De veiligheidsvoorraad is nodig om de onzekerheid, die overblijft na de forecast, op te vangen. Deze bepaalt in grote mate welke service we kunnen uitleveren naar de klant.

De manier waarop we deze voorraad moeten kwantificeren is door de kosten, die vrijkomen als we aan de veiligheidsvoorraad sleutelen, optimaal af te wegen. Als de veiligheidsvoorraad stijgt, zullen we meer voorraad-gerelateerde kosten krijgen. Als die daalt, dan zullen we vaker te weinig voorraad hebben en de klant vaker teleurstellen. Het ontbreken van een product noemen we een out-of-stock (of een backorder indien het product na geleverd wordt) en de bijhorende kost is de out-of-stock kost (of de backorder-kost). De veiligheidsvoorraad is dus het fysieke gevolg van de afweging van deze twee kosten.

Voorraadbeheer in formule gevat

Voorraadbeheer is in vele gevallen een exacte wetenschap. Dit maakt dat voorraadbeheer vaak omvat kan worden in formules. Zo ook de nodige veiligheidsvoorraad. De uitkomst van elke formule wordt bepaald door variabelen en hun invloed in de formule via bepaalde bewerkingen (vermenigvuldigen, optellen, kwadrateren, …). Het succes van een formule in de praktijk ligt, naast de toepassing ervan, erin om de variabelen en hun invloed te begrijpen en indien mogelijk positief te beïnvloeden. We gaan daarom in op de variabelen en hun invloed in de veiligheidsvoorraad.

Service level

Allereerst moeten we natuurlijk bepalen hoe hoog het service level moet zijn. Dat kan op twee manieren gedaan worden. De theorie neemt aan dat de out-of-stock kost bekend is en heeft relatief eenvoudige formules die het service level op artikelniveau exact kunnen bepalen. Dat is in de praktijk nogal onwaarschijnlijk omdat we niet exact weten hoe een klant zal reageren op een ontbrekend product en wat hij in de toekomst zal doen als gevolg hiervan. Toch lijken de eenvoudige benaderingen van de theorie een goede benadering van de werkelijkheid. In de praktijk wordt veeleer een service level bepaald door het management (service level constraint). We dienen in dat geval rekening te houden met volgend feit.

Het service level heeft een grote invloed op de benodigde veiligheidsvoorraad. Onzekerheid is in wezen het niet kennen van welk scenario op welk moment zal voorvallen in de toekomst. Hoe hoger het service level wordt, hoe meer mogelijke scenario’s we willen kunnen opvangen. Omdat de kans dat we uitzonderlijke scenario’s ondervinden in de meeste gevallen exponentieel kleiner wordt, zal een hoog service level ook veel veiligheidsvoorraad teweegbrengen. Je kan de relatie tussen de nodige veiligheidsvoorraad en het service level in de meeste gevallen eveneens exponentieel noemen.

Zo ook werd in het artikel “Voorraadoptimalisatie: essentiële randvoorwaarden” uitgelegd dat niet elk artikel even belangrijk is voor de onderneming en dus op alle vraaganomalieën moet kunnen reageren.

Elke SKU in je assortiment hoeft daarom niet hetzelfde service level toegewezen te krijgen en hierin differentiëren kan een enorme winst opleveren. Er zijn hiervoor enkele handige eenvoudige algoritmes beschikbaar zonder dat we de out-of-stock kost moeten kennen.

Service level settings en dit vertalen naar de formule van de veiligheidsvoorraad herbergt echter nog heel wat kennis die niet in het kort kan samengevat worden. Laat u dus best bijstaan door een kennispartner hierin.

Vraagonzekerheid

Hoe onzekerder we zijn over de toekomstige vraag, hoe meer veiligheidsvoorraad we zullen moeten neerleggen. In andere woorden: hoe beter we kunnen forecasten, hoe minder veiligheidsvoorraad we nodig hebben. In vele organisaties zien we dat we de fout van de forecast niet meten. Dit maakt het dus onmogelijk om de veiligheidsvoorraad correct op te bouwen.

De vraagonzekerheid heeft een significante invloed op de veiligheidsvoorraad. De manier om deze te minimaliseren is de vraag zo goed mogelijk te voorspellen of voorspelbaar te maken (Zie vorig artikel: “Bedrijven besteden te weinig aandacht aan (sales) forecasting”).

Doorlooptijdonzekerheid

De onzekerheid van uw leverancier of eigen productiesite is de tweede component in de veiligheidsvoorraad. Komen uw producten altijd op tijd binnen? Als deze vraag niet volmondig met “ja” kan beantwoord worden, dan hebt u onzekerheid over de doorlooptijd. En deze onzekerheid wordt in de praktijk sterk onderschat. De doorlooptijdonzekerheid speelt een grotere rol dan de vraagonzekerheid in de veiligheidsvoorraad. En stel uzelf de vraag welke onzekerheid het best te controleren is (of zou moeten zijn)? Inderdaad, die van de leverancier en/of uw eigen productie.

De praktijk dient 2 dingen te doen:

- De doorlooptijd meten, evalueren, terugkoppelen en verbeteren (lees: betrouwbaarder maken).
- De afwijking van de doorlooptijd berekenen en meenemen in de veiligheidsvoorraad.

Doorlooptijd

Net als het dagelijkse weerbericht zich beperkt tot het voorspellen van enkele dagen vooruit, zou ook elk voorraadhoudend bedrijf dit moeten doen. “Beter goed inkopen dan goedkoop kopen” is een stelling die vaker gehanteerd moet worden. Hiermee duiden we op het feit dat lange doorlooptijden nefaste gevolgen kunnen hebben inzake voorraad en service, ook al hebben ze een lagere inkoopprijs.

Er is een theoretisch en empirisch verband tussen de lengte van de doorlooptijd en de onzekerheid in vraag en levering.

Conclusie & vervolgartikel

Ook om de veiligheidsvoorraad juist op te bouwen, zien we duidelijk het noodzakelijke kader terugkomen van het eerste artikel: de juiste data, de juiste kennis, de juiste mensen en de juiste software. Een ander belangrijk punt dat we moeten meenemen is dat het betrouwbaarder maken en inkorten van de doorlooptijd ons een hele hoop voorraad én kopzorgen kan besparen. Het volgende artikel behandelt het tweede cruciale vraagstuk: hoeveel moeten we nu precies bestellen? (S.P.)

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Slimstock Belgium).

Meer info: 015/79.65.36 of www.slimstock.be.