Weet je hoeveel je medewerkers printen? Weet je over hoeveel pagina’s het gaat en hoe vaak ze daarbij kleur gebruiken? En zo ja, weet je of dat volume onder of boven het gemiddelde van een vergelijkbare onderneming ligt? Het is niet de laatste vraag die de bedrijfsleider zich moet stellen. Weet je namelijk ook wat één print je bedrijf kost? En bovenal: weet je hoeveel je meer of minder betaalt dan andere ondernemingen?

De kans is groot dat je op de meeste van die vragen - zo niet op allemaal - het antwoord schuldig moet blijven. Verrassend is dat niet. Printing blijft tot nader order een typische verborgen kostenpost. De printer behoort nu eenmaal tot het meubilair van een kantooromgeving.

Maar toch. Via een iets strakker printing-beleid valt al snel een mooie kostenbesparing te realiseren. Het uitgangspunt van slim print management is eenvoudig: correct gebruik aan een correcte prijs. Het beleid steunt daarbij op twee poten. Enerzijds gaat het om het efficiënte beheer van het printerpark, anderzijds om de bijsturing van het gebruik ervan door de medewerkers van de onderneming.

Inzicht in het printer-park

Voor je aan rationalisering toe bent, is het zaak de bestaande situatie in kaart te brengen. Doorheen de jaren is er samen met de groei van de onderneming ook heel vaak een zekere wildgroei in het printer-park geslopen. Door dat printer-park correct op de behoeften van de medewerkers af te stemmen, kun je al een eerste besparing realiseren.

Afhankelijk van de sector en de werkzaamheden van het bedrijf, kan een KMO met tien tot twintig medewerkers perfect functioneren met een bescheiden printerpark van twee of drie toestellen. In de praktijk ligt dat aantal vaak een flink stuk hoger.

Het Internet of Things (IoT) biedt de mogelijkheid om op een eenvoudige manier het gebruik van de printers op te volgen. Het volstaat de printers op het bedrijfsnetwerk aan te sluiten, voor zover dat nog niet het geval zou zijn. Van daaruit kun je dan de analyse maken: welke medewerkers gebruiken welke printers. Desgewenst kan je printer-leverancier je bijstaan om die oefening in de praktijk te brengen.

De doorlichting zal aantonen hoe het met de behoefte aan printing is gesteld bij de diverse medewerkers. Afhankelijk van dat inzicht kun je er dan voor kiezen de minst gebruikte toestellen uit het printer-park te verwijderen en op de drukste plaatsen eventueel in een ander of groter toestel te voorzien.

Minder uitval

Bij die eerste monitoring van het printer-park houd je in de eerste plaats de geproduceerde volumes bij. Dat zorgt voor een bijkomend voordeel. Het systeem waarschuwt tijdig wanneer er nood is aan een tussenkomst: niet alleen voor het aanvullen van supplies - zoals papier en toner - maar ook voor onderhoud.

Nauwgezet inzicht in het gebruik van de printers laat toe in preventief onderhoud te voorzien. Op die manier vermijd je de onverwachte uitval van een printer, wat de bedrijfscontinuïteit alleen maar ten goede komt. Tegelijk verkleint preventief onderhoud het risico op grote defecten die vaak lange onbeschikbaarheid en grotere kosten met zich brengen.

Door het beheer van je printer-park helemaal aan een partner over te laten, kun je de kosten voor printing nog verder verlagen. In een model van managed print services zorgt de partner niet alleen voor de optimalisering van de printomgeving - met het juiste toestel op de juiste plaats - maar ook voor het beheer, de supplies en het onderhoud. Dat zorgt voor lagere kosten en meer gebruikscomfort, tegen een vastgelegde, voorspelbare prijs.

Bijsturen van het print-gedrag

De tweede pijler van een slim print-beleid bestaat uit het correct aansturen - en zo nodig bijsturen - van de gebruikers. In heel wat sectoren is het een illusie om een compleet papierloze omgeving te willen nastreven. Papier vormt nog altijd een essentieel onderdeel van heel wat bedrijfsprocessen. Het neemt echter niet weg dat je als bedrijfsleider een aantal basisregels kunt invoeren om het gebruik van de printer onder controle te houden.

Zet de medewerkers aan om na te denken voor ze printen. Is het nodig dat ze een document printen, of kunnen ze het ook digitaal lezen en bijhouden? Als ze printen, moet dat dan in kleur? Gaat het om een presentatie - bijvoorbeeld van een financieel rapport - mogen er dan verschillende slides op één pagina? Denken ze eraan recto/verso te printen?

Door een formeel kader op te stellen, draag je bij tot het bewustzijn van de medewerkers. Ze begrijpen dat printen geld kost en dat ze er verstandig mee moeten omspringen. Nog beter is het wanneer je dat inzicht in de praktijk kunt ondersteunen met een workflow. Daarmee geef je het printing-beleid concreet vorm op de werkvloer. Medewerkers loggen zich aan op het bedrijfsnetwerk, waarna ze - afhankelijk van hun functie en rol - toegang krijgen tot één of meer printers, tot het gebruik van kleur, enzovoort.

Even goed kun je via zo’n workflow ook het printen van documenten aansturen, bijvoorbeeld om tekst per definitie in zwart/wit te printen of om het afdrukken van foto’s te verhinderen. Dankzij die ondersteuning verdwijnen de uitwassen in het gebruik van de printer, terwijl de duidelijke krijtlijnen tegelijk een extra zetje geven aan de efficiëntie en productiviteit van de medewerkers.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde))

Meer info: 02/275.45.20 of www.oki.be.