Tempolec N.V. (Thuin), distributeur van elektro- en verwarmingsmateriaal, ging op 1 februari jongstleden van start met de uitrol van ERP-programma DIMASYS|ENT van Infomat N.V. (Antwerpen). Op 1 augustus j.l. ging de applicatie “live”. Nu al stelt management assistant Olivier Verheeke een gevoelige verhoging van de productiviteit van de medewerkers vast. En dat is zonder de positieve impact gerekend van de activering van DIMASYS Sales|MOBile. Geen wonder dus dat het management van de KMO steile verwachtingen koestert in zijn nieuwe ERP-programma. “Ambitie is onze doorlooptijden van 48 uur tot 24 uur te herleiden. DIMASYS moet ons, dankzij alle efficiëntiewinsten, een jaarlijkse omzettoename van minimaal 5% opleveren,” zo luidt het.

Heribert Flaam richtte in 1963 langsheen de Route de Biesme in Thuin Tempolec op als distributeur van elektrische schakelapparatuur en tijdrelais, dit in samenwerking met huisleverancier Theben. Ook vandaag zweert Tempolec nog steeds bij exclusieve distributie, voornamelijk in samenwerking met Duitse fabrikanten. Sleutelpartners van het bedrijf zijn, naast Theben, firma’s als Bauser, Dold, Teleco Inlumina, Seitron, Tekmar, Teleco Automation en Thermosystems. Tempolec vertegenwoordigt vandaag 45 merken.

Vandaag structureert de KMO zijn aanbod in vier afdelingen, met name HVAC, Elektriciteit/Domotica, Automatisering en LED-verlichting. “Rode draad door het hele activiteitenspectrum is energiebesparing middels automatisering,” beklemtoont Olivier Verheecke, kleinzoon van de oprichter.

De klanten van Tempolec zijn elektro- en verwarmingsgroothandels. Door op echte nichetoepassingen te focussen kunnen we alternatieve oplossingen aanbieden die voor bestaande systemen tot een grotere energie-efficiëntie leiden. Ook de combinatie verwarming/elektro bezorgt ons in de markt een aparte positionering. Terwijl de meeste concurrenten zich op één van beide segmenten toespitsen, kan Tempolec terugvallen op een doorgedreven know-how in beide basis-métiers. Dat stelt ons in staat performante maatspecifieke oplossingen aan te bieden,” aldus onze gesprekspartner.

Naast zijn hoofdzetel en distributiecentrum in Thuin, heeft Tempolec twee regionale antennes in uitbating, met name in Brussel (Jette) en, sinds anderhalf jaar, in Sint-Niklaas.

Nieuw ERP-hoofdstuk

Het voorgaande ERP-pakket voldeed niet langer aan de hedendaagse behoeften. Niet enkel de bestaande ERP-functionaliteiten, maar ook de voorheen gebruikte CRM- en boekhoudapplicaties gingen op de schop voor een nieuwe oplossing die maximale integratie binnen bereik brengt. “De nood aan meer flexibiliteit en aan de mobiele beschikbaarheid van de bedrijfsinformatie duwde ons in de armen van DIMASYS,” getuigt Verheecke.

“Als actor in de automatiseringsmarkt moeten we ook bedrijfsintern het voorbeeld geven. We gingen derhalve op zoek naar een oplossing die meer flexibiliteit, meer interdepartementale interactie en integratiemogelijkheden bood, met één enkele achterliggende gemeenschappelijke database als onderbouw,” wordt daaraan toegevoegd.

Dat DIMASYS in de distributiewereld op een fraaie track record kan terugblikken, speelde uiteraard ook. Zo gebruiken diverse klant-groothandels van Tempolec het systeem.

“DIMASYS is een echte “métier”-oplossing voor de distributiesector. Doorontwikkeling is derhalve niet nodig want de vereiste basisfunctionaliteiten zitten in de applicatie ingebed,” weet Verheecke.

Ook de compatibiliteit met de ETIM-specificaties speelde in het voordeel van Infomat. De ETIM-standaard staat voor een sectoroverschrijdende generieke broncode voor technische artikelen die wordt gebruikt om op uniforme wijze productgegevens uit te wisselen. Vooralsnog is ETIM nog voornamelijk in Europa in gebruik, maar de classificatie wordt inmiddels ook al toegepast in onder meer de Verenigde Staten, Rusland en Australië. De groothandelsklanten van Tempolec maken van ETIM gebruik voor de rationalisering van het informatiebeheer in hun e-shops.

