Uiteraard haalt geen enkele organisatie graag de kranten met frauduleuze zaken, rampzalige gevolgen van riskant ondernemen of al dan niet bewuste overtredingen van de regels. Dus tuigen ze hun organisatie op met afdelingen die erop toezien dat de interne en externe regels worden nageleefd, andere afdelingen die de risico’s van bedrijfsactiviteiten inschatten en houden weer andere afdelingen de financiële kant van de organisatie scherp in de gaten. En toch gaat het regelmatig mis. Hoe kan het zijn dat banken jarenlang bezig waren zichzelf te ondermijnen met bijzonder riskante producten? Hoe is het mogelijk dat een Nederlands ziekenhuis voor vele miljoenen te veel kosten bij verzekeraars declareert?

Complex speelveld

Instanties als banken en ziekenhuizen functioneren in een behoorlijk complex speelveld. Ze bestaan om te beginnen uit vele afdelingen, met vaak ieder een eigen informatiesysteem, specifieke procedures en intern controlesysteem. Daar komen vaak van buitenaf nog wettelijke bepalingen en regels bovenop. Regels die nog regelmatig veranderen ook. Zo kregen de Nederlandse ziekenhuizen vanaf 2005 relatief kort achter elkaar te maken met veranderingen in de regels rond het declareren van de behandelingskosten van patiënten.

Zelfs toen daar vanaf 2013 met het “Bekostigingssysteem” duidelijkheid in leek te zijn ontstaan, zorgde de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) zelf voor de nodige onrust door nog hetzelfde jaar de regels weer aan te passen met verboden en toegestane behandelingen. In dit licht is het niet eens verwonderlijk dat in februari 2014 het Sint Antonius Ziekenhuis een boete kreeg oplegd van de NZa van 2,5 miljoen euro wegens (onopzettelijk) niet correct declareren. Het ziekenhuis liet daarop een extern onderzoek doen naar het gehele declaratieproces. Dat leverde 26 verbeterpunten op en een totaal van 24,6 miljoen euro aan niet-correcte declaraties.

Structureren bedrijfskritieke informatie

Had het ziekenhuis dit, zelfs onder de moeilijke omstandigheden van toen, kunnen voorkomen? Dat is lastig te zeggen. Wat zeker had geholpen is een systeem dat alle informatiestromen nauwlettend in de gaten kan houden en afwijkingen van de normale gang van zaken detecteert en meldt aan de juiste personen. Een system dat kan communiceren met verschillende integratiesystemen, dat overweg kan met diverse vormen van data en bovendien snel is aan te passen aan veranderende omstandigheden. Systemen die verbindingen leggen met de informatiesystemen, alle bedrijfskritieke data organiseren en bewaren en ervoor zorgen dat deze altijd actueel zijn, zijn wel degelijk op de markt beschikbaar.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met InterSystems Benelux B.V. (Vilvoorde)).

Meer info: 02/464.97.20 of www.intersystems.com.