De eerste indruk telt

Plan je meetings

Meetings worden meestal goed op voorhand gepland, gewoonlijk één of twee weken van tevoren. Bevestig de afspraak nog even kort voor de voorziene datum. Plan geen vergaderingen tijdens de heilige Ramazanmaand (in de rest van de moslimwereld gekend als de Ramadan). Vermijd ook liever de hete zomermaanden, want in juli en augustus nemen heel wat Turken vakantie.

Kom op tijd

Turken verwachten dat je als bezoeker stipt op de afspraak verschijnt. Voorzie voldoende tijd voor de trip naar het rendez-vouspunt, want het verkeer kan hectisch zijn. Loop je toch vertraging op, laat je zakenpartner dan weten wanneer je zal aankomen. Het is echter niet ongewoon dat de gastheer of gastvrouw zijn of haar bezoeker laat wachten voor de meeting kan beginnen. De Turkse zakenpartner ziet er ook geen graten in om telefoontjes die niets met de zaak te maken hebben tijdens de meeting te beantwoorden. Bezoekers moeten dus vaak flink wat geduld oefenen.

Bereid presentaties zorgvuldig voor

Je Turkse zakenpartner weet een goed uitgekiend voorstel dat duidelijk de voordelen voor beide partijen in de verf zet zeker te waarderen. Werk verzorgd drukwerk uit in zowel het Engels als het Turks.

Persoonlijk contact maakt het verschil

Omdat Turken liever zakendoen met partners die ze persoonlijk kennen en sympathiek vinden, is een persoonlijke aanpak de beste weg. Vergaderingen komen gewoonlijk traag op gang, waarbij er eerst tijd wordt gemaakt voor smalltalk. Mogelijk kom je tijdens een eerste meeting zelfs niet aan iets anders toe. Volg dan gewoon je zakenpartner en dring niet aan. Probeer steeds oogcontact te houden; dit is immers een goed overredingsmiddel.

Leer het naamsysteem

Een Turkse man wordt gewoonlijk met de voornaam aangesproken, gevolgd door "bey" en bij het aanspreken van een vrouw wordt de voornaam gevolgd door "hanim" (uitgesproken als "hanum"). Titels zoals doctor, professor, "avukat" (meester) of "muhendis" (ingenieur) worden ofwel alleen, ofwel in combinatie met de voornaam gebruikt. Kaderleden worden aangesproken met hun rang, bijvoorbeeld "Mudur Bey" (mijnheer manager). Bij de allereerste ontmoeting is het de gewoonte om je visitekaartje met beide handen te overhandigen.

Respecteer de hiërarchie en het tempo

Bij aanvang van de meeting schudt de bezoeker de hand van alle aanwezigen, te beginnen met de persoon met de hoogste rang. Als teken van respect dient de bezoeker eerst de oudste aanwezige of de hoogste in rang aan te spreken. Bij sociale gelegenheden begroet de bezoeker eerst de persoon die het dichtste bij hem staat of zit, waarna hij de kamer of de tafel in tegenwijzerzin afwerkt zonder iemand over te slaan.

Lichaamstaal lezen

De Turkse gebaren voor "ja" en "nee" brengen westerlingen vaak in de war. Een opwaartse knik met het hoofd betekent "ja". Een combinatie van een opwaartse hoofdknik, opgetrokken wenkbrauwen en een sissend geluid tussen de tanden (dat klinkt als "tsk") betekent dan weer "nee". Het schudden van het hoofd van de ene kant naar de andere – wat in het westen als een "nee" zou worden geïnterpreteerd – betekent in Turkije dat je gesprekspartner je niet goed begrepen heeft. Wanneer je het gevoel hebt dat je Turkse zakenpartner te dicht bij jou staat of zit, deins dan vooral niet achteruit. Turken vatten hun persoonlijke ruimte anders op dan wij en een terugtrekkende beweging kan beledigend overkomen.

Wees geduldig bij onderhandelingen

Turkse zakenlui nemen vaak een extreem standpunt in om de reactie van de bezoeker te peilen. Blijf vooral geduldig en ga methodisch te werk, waarbij je om de beurt toegevingen doet. Houd een streefcijfer voor ogen voor het afronden van de onderhandelingen. Kleed toegevingen in als zijnde een teken van respect en sympathie voor je Turkse onderhandelingspartner. Spring spaarzaam om met drukopvoerende tactieken, zoals het vooropstellen van deadlines en ermee dreigen de onderhandelingen af te breken.

Onderhandelingen durven nogal eens aanslepen en beslissingen worden in Turkse bedrijven vaak helemaal de bedrijfsladder opgestuurd, nadat de bezoeker het vertrouwen van het lagere management heeft gewonnen. Veel Turkse ondernemingen zijn familiebedrijven en beslissingen worden meestal op het allerhoogste niveau genomen, waarbij de directie echter het advies van het lagere management in aanmerking neemt. Dit proces kan nogal wat tijd in beslag nemen en ook hier is geduld het sleutelwoord.

In een volgend bericht zullen we dieper ingaan op een aantal tips voor een productief gesprek en andere lokale etiquetteregels.

Bekijk hier ook succespublicatie op de website van Atradius: "10 tips om succesvol te handelen met Turkije".