John Cypers richtte in 1923 in Antwerpen-Stad Cypers N.V. op dat zich toespitste op de invoer en verdeling van blokplaten en triplex op de Belgische markt. Sinds 1965 is het bedrijf in handen van Florent Van Alsenoy, inmiddels 102 en voormalig directeur van Cypers. De KMO, sinds 1974 gevestigd in de industriezone Vosveld te Wijnegem, is vandaag actief als distributeur in België van plaatmateriaal en afgeleide producten voor interieur- en decoratietoepassingen.

Hoofdleverancier van het assortiment platen is het beursgenoteerde Pfleiderer dat met zijn unieke DST-collectie voor het belangrijkste deel van de omzet tekent. Vaandelproducten zijn Duropal en Thermopal. Voorts treedt Cypers op als exclusief verdeler van de Italiaanse fineerspecialist Alpi, het Duitse Eltec, specialist in post-formering van plaatmateriaal, en het eveneens Duitse Alpha-Akustik, fabrikant van akoestische panelen. Zowat anderhalf jaar terug zette Cypers een partnership op met het Italiaanse BTS SpA, producent van Betacryl Solid Surface.

Klanten van Cypers zijn meubel- en interieurontwerpers, architecten, schrijnwerkers, meubelmakers en keuken- en badkamerbouwers. De verwerking van het plaatmateriaal laat de KMO over aan specialisten, met name zijn klanten.

Gevoelige uitbreiding opslagvolumes

Om klanten een betere service te bieden en sneller te bevoorraden, breidde Cypers zijn opslagcapaciteit in Wijnegem gevoelig uit van 3.700 m² naar 6.000 m². Ook de uitbreiding van de collectie noopte tot de ingebruikname van bijkomende stockagemogelijkheden.

Om de dienstverlening verder te verhogen worden de leveringen aan de klanten, sinds vorig jaar, met eigen transport uitgevoerd.

Tevreden Infomat-klant

Sinds 1998 werkt Cypers met het ERP-pakket DIMASYS van software vendor Infomat. De oplossing wist de jongste uitbreidingsoperatie moeiteloos te ondervangen. “DIMASYS bleek niet de minste moeite te hebben met de verbreding van ons aanbod. Zowel over de producten als over de service van Infomat zijn we bijzonder tevreden,” laat ceo Kris Rens optekenen.

Geen wonder dus dat het bedrijf voor zijn vervolginvesteringen op IT-vlak bij dezelfde software vendor te rade ging.

Kris Rens: “In 2014 implementeerden we het document management-systeem Corsa ECM (enterprise content management), dat bijzonder goed integreert met DIMASYS. Resultaat is dat 80% van onze documentenstroom (aankoop, verkoop, verzendnota’s, facturen, …) werd gedigitaliseerd.

CAS genesisWorld

Vooral op vraag van de buitendienstmedewerkers implementeerde Cypers begin dit jaar de CRM-applicatie genesisWorld.

“Naast genesisWorld bekeken we ook een wereldwijd vermaarde cloud-applicatie. We beslisten uiteindelijk in het voordeel van genesisWorld, niet alleen omwille van onze uitstekende relatie met Infomat, maar vooral omdat de oplossing vlot integreerde met DIMASYS. Bovendien bood genesisWorld ons als gebruiker een erg verregaande flexibiliteit voor maatspecifieke aanpassingen (lay-out, data, …), die zelfs in eigen beheer konden worden doorgevoerd. Laatste en zeker niet onbelangrijk element was dat de applicatie over een specifieke module voor projectbeheer beschikte, die maar in heel beperkte mate diende gecustomiseerd,” schetst de ceo.

Van de zestien medewerkers werken er sinds het jaarbegin driekwart met de CRM-applicatie. Kris Rens is er zich terdege van bewust dat het leerproces nog zowat anderhalf jaar in beslag zal nemen en dat van de medewerkers vooral discipline wordt vereist om maximaal rendement uit het systeem te halen.

“Eens op kruissnelheid moet genesisWorld ons een omzettoename van 10 tot 15% opleveren,” klinkt het overtuig(en)d.

Met genesisWorld wordt momenteel een centraal dossier per klant aangemaakt, waar alle relevante data met betrekking tot de afnemer te vinden zijn die voorheen her en der over de ERP- of mail-applicaties zaten verspreid. De medewerkers op het terrein beschikken in één oogopslag op hun smartphone of laptop over alle relevante klantendata (aankoopgedrag, geplaatste bestellingen, omzet, berichtenuitwisseling, klachten(behandeling), …

Automatische nachtelijke synchronisatie met de bedrijfs-server zorgt ervoor dat ze bij het aanvatten van hun dagtaak steeds over de meest recente en geactualiseerde informatie per klant beschikken. Dat bespaart hen voorafgaand heel wat werk ter voorbereiding van een klantenbezoek. Het levert hen bovendien een accuraat inzicht in het gedrag van elke individuele klant.

Zowel qua continuïteit voor het bedrijf als in de klantenrelatie biedt genesisWorld garanties. Ingeval van bijvoorbeeld personeelsverloop blijft de klantenhistoriek immers steeds voor alle betrokken partijen consulteerbaar.

In het specifieke geval van Cypers verleent de CRM-applicatie de account managers ook een snel en ondubbelzinnig inzicht in het systeem van de gehanteerde kortingsmodellen. In functie van de klant staat de verdeler van plaatmateriaal specifieke kortingen toe, die DIMASYS op individueel niveau doorstuurt naar genesisWorld. Dubbele of onterecht goedgekeurde kortingen zijn niet langer mogelijk.

Via genesisWorld plannen buitendienstmedewerkers hun agenda en takenbeheer optimaal in. Taken kunnen via het systeem ook vanuit de backoffice automatisch aan een bepaalde collega worden toegewezen.

Dankzij de ingebedde geolokalisatiefunctie kan een vertegenwoordiger, ingeval van een onverwachte annulering van een afspraak, een vervangafspraak proberen regelen met een andere klant of prospect in de buurt.

Maar bijzonder hoge verwachtingen koestert Kris Rens in de prestaties van Cypers op de projectmarkt. Die bleven in het verleden, zo klinkt het eerlijk, ondermaats wegens een gebrekkige en inefficiënte opvolging.

“Typisch aan opdrachten binnen de projectmarkt is hun lange trajectduur, die soms één à twee jaar in beslag neemt. Vaak visten we achter het net wegens een te laattijdige opvolging. Met genesisWorld brengen we hier verandering in. De module “Projecten” brengt immers een gedegen opvolging en rapportage van mogelijke opdrachten in het licht van openbare aanbestedingen binnen bereik”.

Leerproces

Kris Rens meent dat het leerproces voor het nieuwe CRM-pakket nog zowat anderhalf jaar in beslag zal nemen. In die tijdsspanne kan de klantenhistoriek over het hele bedrijf breed worden uitgebouwd.

“Een beter inzicht in de communicatie met de klant en zijn historiek staan borg voor snellere responstijden en een meer adequate klachtenbehandeling. Met als gevolg en ook als belangrijkste doelstelling een hogere klantentevredenheid en -retentie. Eens op kruissnelheid moet de implementatie van CAS genesisWorld Cypers een meeromzet van 10 à 15% op jaarbasis opleveren. Een hogere succes-ratio in de projectmarkt moet die ambities mee helpen hard maken,” besluit Kris Rens.