Christine Van den Eynde (Secretary Plus Management Support N.V.)

"Management assistant-beroep ten onrechte ondergewaardeerd"

De term "secretaresse" van weleer heeft tegenwoordig het veld geruimd voor die van "management assistant". Dat is in niet geringe mate de verdienste van Secretary Plus Management Support, dat gespecialiseerd is in het selecteren, rekruteren, uitzenden en begeleiden van management-ondersteunend personeel en sinds 2001 onderdeel van de United Services Group is. Met de naamswijziging naar management assistant toont men aan dat het beeld van de voormalige secretaresse compleet is achterhaald. "De management assistant van vandaag de dag is een co-manager geworden, die mee beleidsbeslissingen neemt en vooral door zijn of haar soft skills respect en waardering moet afdwingen," aldus Christine Van den Eynde, general manager van Secretary Plus Management Support N.V. (Vilvoorde). Vandaag de dag is Secretary Plus Management Support onbetwist marktleider in België. In de loop van het jaar breidt de organisatie zijn netwerk met drie bijkomende kantoren uit. Van recente signatuur is eveneens de verzelfstandiging van zustermaatschappij Secretary Plus Direct Team N.V., die management assistants op projectmatige basis of gedurende langere periodes ter beschikking stelt. Andermaal een duidelijk teken van de groeifocus van het bedrijf. Keerzijde van de medaille: de functie van management assistant is en blijft een knelpuntberoep. Met onder ander het nieuwe opleidingsinitiatief "Open Academy Plus" en de organisatie van het jaarlijks evenement "Management Assistant of the Year" beoogt Secretary Plus een management assistants permanent te ondersteunen en een innoverende rol te spelen in de valorisatie van de functie.

Christine Van den Eynde is sinds 1995 werkzaam voor de beursgenoteerde United Services Group. Sinds zowat twee jaar staat ze als general manager aan het hoofd van Secretary Plus Management Support N.V. Eerder was ze gedurende eenzelfde periode regiodirecteur van zusterorganisatie Unique.

United Services Group is als Europese dienstverlener actief in Nederland, België, Duitsland, Italië, Spanje en Portugal op het gebied van flexibele arbeid, opleidingen en customer care-services. Naast Secretary Plus Management Support zijn in België nog zeven andere bedrijven van de groep actief. Op vlak van het ter beschikking stellen van flexibel personeel zijn dit Unique (algemene en gespecialiseerde bedienden en arbeiders), United Capacity (professionals op vlak van HR, communicatie, sales & marketing), United ICT Solutions (IT-specialisten) en United Technical Solutions (hoger en gekwalificeerd technisch personeel). United Communications focust zich op front desk-exploitatie, Call-It biedt een uitgebreide customer care-dienstverlening terwijl United College zich toelegt op opleidingen. In 2003 tekende United Services Group voor een omzet van 1,3 miljard euro.

Sterke merknaam

Secretary Plus Management Support, dat in 2001 door United Services Group werd geïntegreerd, focust zich als specialistisch kantoor op alles wat met management-ondersteunende functies te maken heeft. De onderneming levert terzake gespecialiseerde skills in het kader van uitzendarbeid, werving & selectie-opdrachten dan wel ter beschikkingstelling gedurende een langere periode. Secretary Plus is bedrijvig in Nederland (20 kantoren), België (13 kantoren) en Duitsland (5 kantoren). In elk van die landen wordt een breed scala van management assistant-functies ingevuld gaande van de top management assistants (personal assistant, executive assistant, office manager, .) over de department assistants (legal secretary, marketing assistant, pr/communication assistant, internal sales/sales/after sales assistant, .) tot de allround assistants (project assistant, operations assistant, administrative assistant, junior assistant).

