Vroeger volstond een eenvoudige laserprinter, vandaag ligt de lat net iets hoger. De nieuwe generatie printers levert kleurenafdrukken van uitzonderlijke kwaliteit en biedt geavanceerd document management. Maar de nieuwe printers werken ook veel efficiënter dan hun voorgangers. Dat is nodig, want bedrijven krijgen tot zeven keer meer data te verwerken dan pakweg vijf jaar terug. En dat leidt tot extra werkuren en productiviteitsverlies.

De slimme printer is multifunctioneel. Hij doet méér dan alleen printen: kopiëren, scannen, documenten digitaliseren of gescande bestanden creëren die je kunt doorzoeken. Met de MFP krijg je zelfs de mogelijkheid om specifieke functies te programmeren, bijvoorbeeld om workflows aan te sturen. Daarom is hij toegerust met een intuïtieve interface, want werknemers moeten er ook nog effectief gebruik van maken.

Prognose? De printer die (bijna) alles kan, groeit op termijn uit tot een vast onderdeel van de digitale processtroom.

Slim print-beheer bespaart kosten

Overbodige prints kosten een bedrijf een hoop geld en tijd op jaarbasis. Met de nieuwe generatie MFP’s kun je print-rechten toekennen aan gebruikers en applicaties. Alleen gebruikers die prints nodig hebben, krijgen dan toegang tot de printer. Gevolg? Het volume onnodige prints daalt, een behoorlijke besparing en ook nog eens goed voor het milieu.

Hoeveel werkuren investeer je als onderneming aan het beheer en onderhoud van je printer? Onnodig veel waarschijnlijk. Verborgen kosten vermijd je met slimme beheersoplossingen, zoals smart document solutions. Gespecialiseerde leveranciers maken eerst een analyse van de reële bedrijfsbehoefte en stellen vervolgens een oplossing op maat voor. Dit in de vorm van een pakket dat naadloos aansluit op de print- en documenten-output van het bedrijf. Een behoorlijke besparing dankzij efficiëntie van de workflow en tijdswinst.

Mobiel en vanuit de cloud printen

Het nieuwe werken stelt ook kleine ondernemingen voor grote uitdagingen, want op termijn werkt 75% van het personeel met mobiele toestellen. Thuis, onderweg of op kantoor bij de klant. De multifunctionele printer (MFP) krijgt toegang tot het bedrijfsnetwerk en het Internet.

De meeste modellen zijn toegerust met Gigabit Ethernet voor een snelle overdracht van grote kleurenbestanden over een netwerk. En ze zijn ook compatibel met Google Cloud Print en Apple AirPrint. Hiernaast ontwikkelden sommige fabrikanten ook een mobiele app voor Android en iOS om mobiel printen te vergemakkelijken. De moderne werkplek in de praktijk, werknemers printen vanop afstand op eender welk moment.

Betere veiligheid en vlot netwerk-management

Veiligheid is meer dan ooit een “issue”. Omdat werknemers specifieke print-rechten krijgen creëer je als onderneming een bijkomende beveiliging. Ook de gebruiker krijgt meer veiligheid, dankzij privé-afdrukken om vertrouwelijke documenten veilig te houden, optionele card release en compatibiliteit met IPSec (Internet Protocol Security)/

De interne netwerkkaarten bevatten meestal veel extra’s die het netwerkbeheer vereenvoudigen, zoals een ingebouwde web server. Dat levert nieuwe functies op zoals scannen naar mail, FTP of een folder. Met de remote scan wordt de scanner van het multifunctionele apparaat over het netwerk gestuurd.

Slimme MFP’s optimaliseren workflows

Kostenefficiënt printen met slimme multifunctionele printers en aangepast documentbeheer wordt een must voor elke onderneming. Het goede nieuws is dat de nieuwe toestellen ook betaalbaar zijn voor kleine ondernemingen. In die zin treedt een democratisering op van high-end print-technologie. Door de snelle digitale revolutie valt op termijn nauwelijks nog te ontkomen aan de multifunctionele printer (MFP).

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)).

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.