KMO’s worstelen met late betalers (79%), het vinden van nieuwe klanten (50%), het opvolgen van hun zaak tijdens vakantieperiodes (40%), het onder controle houden van de kosten (24%) en het bewaken van de onder druk staande verkoopsmarges (16%). Zaken waar de hedendaagse technologie een afdoende antwoord kan op bieden.

Jan Lamaire, business manager Cloud Solutions bij Exact Belgium (Wemmel): “Om het voortbestaan van zijn bedrijf te vrijwaren, heeft een zaakvoerder continu financieel inzicht in zijn bedrijvigheden nodig. Dat moet hem onder meer in staat stellen een optimaal debiteurenbeheer aan te houden, de kosten binnen de perken te houden en de marges te bewaken. Allemaal cruciale elementen voor de ondernemer om zijn bedrijf succesvol te laten evolueren. Zonder die vinger aan de pols, vaart het schip blind. Dat dient ten allen koste vermeden”.

“Het zijn voor elke vorm van ondernemen economisch uitdagende tijden. Hoe beter de kijk van de zaakvoerder op de belangrijkste KPI’s en patronen, hoe beter hij zijn organisatie aan de snel veranderende bedrijfsomgeving kan aanpassen,” valt Klara De Neve, zaakvoerster Structura.biz (Strombeek-Bever) aan.

Ook Dirk Goddefroy, zaakvoerder INDIGO Projektbureau (Rijmenam), vindt inzicht in de kostenstructuur extreem belangrijk, maar waarschuwt: “Belangrijk voor een KMO-bedrijfsleider is dat hij zich extern laat adviseren en niet te beroerd is om zijn bedrijfsbeheer door een externe partij te laten doorlichten. Op basis van een aantal kerncijfers denken bedrijfsleiders soms hun bedrijf op koers te hebben. Maar is dat ook strategisch het geval? Het verdient aanbeveling om de bevindingen te onderbouwen door een onafhankelijke kijk door derden, elk vanuit hun eigen expertise”.

Doorgaans is de boekhouder of fiscalist vertrouwenspersoon nummer één van de KMO. Maar de manier waarop vandaag zaken wordt gedaan is heel anders dan tien jaar terug.

“Qua advies ligt voor de boekhouder een heel belangrijke rol weggelegd. We merken dat de adviesverlening een steeds zwaarder gewicht binnen zijn takenpakket aanneemt. Het boeken van facturen en opmaken van de jaarrekening is tot een “commodity” verworden. Bedrijven verwachten van hun boekhouder een meer coachende rol. Voor hem ligt dan ook een opportuniteit weggelegd om de continuïteit van zijn bedrijfsmatige klanten te helpen waarborgen,” meent Lamaire.

Te weinig wisselwerking

Om een zakelijke activiteit op de tijdsas met succes uit te bouwen, lijkt on-line boekhouden een erg geschikte “tool”. Niet alleen omdat het voor de boekhouder ruimte creëert om zijn adviserende taak optimaal in te vullen, maar ook omdat het de bedrijfsleider - van eender waar, eender wanneer - financieel inzicht in real-time in het reilen en zeilen van de onderneming biedt.

Op de markt zijn specifieke apps voorhanden die de bedrijfsleider in real-time inzicht verschaffen in zijn voorraadstatus, de betalingen en eventuele betalingsachterstallen van zijn debiteuren, de liquiditeitenpositie, …

“Tussen bedrijf en boekhouder is te weinig wisselwerking. Ook al omdat niet elk boekhoudkantoor vandaag reeds een “gekoppeld” verhaal heeft. Gevolg is dat de kleinere ondernemer te weinig inzicht in de prestaties van zijn bedrijf heeft,” stelt Dirk Goddefroy vast. “In het KMO-landschap zijn te veel “doeners”. Dat is zeker niet negatief bedoeld. Maar in de praktijk zijn ondernemers dermate begaan met hun dagdagelijkse bedrijvigheden, zoals bijvoorbeeld de productie of het binnen halen van nieuwe bestellingen, dat hen weinig tijd en ruimte rest voor het uitstippelen van een overkoepelend beleid om bijvoorbeeld nieuwe klanten te werven,” wordt daaraan toegevoegd.

“Uiteraard heeft elk bedrijf nood aan nieuwe klanten. Als bedrijfsleider dient men zich te bezinnen over de gehanteerde manier van werken. Maakt men gebruik van de op de markt beschikbare performante technologie voor klantenprospectie of -werving? Heeft men daarvoor wel de juiste mensen die het juiste verhaal brengen? Om als bedrijf een duurzame groei neer te zetten is constant investeren in technologie en mensen vereist. Op vandaag blijkt het gebruik van professionele CRM-applicaties in de KMO-markt vooralsnog (te) laag,” stelt Klara De Neve vast.