"Belangrijkste gemene deler bij het invullen van al deze functies blijft de talenkennis. Secretary Plus schakelt uitsluitend meertalige management assistants in," verduidelijkt Christine Van den Eynde. "Secretary Plus is een specialist die de grondigheid van een selectiebureau met de flexibiliteit van een uitzendorganisatie combineert," aldus onze gesprekspartner. Omwille van die specialisatie vindt men bij Secretary Plus ook die management assistant-profielen terug die doorgaans hoger liggen dan bij andere generalistische uitzendbedrijven het geval is.

Zowat de helft van de uitzendkrachten tijdens hun (gelegenheids)opdrachten zoeken naar een vaste betrekking. Wordt die zoektocht met succes bekroond, stellen ze, de flexibiliteit van uitzendarbeid indachtig, zelf een einde aan hun tijdelijke betrekking. Wat binnen de niche van de tijdelijke management assistants uit de aard van de functie nooit welkom is. Vandaar ook dat Secretary Plus Management Support eerder besloot tot het detacheren van management assistants, die op de eigen loonlijst staan. Onlangs werd die activiteit verzelfstandigd binnen een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid, Secretary Plus Direct Team N.V. genaamd. Waarmee men overduidelijk aangeeft in de nabije toekomst ook die activiteit verder op eigen kracht te willen uitbouwen.

Specialisatie uitdiepen .

Christine Van den Eynde omschrijft Secretary Plus Management Support binnen zijn niche als onbetwist marktleider op de Belgische markt. "Met een marktaandeel van zowat 1% van alle Federgon-leden (lees: de beroepsorganisatie van de uitzendsector, nvdr.)", luidt het. Naast Secretary Plus zijn op hetzelfde domein een beperkt aantal niche-spelers bedrijvig. Daarnaast hebben heel wat generalistische uitzendkantoren een afdeling voor administratief personeel uitgebouwd. Onze gesprekspartner neemt niet het woord "pseudo-specialisatie" in de mond, maar verwijst naar de eenduidige focus van Secretary Plus, dat zijn werknemers speciaal opleidt voor het exclusief selecteren, werven, uitzenden en detacheren van management assistants en daarbij gebruik maakt van aangepaste test-tools, die de kandidaten toetsen op criteria als talenkennis, office-ervaring en (inter)menselijke vaardigheden.

Christine Van den Eynde: "De naamswijziging van "secretaresse" naar "management assistant" heeft een positief effect gekend. Toch blijft aan het beroep nog een negatieve marktperceptie hangen, wat voor een gebrekkige instroom zorgt. Gevolg is dat het aanbod ruim onvoldoende is om de vraag te dekken. De functie van "management assistant" mag op zich dan al aantrekkelijk zijn, in de markt blijft dat onvoldoende bekend".

Als marktleider met het grootste netwerk acht Secretary Plus het zijn morele plicht alle mogelijke inspanningen te leveren om de functie van "management assistant" uit de knelpuntenberoepensfeer te halen. Getuige een nieuw initiatief als "Open Academy Plus".

"In samenwerking met Kluwer Opleidingen (Mechelen) gaat Secretary Plus dit jaar van start met een eigen opleidingscentrum dat tot "Open Academy Plus" werd gedoopt. Bedoeling is jaarlijks een drietal opleidingen, gespreid over 18 zaterdagen, aan te bieden aan (kandidaat-)management assistants. Voor 2005 viel de keuze op themata als mind mapping, efficiënter marketing-projecten beheren en spreken in het openbaar. In eerste instantie worden de opleidingen op het hoofdkantoor te Vilvoorde verzorgd. Niet uitgesloten wordt dat men naderhand de programma's ook regionaal organiseert", zo nog de general manager. Als gevolg van zijn recente erkenning door de Vlaamse overheid kan de nieuwe dienstverlening van Secretary Plus overigens met opleidingscheques worden voldaan.

