Managed print services staat voor het actieve beheer en de optimalisatie van document output devices (lees: printers en multifunctionals, nvdr.) en de bijhorende business-processen. Ze worden vergemakkelijkt door toepassing van vitale software-applicaties die goeddeels in vier categorieën kunnen worden opgesplitst.

• Print management software om het volume en de aard van de afdrukken (lees: zwart/wit t.o.v. kleur, A4 t.o.v. A3, recto/verso, …) te beheren en de gebruikers te authentificeren en te machtigen.
• Device management software om de afdruktoestellen binnen de werkomgeving te monitoren en te beheren.
• Discovery & design-software om de eventuele noodzakelijke wijzigingen in de werkprocessen bij de implementatie van MPS te analyseren en te plannen.
• Scan routing software die de scans routeert naar de verschillende, mogelijke bestemmingen, zoals fax servers, netwerkfolders, e-mail of workflows.

Bij MPS zijn hoofdzakelijk vier organisatietypes betrokken. Het gaat met name om de original equipment manufacturers (OEM’s), de systeemintegratoren, de managed service providers (resellers van IT-infrastructuur en fotokopiemachines) en retail outlets.

Totaalpakket

Binnen het MPS-concept bieden bepaalde hardware-vendors zelfs werkgroepoplossingen. Die staan borg voor een meer efficiënte kantoororganisatie dankzij een verhoogde flexibiliteit, waarbij de gebruiker minder afhankelijk wordt van de afzonderlijke toestellen.

Op de markt worden eenvoudige, op maat gemaakte MPS-pakketten aangeboden, bestaande uit hardware, installatie, training en service. Het hele aanbod wordt in één contract gegoten. Gebruikers betalen, zoals gezegd, alleen voor wat ze effectief afdrukken. Contractueel worden geen minimumvolumes vereist.

Meestal worden managed print services ondersteund door een gebruiksvriendelijke web portal. Die biedt een overzicht van het individueel printer-gebruik, de bestellingen van de verbruiksgoederen en legt een rechtstreekse verbinding met de vendor om eventueel een service-aanvraag te doen.

Alleen maar voordelen

Managed print services bieden alleen maar voordelen, zo blijkt. Zonder MPS kampt een bedrijf met onbekende en onbeheerde afdrukkosten, onderhouds- en ondersteuningskosten en een onbeheerde adminstratie. Bovendien is vaak sprake van verschillende leveranciers voor wat de verbruiksartikelen en de onderhoudsinterventies betreft.

Met MPS betaalt men per klik en zijn de afdrukkosten derhalve voorspelbaar. Zowel onderhoud als ondersteuning zijn gegarandeerd. Minder tijd gaat verloren aan administratie terwijl zich een beter kostenbeheer aandient. Een MPS-contract staat bovendien gelijk met één enkele partner en één enkele oplossing.

Binnen het MPS-programma worden professionele printers en multifunctionele toestellen met netwerkcompatibiliteit aangeboden, zowel laser A4 zwart/wit als kleur, LED A4-kleur en A3 kleuren-inkjet.

Prijszetting

Doorgaans gelden binnen MPS-contracten geen minimale afdrukvolumes. De contracten kunnen over periodes van drie, vier of vijf jaar worden afgesloten. De kostprijs bestaat uit een vaste en een variabele component. De vaste kost bestaat uit de huurprijs voor de hardware en de service tijdens de lease-periode. De variabele kost wordt bepaald door het aantal pagina’s die binnen het bedrijf worden afgedrukt. De zogenaamde “click rate” die betaald wordt voor elke afgedrukte pagina, bestaat uit een vaste prijs die contractueel is vastgelegd voor elke afdruk in zwart/wit dan wel in kleur.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Brother International (Belgium) N.V. (Groot-Bijgaarden)).

Meer info: 02/467.41.11 of www.brother.be.