Te weinig innovatief

Opmerkelijk is dat binnen de snel evoluerende en hypercompetitieve omgeving liefst 56% van de respondenten van de on-line bevraging stelt geen idee te hebben of ze in de komende drie jaar hun business-model aan de wijzigende markt zullen aanpassen. Eén op drie (32%) poneert onomwonden geen aanpassingen te zullen doorvoeren, amper 13% overweegt dat te zullen doen.

Jan Lamaire: “Vlaamse KMO’s stellen zich te weinig innovatief op. Een bedrijf moet zichzelf vandaag de dag continu in vraag stellen en heruit vinden. Al te vaak wordt het gehanteerde business-model als verworven beschouwd. Opnieuw blijkt het gebruik van technologie belangrijk. Niet enkel om nieuwe producten of diensten te introduceren. Innovatie kan ook te maken hebben met een andere manier van het verwerken van dossiers of een wijziging in de aanpak van klantenbenadering”.

“Mordicus vast houden aan een bestaand business-model houdt het risico in dat het bedrijf op een bepaald ogenblik door de markt en gewijzigde klantenbehoeften in snelheid wordt genomen. Met alle nefaste gevolgen vandien,” waarschuwt Dirk Goddefroy. “KMO’s hebben de neiging zichzelf achterna te hollen. Ze lassen te weinig pauzes in om te kijken of er geen nood aan innovatie is. En indien ja, aan welk soort innovatie? En heeft het bedrijf daar de geschikte tools en skills voor. Nog te vaak wordt aan innovatie lippendienst bewezen, hoewel er echt nood aan is. KMO-bedrijfsleiders moeten de tijd nemen om te kijken welke tools op de markt voorhanden zijn om die innovatie te bewerkstellingen. Vergeet evenmin dat veranderingsprocessen doorvoeren van een bedrijf focus, volharding en een goede interne en externe communicatie vergt. Vooral op dat laatste aspect schieten KMO’s wel eens te kort”.

“Technologie blijft hoedanook een belangrijke katalysator voor innovatie. Die technologie biedt ondernemers de kans inzicht in de wijziging van de marktbehoeften te verwerven. Bij gebrek aan inzicht, zal men innovatie verwaarlozen. Bedrijven die verzuimen hun blik te verruimen, lopen een niet gering risico,” weet Jan Lamaire.

Het is overigens diezelfde strategie die bedrijven in staat stelt heel snel en efficiënt op marktvragen in te spelen. Het Internet en bijhorende cloud-verhaal openen in dit opzicht heel wat opportuniteiten.

“Bedrijven hebben behoefte aan een betaalbare, mini-ERP die op een veilige manier de brug naar de brede wereld slaat,” meent Klara De Neve. “Nu al stel je vast dat meer en meer KMO’s de cloud voor hun bedrijfsvoering inschakelen. Dit alles in functie van de aard van hun bedrijvigheden en de criticiteit van hun bedrijfsdata. De migratiebeweging richting cloud valt niet meer te stoppen. Waarom trouwens niet naar de cloud migreren indien blijkt dat de geboden applicatie efficiënter en kostprijsgunstiger is,” heet het.

Ook groei is technologieverhaal

Omzeggens één op twee KMO-bedrijfsleiders (47%) neemt zich voor te investeren in extra personeel/prospectie. 29% van de respondenten geven aan dit jaar in technologie (hard- en software) te zullen investeren. Maar dat aantrekken van geschikte medewerkers blijkt voor KMO’s in de technologiesector iets moeilijker.

“Kandidaat-werknemers opteren vaak voor tewerkstelling in multinationals die betere arbeids- en loonsvoorwaarden bieden. Grote(re) bedrijven bieden meer kans voor doorgroeimogelijkheden dan kleinere. Zelfs het ter beschikking stellen van de nodige instrumenten voor afstands- of thuiswerken brengt hier niet meteen verandering in,” oordeelt Dirk Goddefroy.

Klara De Neve zit niet op dezelfde golflengte: “Sommige mensen aarden beter in een KMO-omgeving, die minder strak (hiërarchisch) is gestructureerd en bovenop een hoge mate van flexibiliteit biedt. Als groei-KMO hanteren we voor onze medewerkers zelf het systeem van “empowerment” en “intrapreneurship”. Dat levert behoorlijk goede resultaten op”.

