Welkom in de digitale wereld. Hoe vaak hebben we dat al niet gehoord? Maar ook al neemt het digitale aspect van onze leef- en werkomgeving voortdurend uitbreiding, tot nader order kunnen we niet zonder papier. Meer nog: papier blijft essentieel voor de vlotte communicatie tussen de KMO en zijn klanten, leveranciers en partners.

Nogal wat van die partijen geven de voorkeur aan papier voor facturen, bestelbonnen, werkbonnen en allerlei andere documenten. Dat papier is bedrijfskritiek. Stel dat je een tijd geen facturen kunt printen. Dat is niet zomaar vervelend, het is zonder meer funest voor de kasstroom van het bedrijf.

Voor de productie en verwerking van al dat papier - ook in de digitale workflows van een systeem voor documentbeheer - wil de KMO daarom op een betrouwbare oplossing kunnen rekenen. Die begint bij de zoektocht naar de juiste printer of multifunctional (MFP). Een gespecialiseerde IT-partner helpt je op weg. De partner kan beginnen met een zogenaamde print audit. Zo krijg je een duidelijk zicht op de concrete print-behoeften van de medewerkers in je bedrijf.

De audit toont aan hoe de medewerkers met papier omgaan. Dat maakt het mogelijk om bepaalde procedures bij te sturen, waardoor je als bedrijf efficiënter met papier en toner kunt omspringen.

Vraag een test

Heb je een concreet voorbeeld van je behoeften op het vlak van printen, kopiëren en scannen - zoals het gebruik van kleur, A4- en A3-formaat, … - dan kan de dealer je verder begeleiden naar de best passende oplossing. Vraag aan je IT-partner of je een bepaald toestel een tijdje mag testen. Zo merk je meteen hoe het toestel presteert binnen de concrete werkomgeving van je bedrijf.

Overweeg je in het bewuste toestel te investeren, vergeet niet het totale kostenplaatje in overweging te nemen, met niet alleen de kosten voor papier en toner, maar ook voor energieverbruik, onderhoud en herstellingen.

Mogelijk kies je ervoor te investeren in één of meer nieuwe toestellen. De nieuwe generatie MFP’s werkt merkbaar zuiniger. Ze verbruikt tot dertig procent minder energie en tot twintig procent minder toner. Een nieuw toestel is bovendien compacter, neemt minder plaats in en biedt voordelen op het vlak van print- en documentbeheer. Wil je daar meer over weten, dan moet je daarvoor zeker bij je IT-partner terecht kunnen. Die maakt je niet alleen wegwijs in het aanbod van de print-markt en begeleidt je naar de beste passende oplossing, hij zorgt ook voor de vlotte installatie en ingebruikname van de nieuwe toestellen.

Gemoedsrust

De nieuwe generatie MFP’s biedt de mogelijkheid om aan de slag te gaan met professioneel documentbeheer. Zo kun je de efficiëntie van de documentstromen in je bedrijf verhogen. De expertise van de professionele IT-partner zorgt ook hier voor concrete meerwaarde. Zo kan hij zorgen voor de integratie van de oplossing binnen de betrokken bedrijfsprocessen. Is er een defect of zit je door je voorraad supplies?

De oplossing bevindt zich nooit verder dan één telefoontje. Uiteraard kies je zelf welk niveau van dienstverlening je wenst. Raakt een printer stuk, dan weet je vooraf precies hoe lang het maximaal zal duren voor je IT-partner bij je langs komt. Bovendien heb je bij de IT-partner een uniek aanspreekpunt voor managed print services. Ook met zo’n service-contract hoef je je over dat bedrijfskritieke papier nooit meer zorgen te maken.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)).

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.