Eerste productiviteitswinsten voelbaar

Hoewel Tempolec pas begin augustus met de implementatie van de “full-version” van DIMASYS van start ging, zijn de eerste productiviteitswinsten binnen de organisatie al voelbaar door de hogere flexibiliteit die de applicatie op logistiek vlak biedt, maar vooral met de logische en transparante opbouw van de beheerprocessen over het hele offerte- en bestellingstraject.

Olivier Verheecke: “Waar onze medewerkers voorheen soms tot 25 invoerbewegingen moesten uitvoeren, volstaat nu één enkele actie. De informatie wordt bijgevolg sneller toegankelijk en meer gedetailleerd beschikbaar. Medewerkers die het oude systeem voorheen niet gebruikten, doen dat vandaag wel precies omwille van het gemak waarmee de informatie te raadplegen is. Medewerkers, die zich voorheen tot één enkele taak beperkten  gaan, dankzij DIMASYS, nu multi-tasken en kunnen dus meer werk verrichten”.

Van de 35 medewerkers van Tempolec maken er 25 actief gebruik van het nieuwe ERP-programma.

Mobiel verlengstuk

Op het ogenblik dat dit gesprek plaatsvond verkeerde de uitrol van DIMASYS Sales|MOBile immers nog in volle voorbereidingsfase. In november wordt deze uitgerold. De negen commercieel afgevaardigden van Tempolec zullen dan, met behulp van een tablet computer, op het terrein toegang krijgen tot de back-office van het bedrijf.

“DIMASYS Sales|MOBile is in wezen een mobiele back-end Met één druk op de knop krijgen ze via het klanten- en het artikel-dashboard verregaand inzicht in de voor hen op dat ogenblik vitale informatie. Ook prijssimulaties behoren tot de mogelijkheden. Onze oude ERP-applicatie maakte enkel reactief handelen mogelijk. Met DIMASYS schakelen we voortaan om naar een proactieve klantenbenadering. De applicatie biedt ons tevens de mogelijkheid om marketing tools te creëren. Het lijdt weinig twijfel dat die proactieve aanpak zich in een hogere klantentevredenheid zal vertalen,” zo nog onze gesprekspartner.

Verheecke verwijst impliciet naar de ingebedde CRM-functionaliteiten in DIMASYS. De KMO werkte voorheen met verschillende, niet-geïntegreerde applicaties. Ook op CRM-vlak wordt de integratie-oefening thans consequent doorgetrokken.

Betere informatie op alle vlakken

Een snellere aflevering van kwalitatief betere en meer gecibleerde informatie leidt tot een beter inzicht in relevante bedrijfsinformatie dat zich niet enkel tot het uitvoerend personeel beperkt. Eind september activeerde Tempolec immers de add-on i8 binnen DIMASYS; een hoogperformante business intelligence tool die het management ondersteunt bij het uittekenen van de strategische beleidslijnen.

“i8 lag in concurrentie met een internationale business intelligence tool met een sterke reputatie. We opteerden voor i8 andermaal omwille van de complete integratie in het ERP-systeem. Tempolec kocht bij Infomat tevens de e-shop module aan die later aan te wenden zal zijn voor de opmaak van een e-catalog waarmee klanten in real-time de beschikbare voorraden kunnen raadplegen. Bedoeling is die later aan te wenden voor de aanmaak van een e-catalog die klanten tevens de mogelijkheid zal bieden om de beschikbare voorraden in real-time te verifiëren.

Dat Tempolec van plan is zijn relatie met software vendor Infomat in de toekomst verder uit te diepen, blijkt uit zijn toetreding tot de onlangs opgerichte gebruikersgroep DIMASYS|eTUG (electro-Technical User Group). Die heeft de bedoeling in een win/win-situatie de verdere ontwikkeling van DIMASYS, conform de evoluerende marktbehoeften, verder aan te sturen.

Olivier Verheecke en zijn team raakten in korte tijd blijkbaar erg gecharmeerd door hun nieuwe ERP-applicatie. Dat heeft niet enkel te maken met de snelle uitrol van het geheel, maar evenzeer met de nu reeds geboekte efficiëntiewinsten.

“DIMASYS moet onze doorlooptijden - van bestelling tot uitlevering - van 48 uur tot 24 uur halveren. Voorts moet de productiviteitswinst jaarlijks voor minimaal 5% meeromzet zorgen,” luidt het tot slot.