Waar begin je mee als je als organisatie HNW wil invoeren? Start met de bricks in de vorm van een herinrichting van de kantoorruimte (verhuis of nieuwbouw?). Automatisch komen we dan ook bij de bytes terecht, waarbij de technologie op HNW dient afgestemd. Sommige organisaties starten eerst met de mensen. Wat zijn de mogelijkheden om behaviour als vertrekpunt te nemen?

HNW is duidelijk een containerbegrip geworden. Hoe definiëren we HNW dan precies? In essentie gaat het om nieuwe vormen van samen werken, waarbij technologie kan worden ingezet om processen te verbeteren en mensen efficiënter te maken. Als gevolg hiervan krijgen medewerkers een grotere autonomie.

HNW is bij onze Nederlandse buren sterk ingeburgerd, grotendeels door de beschikbaarheid van betaalbaar en kwalitatief Internet. De tendens waait duidelijk naar België over, Belgische bedrijven maken grote sprongen richting HNW.

Bricks

De functie van een kantoor evolueert. Het wordt een plek van ontmoeting waar collega’s elkaar treffen om informeel contact te hebben en bij te praten. Vaste werkplekken worden tot een minimum herleid. Dat is althans het concept van HNW.

In realiteit zien we dat het best moeilijk is om vaste werkplekken achterwege te laten. Een vaste werkplek is voor vele werknemers een stukje identiteit. Op een onbewuste manier blijft er een dynamiek naar vaste werkplekken, al is het door er papieren te laten rondslingeren. Jongere werknemers hebben minder moeite met een veranderende werkplek, voor hen is het werk vaak een verlengstuk van de thuisomgeving.

Het inrichten van een kantoor is erop gericht mensen op een aangenamere en productievere manier te laten samen werken. Elke werknemer zou een werkplek moeten kunnen kiezen in functie van de taak die hij dient uit te voeren. De ceo heeft hierin een voorbeeldfunctie.

Een werkplek kiezen in functie van de taak die men wil uitvoeren, vergt een volledige digitalisering van de informatie. Men moet zowel op kantoor, thuis of vanuit een hotel op dezelfde manier toegang tot bedrijfsinformatie te hebben. HNW gaat hand in hand met een paperless office.

Bytes

HNW is ruimer dan virtueel vergaderen. Technologie wordt ingezet om fysieke barrières te overbruggen en om efficiëntie te doen stijgen. Videoconferencing biedt een aantoonbare meerwaarde, en niet enkel omwille van het besparen van (dure en stresserende) reistijden. Tot 80% van alle communicatie is non-verbaal, wat verloren gaat bij een traditioneel telefoongesprek.

Bovendien ligt de gemiddelde duurtijd van een normale vergadering een stuk hoger dan bij een video-vergadering. Videoconferencing biedt ook andere mogelijkheden dan het ondersteunen van virtuele vergaderingen. Zoals bijvoorbeeld ter ondersteuning van rekruteringscampagnes.

Tevens weze aangestipt dat videoconferencing encrypted en veiliger is dan GSM-verkeer. Als de juiste veiligheidsmaatregelen worden getroffen, zijn er niet zo veel gevaren.

Behaviour

HNW zet in vele organisaties een verandering in beweging. Niet enkel door de introductie van nieuwe technologische tools, maar ook door bestaande gewoontes en attitudes in vraag te stellen. De bedrijfscultuur is in dat opzicht de stimulerende of remmende factor voor HNW.

De verandering situeert zich op twee niveaus. Zo moeten medewerkers met nieuwe grenzen leren omgaan. Ze werken misschien nog wel 8 uur per dag, maar dat hoeft niet noodzakelijk binnen de traditionele kantoortijd te zijn. Er komt als het ware een worklife blending in plaats van balans. Daarnaast moeten managers de controle leren los te laten. Pas als ze erop kunnen vertrouwen dat hun medewerker een bepaalde taak tot een goed einde zal brengen en ze zich baseren op de output in plaats van op het aantal gewerkte uren, maakt HNW kans op slagen.

Hoe SMARTER (specifiek, meetbaar, accepteerbaar, realistisch, tijdsgebonden) een taak of output wordt gedefinieerd, hoe kleiner de kans op burn-out. En een verkleinde kans op burn-out is een belangrijk positief effect van HNW. Want mensen krijgen geen burn-out door veel te werken, wel door stresserende werkomstandigheden, zoals fileleed.

Ook het profiel van de manager evolueert. Waar hij vroeger vanuit een ivoren toren over alle kennis beschikte en instructies uitdeelde, gaan we nu naar een coöperatief model. Kennis is geen synoniem meer voor macht. Waar het om gaat is het creëren van waarde door het omzetten van kennis in vaardigheden en expertise. Door kennis te delen word je zelf zoveel groter en krijg je zoveel meer terug.

HNW: voor wie?

Het efficiëntievraagstuk is vaak groter bij KMO’s dan bij corporate organisaties. Net omdat HNW zoveel meer biedt dan enkel besparen op dure intercontinentale vluchten en omdat ook de financiële drempel laag ligt, maken vele KMO’s een beweging richting HNW. De introductie gaat ook vlot omdat de cultuur al een stukje in de genen zit en er weinig inertie is om veranderingen in te voeren.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Hexacom N.V. (Steenokkerzeel)

Meer info: 02/715.88.44 of www.hexacom.be.