Sven Dauwe bundelde zijn ervaring in de wereld van de postverzending in maart 2012 in een eigen onderneming, met name OptiPost. Aanvankelijk kon hij rekenen op de steun van een partner, maar die stapte snel uit omdat de zaken aanvankelijk niet liepen zoals verhoopt. OptiPost spitst zich toe op de verwerking van uitgaande facturen voor klanten in de middenmarkt (lees: tot 1 miljoen facturen op jaarbasis, nvdr.).

“Ik had de zaken initieel wat onderschat,” geeft een eerlijke Dauwe toe. “Als start-up is het niet evident om het vertrouwen te winnen van een bedrijf dat bijvoorbeeld 100.000 à 200.000 facturen per jaar uitzendt. Je aanpak heeft immers een directe impact op de liquiditeitenstroom van de klant. Inmiddels ben ik tot de vaststelling gekomen dat de verkoopscyclus twaalf tot achttien maanden in beslag neemt. Wel is intussen duidelijk gebleken dat het concept, het gehanteerde model en de prijszetting goed zit,” zo luidt het.

Als eerste klant haalde OptiPost een vooraanstaand bewakingsbedrijf binnen. Dat vertrouwde, in eerste instantie, de verwerking van de uitgaande facturen van zijn kleinste divisie aan OptiPost toe. Sindsdien werkt de dienstverlener voor de hele groep. Het gaat daarbij niet enkel om facturen, maar eveneens om herinneringen en loonfiches, alles bij elkaar een 200.000 documenten op jaarbasis. Die samenwerking luidde de reële start van de invoice service provider in. Sindsdien werd de klantenlijst aangedikt met namen als Imperbel (Derbigum), Sax, Schrauwen, Lambrechts Sanitair, Verhelst, t-groep, AXA (in onderaanneming) en dies meer.

Focus op middenmarkt …

OptiPost hanteert een platform- en kanaalonafhankelijke insteek voor het verwerken van de uitgaande facturatiestromen. Bedrijfskritieke documenten kunnen zodoende, op papieren drager dan wel in elektronische vorm, naar de ontvanger worden verstuurd. Het bedrijf maakt daarvoor gebruik van de verwerkingsplatformen van UnifiedPost (Terhulpen), met als referentie-aandeelhouders Fortino Capital en Smartfin Capital, en van B2Boost.com (Terhulpen), dat vanuit de EDI-wereld groeide.

“De samenwerking met B2Boost.com is van recentere signatuur. In onderling overleg met B2Boost.com bouwde OptiPost eind 2016 een platform uit voor de multi-channel verwerking van uitgaande facturen. Met een tweede verwerkingspartner bouwden we voor onze klanten zekerheid op het vlak van bedrijfscontinuïteit in,” aldus Dauwe.

Voor de uitgaande facturatiestromen op papieren drager en het fulfilment werkt OptiPost, sinds het prille begin, samen met de divisie INNI Print van INNI Group (Heule), de fusie-entiteit van Continuga, UGA en Strobbe.

“OptiPost spitst zich toe op het brede middensegment in B2B- en B2G-omgeving, met uitgaande facturatievolumes van 25.000 tot 1.000.000 op jaarbasis,” verduidelijkt executive assistant Sofie Jansseune, die de hele backoffice voor haar rekening neemt.

Dat middensegment is in België elk jaar goed voor meer dan 500 miljoen facturen, zeg maar ruim de helft van de totale uitgaande facturatiestroom.

… met kwaliteitsvolle dienstverlening

Binnen dat middensegment maakt OptiPost thans een topprioriteit van het inspelen op de vraag naar facturatiedata (in UBL-formaat, ander meer specifieke EDI-factuurdata en een e-gesignde gecertifieerde PDF). De invoice service provider maakt gebruik van de Zweedse TrustWeaver-technologie om zijn PDF’s te certificeren.

“TrustWeaver is vooralsnog de enige partij in Europa die aan alle wettelijke eisen van alle ontvangende landen voldoet,” weet Jansseune. Daaruit blijkt dat OptiPost als service provider het legale aspect bovenaan de agenda plaatst.

