Wil de KMO zijn kosten efficiënter beheren, dan moet het bedrijf in de eerste plaats inzicht verwervenin de samenstelling van die kosten. Slimmer en goedkoper printen begint dan bij het inzicht in de werkelijke kosten van een print. Daarbij gaat het uiteraard om meer dan de aankoopprijs van htoestel. Ook de verbruiksproducten moet je in rekening brengen, zoals papier en toner, naast de kosten voor energieverbruik, onderhoud en eventuele herstellingen. En dat is nog niet alles. Wellicht kloppen de medewerkers af en toe bij de IT-afdeling aan met een vraag over de printer of is er een interventie nodig voor een herstelling. Neem je al die verschillende kostenposten samen, dan krijg je een vrij realistisch zicht op de kosten van printing.

Maak een scherpe analyse

Wil je vervolgens een efficiënt en slim print-beleid invoeren, dan moet je een aantal afwegingen maken. In de eerste plaats moet je een overzicht krijgen van de bestaande situatie. Stel daarom een inventaris op van het printer-park en maak een analyse. Misschien zijn bepaalde oudere toestellen al afgeschreven en intussen aan vervanging toe.

Vraag bij je medewerkers na wat ze concreet van een printer of multifunctional (MFP) verwachten en toets die behoeften af. Hou er daarbij rekening mee dat de nieuwe generatie toestellen een hogere print-snelheid en een betere afdrukkwaliteit bieden. De nieuwe generatie is ook voelbaar zuiniger. Ze verbruikt tot dertig procent minder energie en tot twintig procent minder toner. Een nieuw toestel is bovendien compacter. Het neemt minder plaats in op kantoor en biedt tegelijk voordelen op het vlak van print- en documentbeheer.

Neem je de beslissing om in nieuwe toestellen te investeren, maak dan een zorgvuldige keuze uit het marktaanbod. Dat is geen gemakkelijke opdracht, want hier moet je telkens weer de afweging maken tussen functionaliteit en kostprijs. Afhankelijk van waarvoor de prints moeten dienen, kunnen afdruksnelheid en afdrukkwaliteit de doorslag geven. Hetzelfde geldt voor het gewenste formaat of de mogelijkheid om in kleur te printen.

In de praktijk stellen we vast dat de KMO de voorkeur geeft aan het A4-formaat. Bij nauwelijks 1 à 2% van de print-opdrachten heeft de KMO nood aan A3. Wanneer de KMO de totale kostprijs van de printer in overweging neemt - niet alleen de aankoop, maar ook het energieverbruik en het verbruik van toner - dan komt hij bijna vanzelf uit bij de A4-MFP als best passende oplossing. Bij een normaal print-volume - tot 5.000 pagina’s per toestel per maand - levert een A4-MFP namelijk een besparing op van gemiddeld 20 tot 25%, vergeleken met een A3-toestel.

Denk in functie van documentbeheer

Bijkomende argumenten voor de MFP zijn de beschikbaarheid van een printer, kopieermachine en scanner in één toestel, wat alle faciliteiten biedt om werk te maken van professioneel documentbeheer. Bekijk ook of de printer afdrukopdrachten van mobiele toestellen aanvaardt. Almaar meer medewerkers verschijnen op kantoor met smartphones en tablets. Het is belangrijk dat ook zij met die toestellen vlot toegang hebben tot de printer. Kies daarom voor een MFP die mobiele connectiviteit op een open manier ondersteunt, zonder zich te beperken tot een specifiek type hardware of besturingssysteem.

Tegelijk kan het echter niet de bedoeling zijn dat de MFP onbeperkt en onbegrensd beschikbaar is voor iedereen. Daarom is een oplossing voor gebruikerscontrole interessant. Met die toepassing bepaal je als bedrijf welke medewerkers, afdelingen of klanten de MFP mogen gebruiken. Je kunt bovendien een aantal gebruiksrechten inperken. Door bijvoorbeeld sommige gebruikersprofielen enkel in zwart/wit te laten printen, kan de KMO zijn print-kosten veel nauwkeuriger toewijzen.

Inzicht in print-kosten essentieel

Hoe dan ook blijft concreet inzicht in de kosten van printing essentieel. Dat kan op verschillende manieren. Zo kan de KMO kiezen voor het principe van managed print services. Alles wat met het printen, kopiëren, scannen en behandelen van documenten te maken heeft, mag je daarbij als een dienst beschouwen. De KMO investeert daarbij niet langer zelf in hardware en losse supplies, maar sluit een service-contract af met een dienstverlener.

Het is de service provider die garant staat voor de passende diensten, terwijl de KMO betaalt in functie van het verbruik van de infrastructuur, per geproduceerde pagina. Via het principe van managed print services beschikt de KMO bovendien over één aanspreekpunt voor het beheer en onderhoud van de toestellen en het bijbestellen van supplies. Ook dat zorgt voor meer efficiëntie

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.