Jan Lamaire vindt dat vooral de flexibiliteit en de kortere beslissingslijnen in het voordeel van de KMO spreken. Ook de mogelijkheid om dichter bij huis te werken, kan het verschil maken. “Het menselijk potentieel blijft de kerncomponent in een succesvolle groeistrategie. Andermaal is investeren in technologie van cruciaal belang om die groei te bewerkstelligen. Die technologie biedt onder meer bijkomende mogelijkheden voor marktverruiming,” luidt het.

Ruimte voor verbetering in financieel-administratief beleid

Het financieel-administratief beleid in KMO’s is voor verbetering vatbaar. Zo stelt nagenoeg een kwart van de respondenten in de on-line bevraging (23%) geen of slechts één keer per jaar zicht op hun financiële situatie te hebben. Gelukkig beweert een derde (32%) onder hen continu een goede kijk op de financiële toestand van hun bedrijf te hebben. Ruim de helft van de KMO-bedrijfsleiders (59%) maakt hiervoor gebruik van zowel spreadsheets als andere software terwijl meer dan vier op tien ondernemers (44%) tijd te kort komen om hun administratie op orde te stellen.

“KMO’s spelen qua debiteuren- en liquiditeitenbeheer onvoldoende kort op de bal. Soms hebben ze moeite met de wijze waarop klanten die laattijdig of niet betalen, dienen aangepakt. Vaak is van een gestructureerde inningsprocedure geen sprake. Nochtans is er voldoende technologie voorhanden om die procedures in een efficiënt en geautomatiseerd model te gieten”, stelt Dirk Goddefroy vast.

Jan Lamaire: “Op financieel en administratief vlak leveren KMO’s nog veel dubbel werk (lees: niet efficiënt werken, nvdr.). Het opvolgen van arbeidsuren in Excel-spreadsheets of het aanmaken van facturen in Word is nog bezwaarlijk efficiënt te noemen indien men bedenkt dat in de markt geïntegreerde oplossingen beschikbaar zijn. Ook de samenwerking tussen boekhouder en bedrijfsklant kan in veel gevallen beter”.

“Van uitermate groot belang is dat de relatie tussen klant en boekhouder geautomatiseerd verloopt,” benadrukt Klara De Neve.

“Slotsom van de on-line bevraging is dat innovatie en technologie een “driver” kunnen zijn, daar waar IT voorheen een zuiver ondersteunende functie had. Vandaag ligt IT aan de basis van nieuwe business-generatie. Dat bewustwordingsproces is thans volop aan de gang. En dat is niet onbelangrijk in tijden van een disruptieve economie waarin geen enkel business-model als onkreukbaar geldt,” besluit gastheer Jan Lamaire.

De deelnemers aan het rondetafelgesprek

• Jan Lamaire: business manager Cloud Solutions bij Exact Belgium

Het beursgenoteerde Exact is een software-leverancier die wereldwijd de bedrijfsprocessen van ondernemers ondersteunt. Bij de start van het bedrijf in 1984 lag de focus voornamelijk op financiële processen. Momenteel biedt Exact de KMO een compleet ERP-pakket. Dagelijks ondersteunen innovatieve oplossingen als Exact Globe, Exact Synergy en Exact Online meer dan 200.000 lokale en internationale bedrijven in het beheer van hun onderneming.

Exact, met hoofdkantoor in het Nederlandse Delft, ontwikkelt zowel cloud- als on-premise oplossingen op maat van diverse sectoren, waaronder accountancy, productie, groothandel & distributie en zakelijke dienstverlening. In 2014 noteerde Exact een omzet van 188 miljoen euro.

• Dirk Goddefroy, zaakvoerder INDIGO Projektbureau

INDIGO Projektbureau (Rijmenam) is een onafhankelijk ir.-expertenkantoor met meer dan 25 jaar ervaring op het vlak van bancaire, fiscale, verzekeringstechnische en juridische dossiers dat hoofdzakelijk nationaal, soms internationaal actief is voor bedrijven, ir.- en architectenbureaus en rechtbanken. INDIGO is gekend voor zijn deskundigheid en waardebepalingen van ondernemingen en eigendommen op alle niveaus, bouwpathologie en schade, voor zijn audits in veiligheid, brand en diefstal, voor zijn begeleiding van bedrijven en juristen in complexe materies en onderzoeken.

• Klara De Neve, zaakvoerster Structura.biz

Vastgoedmakelaar Structura Business Property B.V.B.A. (Strombeek-Bever) focust onder de merknaam Structura.biz exclusief op het vermarkten van bedrijfsmatig vastgoed. Het kantoor, dat aanvankelijk sterk actief was in (West-)Brabant breidde eerder zijn activiteiten uit tot de Vlaamse Ruit en Brussel. Structura.biz nam onlangs nog Bureau Gérard & Partners (Brussel) over, waarmee het zijn dienstverlening in binnenstedelijk vastgoed verstevigde.