Goed documentbeheer levert u de volgende voordelen op:

1. U verwerkt informatie efficiënter

Heel wat informatie komt uw organisatie binnen in de vorm van papieren documenten. Die kunnen echter makkelijk verloren gaan of op het bureau van een afwezige medewerker blijven liggen. Denk maar aan een factuur die door verschillende personen moet worden goedgekeurd en zo langs heel wat plaatsen moet gaan.

Door een inkomend document onmiddellijk te scannen en dan digitaal beschikbaar te stellen, krijgt u heel wat meer mogelijkheden. De gedigitaliseerde factuur kan dan immers in een “workflow” verwerkt worden, waarbij elke persoon die zijn goedkeuring moet geven automatisch een melding krijgt en de factuur na de goedkeuring automatisch naar de volgende stap gaat. En in elke stap zijn er ook herinneringen voor wie vergeet zijn taak uit te voeren. Doordat de workflow door een documentsysteem strikt opgevolgd wordt, gebeuren er ook heel wat minder fouten.

2. U hebt snel toegang tot informatie

Door alle inkomende documenten te digitaliseren, is het ook eenvoudig om te zoeken in alle documenten, of hun oorsprong nu digitaal of papier is. De tekst van een ingescand document kan immers herkend worden met een techniek zoals optical character recognition (OCR). Alle documenten worden op een centrale plaats beschikbaar gesteld, waardoor u met één zoekopdracht alle documenten in het hele bedrijf te zien krijgt waarin uw zoekterm voorkomt. Gedaan dus met allerlei papieren documenten te doorbladeren op zoek naar informatie.

Doordat alle documenten centraal staan, zijn werknemers altijd en van overal (op het bedrijfsnetwerk, thuis of onderweg) in staat om die documenten te raadplegen. Bovendien zijn documenten eenvoudig per afdeling of per project te groeperen om werknemers nog snellere toegang te geven tot de belangrijkste documenten die ze nodig hebben.

3. U werkt beter samen

Documenten hebben zelden slechts één auteur. Als u zonder documentbeheersysteem met verschillende personen aan een document samen werkt, moet u allerlei versies van het document aan elkaar doormailen en dan moet iemand alle aanpassingen tot één finaal document afwerken. U verliest echter al snel het overzicht over al die versies en mist misschien sommige aanpassingen, waardoor fouten snel gebeurd zijn.

Een documentbeheersysteem biedt daarentegen één centraal document aan dat met alle betrokken partijen wordt gedeeld. Zij kunnen dit document vanuit hun tekstverwerker wijzigen en zien de wijzigingen van hun collega’s. Iedereen heeft zo altijd toegang tot dezelfde versie van het document en kan de status controleren. Het documentbeheersysteem leidt de samenwerking in goede banen en zorgt dat er geen fouten gebeuren.

4. U werkt veiliger

Door al uw documenten in elektronische vorm te centraliseren in een documentbeheersysteem, is het veel eenvoudiger om de veiligheid ervan te garanderen. Als u reservekopieën van die documenten maakt, weet u dan immers dat u er geen vergeten bent, want alle belangrijke informatie staat op één plaats. Bovendien is het mogelijk om in te stellen wie toegang tot welke documenten krijgt, en of ze die documenten enkel kunnen lezen of ook wijzigen. Met workflows kiest u zelfs wie in welke stap van een proces welke informatie te zien krijgt en welke documenten pas na goedkeuring worden gepubliceerd. Zo voorkomt u dat gevoelige en nog niet geverifieerde informatie te vroeg uitlekt. Tot slot kun u achteraf altijd zien wie wat met welk document gedaan heeft en hebt u zo een audit trail die u bij het onderzoeken van informatielekken helpt.

5. U bent klantgerichter

Als een klant u belt over een probleem, dan staat u zonder documentbeheersysteem onder grote stress. U wil immers zo snel mogelijk zijn vraag beantwoorden en daarvoor hebt u allerlei informatie nodig. Waar liggen die documenten en waar exact staat de informatie die hij vraagt? Waarschijnlijk zult u daar heel wat tijd mee verliezen, waardoor uw klant ongeduldig wordt en gefrustreerd raakt.

Met een documentbeheersysteem daarentegen bent u onmiddellijk in staat om uw klant te helpen. Op basis van de naam van de klant vraagt u immers eenvoudig alle relevante documenten op. Met een eenvoudige zoekterm doorzoekt u die documenten naar de gevraagde informatie, waardoor u onmiddellijk weet waarover het gaat en veel sneller uw klant kunt helpen. Het gevolg? Een tevreden klant die onder de indruk is van uw professionalisme.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Konica Minolta Business Solutions (Belgium) N.V. (Zaventem))

Meer info: 02/717.08.64 of www.konicaminolta.be.