Bij AP-automatisering hebben we het niet over simpelweg scannen en opslaan van de stroom papieren facturen. Het gaat om de volledige optimalisatie van de werkprocessen waardoor de productiviteit en efficiency stijgen en er meer grip op en inzicht in de dagelijkse activiteiten ontstaat.

Argument 1: Volledig inzicht in de factuurstromen.

Waar bevindt welke factuur zich in de organisatie? En wat is de status ervan? Vandaag de dag sturen veel bedrijven nog steeds papieren facturen die ook bij de ontvanger fysiek en handmatig de organisatie ingaan. Door die manier van werken heeft Accounts Payable geen volledig zicht op de factuurstromen.

Wie het AP-proces automatiseert en dus papier minimaliseert, heeft volledig inzicht in de factuurstromen. Een goed document capture-systeem vertaalt de binnenkomende papieren factuur meteen naar informatie voor het ERP-systeem, waarna de factuur digiaal bij de juiste budgethouders wordt aangeboden. De factuur is dus voor de AP-afdeling altijd te traceren.

Argument 2: Beter managen dankzij snellere maand/kwartaalafsluitingen.

In menig organisatie vormt Accounts Payable nog de bottleneck in het afsluitingsproces. Het achterhalen van openstaande papieren facturen binnen heel de organisatie vertraagt de afsluiting en kan voor onjuiste cijferinformatie zorgen.

Wie de AP-automatisering goed voor elkaar heeft - inclusief document capturing, ERP-integratie, account-toewijzing en strakke goedkeurings- en betalingsprocessen - brengt een snellere periode-afsluiting en dus nauwkeurige sturingsinformatie binnen handbereik.

Argument 3: Een boost voor de productiviteit.

Weet u dat één papieren factuur er gemiddeld 41 dagen over doet van binnenkomst tot betaling? Archiveren, kopiëren, mailen, faxen, doorsturen en opsturen - het factuurverwerkingsproces binnen een niet of nauwelijks geautomatiseerde omgeving vraagt ontzettend veel tijd van de AP-afdeling. Een recent IOMA-onderzoek heeft aangetoond dat de AP-afdeling, dankzij verregaande automatisering, wel twee keer zoveel facturen aan kan. Denk bijvoorbeeld aan één centraal punt voor ontvangst van de facturen en een helder verwerkingstraject van document capturing en ERP-registratie tot en met foutenherkenning, account-toewijzing, goedkeuring en betaling.

Argument 4: Compliance geborgd.

Hoe duidelijk bedrijfsprocedures en -beleid ook geformuleerd zijn, als de interne werkprocessen nog ruimte bieden voor een eigen invulling, zullen medewerkers daar - opzettelijk of niet - gebruik van maken. Met alle gevolgen vandien. Loopt de factuurverwerking via de traditionele fysieke “papieren” route, dan is het welhaast onmogelijk om compliance-risico’s volledig uit te sluiten. Inefficiënt en slordig handelen leidt tot te late betalingen en eventueel gemiste betalingskortingen. Ook liggen fouten sneller op de loer en geldt een hogere graad van fraudegevoeligheid.

Wie kiest voor een geautomatiseerd factuurverwerkingsproces legt zijn “best practices” vast en kan er zonder ingewikkelde audits overtuigd van zijn dat de compliance geborgd is. Een binnenkomende factuur volgt voortaan een strak een eenduidig traject dat geen ruimte biedt voor eigen interpretatie en afwijking.

Argument 5: Meer rendement uit ERP.

Bijna alle organisaties maken gebruik van een ERP-oplossing zoals Oracle, SAP of Exact. De verschillende platforms bewijzen weliswaar elke dag hun waarde, toch tonen onderzoeken aan dat organisaties er nog lang niet alles uithalen wat erin zit. Reden: rondom de geavanceerde ERP-oplossing spelen er nog tal van traditionele, handmatige processen.

Wie een geautomatiseerde factuurverwerkingsoplossing implementeert en daarmee de processen standaardiseert, merkt dat ERP nog veel meer waardevolle bedrijfsinformatie kan opleveren.

Voordelen van geautomatiseerde processen

• De facturen zijn on-line te zien en alle factuurinformatie staat direct in het ERP-systeem (geen kans meer op dubbele invoer van gegevens). De factuur is altijd te volgen. Dat verhoogt de grip en voorkomt fraude.
• De kwaliteit van het factuurverwerkingsproces wordt verbeterd: dubbele betalingen en overbetalingen behoren tot het verleden.
• Alle stappen worden volledig gedocumenteerd. Vindt er een audit plaats? Of is er onenigheid over een factuur? Dan is alle gewenste informatie direct toegankelijk. Dat voorkomt vertragingen en eventuele betalingsboetes.
• Kostenreductiemogelijkheden: lagere documentopslag, lagere kosten voor kantoorbenodigdheden, minder handmatige data-invoer, medewerkers kunnen documenten sneller terug vinden, budgethouders en crediteuren kunnen via on-line self-service de status van een factuur volgen, …

Overigens reiken de tijds- en kostenbesparing bij geautomatiseerde factuurverwerking verder dan alleen de AP-afdeling. Vervang de fysieke factuurstroom door een digitaal goedkeuringsproces dat slechts een paar seconden van de budgethouder vraagt, en het zal duidelijk zijn dat de investering voor de hele organisatie rendement oplevert.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Konica Minolta Business Solutions (Belgium) N.V. (Zaventem)).

Meer info: 02/717.08.64 of www.konicaminolta.be.