Apotheeklogistiek in ziekenhuizen loopt soms nog mank

Ziekenhuizen staan meer en meer onder druk om een hogere kwaliteit te bieden tegen dezelfde of lagere kosten. Kansen liggen hierbij in het hertekenen van de logistieke processen van apotheekartikelen. Het Vlaams Instituut voor de Logistiek (VIL) stelt de resultaten voor van zijn project “Apotheeklogistiek bij ziekenhuizen”. Zeventien ziekenhuizen en bedrijven namen hieraan deel. Een testproject bij AZ Delta pleit binnen het ziekenhuis alvast voor een centrale organisatie.

Ziekenhuizen staan vandaag voor grote uitdagingen: er moet bespaard worden zonder op kwaliteit of service-graad in te boeten. Hiervoor kijkt men doorgaans naar besparingen op personeel, het uitstellen van investeringen of het verhogen van supplementen voor patiënten en niet meteen naar de apotheekprocessen.

Apotheekartikelen vertegenwoordigen tot 90% van de totale voorraadwaarde en ziekenhuizen worstelen door de diversiteit van de artikelen vaak met de logistieke organisatie ervan. Een performante apotheeklogistiek kan zorgen voor belangrijke besparingen en draagt bij tot excellente zorgverlening. Samen met zeventien ziekenhuizen en logistieke dienstverleners, werkte het VIL binnen het project “Ziekenhuislogistiek bij ziekenhuizen” de ideale processen voor de organisatie van apotheeklogistiek binnen ziekenhuizen uit.

De traceerbaarheid van medicatieverbruik in Vlaamse ziekenhuizen kan beter. Dat is niet enkel noodzakelijk voor de patiëntveiligheid maar ook om juist te kunnen factureren. Om de beschikbaarheid van de juiste medicatie op het juiste moment en de traceerbaarheid tot aan het bed van de patiënt te waarborgen, is automatisering aangewezen. Dat kan niet zonder de introductie van het elektronisch voorschrift. De meerderheid van de Vlaamse ziekenhuizen werkt vandaag nog steeds, al dan niet deels, met papieren voorschriften. Dat zorgt voor veel manueel (administratief) werk en leidt tot fouten.

Om de medicatiecirkel te kunnen sluiten en foutieve toedieningen volledig te bannen is ook “bedside scanning” - scannen van de medicatie en het polsbandje van de patiënt - noodzakelijk. De technologie om dit te ondersteunen, de software en allerhande distributiekasten en -robotten, zijn voorhanden, maar nu is het zaak dit ook te implementeren. Dat kan enkel met medicatie en unidoses (afzonderlijke pillen/ampullen, …), die bovendien scan-baar en uniek identificeerbaar moeten zijn. De aangeleverde medicatie is hier vandaag nog niet op voorzien, wat extra handelingen in de apotheek of door een logistieke partner vereist.

Ziekenhuizen kunnen hun apotheeklogistiek centraal of decentraal organiseren. In een centraal model waarbij opslag en picking in de apotheek plaats vinden, heeft men meer controle op de voorraden, maar kan men minder flexibel reageren op nieuwe patiënten of wijzigingen in therapie. Een decentraal model, waar het gros van de medicatie op de afdeling opgeslagen en gepickt wordt, garandeert dan weer een hoge beschikbaarheid van medicatie en een aanzienlijke daling van het percentage retouren.

Het VIL zette bij AZ Delta een pilootproject op om de haalbaarheid van een decentraal model met picking per toedieningsmoment gedurende verschillende maanden te testen. Dat had grote voordelen: retouren worden aan de bron aangepakt en daalden spectaculair, fouten in het medicatieproces worden gereduceerd en de totale tijdsbesteding doorheen de hele keten nam af. Ook bij het personeel, zowel de apotheekmedewerkers als de verpleegkundigen, was er grote tevredenheid over de nieuwe manier van werken. De betrokken afdelingen zullen volgens het principe van decentrale distributie verder blijven werken.

Zeventien bedrijven, een mix van ziekenhuizen en logistieke dienstverleners, namen deel aan het project: AZ Delta Roeselare, AZ Herentals, AZ Jan Portaels Vilvoorde, AZ Monica Antwerpen, AZ Nikolaas, DHL Supply Chain, Fiege, H.Essers, Hospital Logistics, Mariaziekenhuis Overpelt, Patrona Pharma, Sint-Jozefkliniek Bornem Willebroek, Sint-Maria Halle, UZ Brussel, ZMK Maaseik, ZNA en ZOL Genk.