) en de bekommernis om illegale (39%) en verkeerde (36%) software te vermijden liggen hier aan de basis. Indien werknemers wel zelf software installeren is het om bedrijfsgerichte taken uit te voeren (52%), uit blijk van vertrouwen in het personeel (38%), afhankelijk van het programma (17%) of omdat het, zo luidt het, gewoonweg niet te voorkomen (15%) is.

In 55% van de gevallen worden met de werknemers precieze afspraken geformuleerd rond het download-gedrag en software-gebruik. Doorgaans (72%) gebeurt dat op geformaliseerde wijze, neergelegd in het arbeidsreglement. In ruim de helft van de gevallen (57%) wordt gecontroleerd of de afspraken worden nageleefd. Voornaamste redenen tot controle zijn het voorkomen of verhelpen van virussen (52%), het toetsen van de efficiëntie van de werknemers (46%) en het opsporen van illegale software (45%).

  • Licentiebeheer

Schrijnend is dan weer vast te stellen dat meer dan zeven KMO’s op tien geen inventaris van hun software(-licenties) opstellen. Zij die dat wel doen zijn dan wel voor 88% in orde met de reglementaire voorschriften.

Werk aan de winkel

Voornaamste conclusie uit het KdG-onderzoek is dat KMO’s worstelen met de implementatie van “The New World of Work”, waarbij de grens tussen privé- en professionele consumptie vervaagt. Daarnaast willen kleine en middelgrote ondernemingen wel hun software-gebruik onder controle houden, maar nemen ze in de praktijk daartoe niet de juiste maatregelen (noch technisch, noch organisatorisch). Het bewustzijn, ten slotte, om “in orde” te zijn met software-licenties blijft hoedanook beperkt.