Sven Dauwe: “Missie van OptiPost is aan smart futureproof invoice outsourcing te doen. De veralgemening van de elektronische facturatie komt er hoedanook. Het opsturen van een factuur in PDF-vorm is niet echt een oplossing. Net als een factuur op papieren drager, blijft een factuur in PDF-vorm fraudegevoelig. Voor mij wordt een e-factuur gevormd door data en een secured PDF”.

In se wil de klant evenwel geen PDF, maar wel een factuur die door zijn service provider en/of boekhoud-software kan worden ingelezen. Daarom gaat in de B2B- en B2G-markt de interoperabiliteit (lees: documenten in een van UBL afgeleid XML-formaat, nvdr.) steeds sterker spelen.

Voor de behandeling van de uitgaande facturatiestromen van zijn klanten zet OptiPost daarom volop in op de combinatie interoperabiliteit en secured PDF. Met verschillende spelers actief in het domein van de inkomende facturatie, zette OptiPost inmiddels partnerships op.

“OptiPost focust op bedrijven die hun uitgaande facturatie met een toekomstgerichte visie uitbesteden. Indien voor de opdrachtgever enkel en alleen kostenbesparing primeert, wendt hij zich beter tot een print-bedrijf. Vraag is evenwel of dat op middellange en lange termijn een oplossing is. Op termijn zullen de zuivere print-bedrijven immers terugschrikken voor de hoeveelheid aan verwerkingsplatformen, gehanteerde formaten en connectoren. In eigen beheer zullen ze nooit voor de volledig interoperabiliteit kunnen zorgen,” zo nog de managing partner van OptiPost.

Nieuwe toegevoegde waarde-diensten

Op elektronisch vlak is de markt van de inkomende facturatie al behoorlijk matuur, aldus onze gesprekspartners. Verschillende service providers bieden al bijkomende toegevoegde waardediensten zoals automatische controle van het factuurbedrag of het PO-nummer, of het aansturen van de goedkeurings-flow. Uitgaand is dat nog niet meteen het geval. Vandaar dat OptiPost zijn dienstverlening met toegevoegde waardediensten wil gaan verrijken. Jansseune en Dauwe denken daarbij in eerste instantie aan oplossingen voor reporting, factoring of voor gerechtsdeurwaarders.

“Binnen de B2B-wereld wil OptiPost het verschil maken door meer te gaan focussen op toegevoegde waardediensten. En dat is veel meer dan de zuivere verkoop van facturatiedata,” beklemtoont Dauwe.

Daarvoor zal de dienstverlener in de toekomst nog meer inzetten op connecties met andere providers. De eerste reporting-oplossing zijn inmiddels beschikbaar. In een volgende stap zal OptiPost bijkomende diensten voor de klant ontwikkelen op basis van zijn facturatiedata. Met een Londens fintech-bedrijf staat de invoice service provider op het punt een samenwerking op te zetten rond factoring op factuurniveau via het OptiPost-platform. Een bijkomende dienst die OptiPost snel zal lanceren is, via integratie met de betaaldata van de klant, het automatisch verzenden van “reminders” tot en met de elektronisch aangetekende herinnering (eens het wetgevend kader in België daarvoor volledig rond is). Op iets langere termijn wil OptiPost een connector ontwikkelen die de data van onbetaalde facturen automatisch integreert in de backoffice-systemen van gerechtsdeurwaarderskantoren.

Uit die voornemens blijkt dat OptiPost na de aanvangsfase thans in groeimodus gaat. Nieuwe diensten en de uitrol van een sales-ploeg moeten die ontwikkeling ondersteunen. Vorig jaar verwerkte het bedrijf zowat één miljoen facturen voor een tiental klanten. Dat leverde een omzet van pakweg 750.000 euro op. Ambitie is zowel het behandelde facturatievolume als de omzet in de komende twee jaar te verdubbelen.