. en netwerk verder uitbouwen

Bij de overname van Secretary Plus bestond het netwerk in België uit negen kantoren. Toen dit gesprek plaats vond waren dat er dertien. Secretary Plus Management Support heeft kantoren te Aalst, Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Hasselt, Herentals, Kortrijk, Leuven, Luik, Mechelen, Vilvoorde en Waver. Later deze maand huldigt het bedrijf een nieuwe antenne in Vilvoorde in terwijl in april de inhuldiging van een vestiging te Charleroi op de agenda staat. "Volgend jaar herhalen we die oefening en openen we nog eens drie bijkomende kantoren, vermoedelijk twee in de hoofdstedelijke regio (lees: de zuidelijke rand, nvdr.) en één in Wallonië," zo nog Christine Van den Eynde. "Voor een specialistische marktspeler als Secretary Plus is het mogelijk een optimale marktdekking te waarborgen met een netwerk opgebouwd rond een twintigtal antennes. De actieradius van een specialistisch aanbieder van uitzendkrachten is nu eenmaal heel wat groter dan bij een generalist," wordt daaraan toegevoegd.

Bijzondere vermelding in het bestaande netwerk van Secretary Plus behoeft de "international division" aan het Brusselse Stephaniaplein. Die divisie focust zich op de terbeschikkingstelling, al dan niet op tijdelijke basis, van management assistants van diverse nationaliteiten (lees: native speakers, nvdr.) ten behoeve van Europese instellingen, ambassades en consulaten, multinationals, internationale consultancy-bedrijven en advokatenkantoren, lobby-organisaties en dies meer.

Steeds hoger profiel

Management assistants, waaronder ook vertegenwoordigers van de mannelijke kunne, vertonen een steeds hoger profiel. "Omwille van de grote bedrijfsherstructeringen van de voorbije jaren verdween een aanzienlijk deel van het middle management. Vandaar dat een aantal taken ofwel in het ijle bleven, ofwel richting topmanagement opschoven die ze naar de management assistant doorschoof," weet Christine Van den Eynde, verwijzend naar het steeds hogere profiel dat de markt van de management assistant verwacht. "Het beeld van de management assistant als veredelde koffiedame en hoogproductieve tikmachine is door de werkelijkheid compleet achterhaald. De management assistant van vandaag en morgen is een heuse co-manager, die mee beslissingen treft," wordt daaraan toegevoegd.

Getuige ook de resultaten van zowel Europees als Belgisch onderzoek naar de verwachtingen die de markt koestert omtrent de management assistant. Daaruit blijkt dat de traditionele technische basisvaardigheden van weleer op de achtergrond worden gedrongen door een hele resem "soft skills" als betrouwbaarheid, persoonlijkheid, discretie, (inter)menselijke en communicatieve vaardigheden, verantwoordelijkheidszin, . Organisatorisch talent en talenkennis blijven uiteraard cruciale vereisten. In dit verband benadert Secretary Plus andermaal de opleidingsinstellingen met het verzoek meer aandacht aan de taalopleiding te besteden. "Goed tweetalige management assistants blijven in België een schaars goed. Aan de ontwikkeling van de kennis van de Duitse taal dient bijkomende aandacht besteed. Vaak vragen onze opdrachtgevers om drie- tot viertalige management assistants, maar dienen ze noodgedwongen bij gebrek aan hun eisen neerwaarts te herzien," geeft Christine Van den Eynde toe. Goed nieuws is er dan wel weer in die zin dat de general manager het weinig waarschijnlijk acht dat de moderne informatie- en communicatietechnologieën het pleit ten nadele van de "management assistant" in vlees en bloed zullen beslechten. "De virtuele "management assistant" zal er nooit ofte nimmer in slagen de menselijke tegenhanger in het verdomhoekje te drummen," besluit onze gesprekspartner. "Men mag immers niet vergeten dat de management assistant binnen het bedrijf ook de functie van vertrouwenspersoon vervult. Net zo min als men het belang van de menselijk inbreng en dito contact in die functie mag onderschatten," luidt het.