Automatisation, roll out!

Optimus Prime had het niet beter kunnen verwoorden destijds in 2007, alleen was het wat anders geformuleerd (“autobots roll out”, van de kaskraker “transformers” van Michael Ba,y n.v.d.r.). In ons huidig digitaal klimaat kunnen we het niet meer uitsluiten en dienen we allen samen mee op deze trein te springen. Automatisatie van bedrijfsprocessen is niet langer iets vanuit de toekomst, maar een concept dat deel zou moeten uitmaken in de manier waarop wij zaken doen. Zonder bepaalde bedrijfs- of beslissingsprocessen te automatiseren, dreigen we onze aandacht te verliezen op noodzakelijke aspecten binnen het bedrijfsleven.

Zo hangt het succes van uw bedrijf voor een groot deel af van de manier waarop u uw kredieten beheert: een onstabiele cashflow bijvoorbeeld kan uw bedrijf snel doen verschuiven ... Als Vlaamse ondernemer dienen we eigenlijk de verschillende financiële aspecten van een onderneming onder de knie te hebben, toe te passen en te optimaliseren. Dat terwijl u uw kernactiviteiten succesvol probeert uit te voeren. Het logische gevolg: u gaat bepaalde zaken prioteriseren en andere zaken naar de achtergrond schuiven. Zeker bij “de jonge ondernemingen” is het opvolgen van de zuurverdiende centen niet direct prioritair, omdat nieuwe klanten aantrekken als topprioriteit aangeschreven staat (met het gedacht: de betaling zal wel volgen achteraf).

Wat zien we in het Vlaams ondernemerschap?

Acht op de tien ondernemingen maken reeds gebruik van een bepaald boekhoud-, ERP- of CRM-systeem, wat een goede basis vormt. Echter, de meerderheid van deze gebruikers “integreren” nog steeds geen “data” in hun software om bepaalde bedrijfs(automatisatie)processen uit te voeren. Spreken we van automatisatie? Ja, ergens wel. Spreken we van optimalisatie? Neen, nog niet. Sounds familiar? Dan is het tijd om uw bedrijfsprocessen te automatiseren én vooral te optimaliseren, zodat u zich kan focussen op uw core business.

World of Finance: klantenacceptatie - facturatie – klantenopvolging

Of het nu gaat om zaakvoerders, boekhouders, controllers, finance- of credit managers, in elk bedrijf dient er minimum één persoon verantwoordelijk te zijn voor de klantenacceptatie, het versturen van facturen, de opvolging, de controle of ze correct betaald zijn en het controleren van inkomende en uitgaande kasstromen.

Maak gebruik van handelsinformatie of overweeg om data te integreren in uw software, want de klantenacceptatie is de eerste cruciale factor. Met behulp van dergelijke informatie bepaalt u het risico, de betalingsvoorwaarden en -termijnen. U kan dit proces automatiseren door data te koppelen aan uw software. Het systeem zal dit vervolgens analyseren en u het nodige “advies” verlenen (en dat met slechts één druk op de knop).

Zorg er vervolgens voor dat u uw facturen op tijd verstuurt zodat u ook op tijd betaald wordt, ten laatste op de vervaldag die u heeft ingesteld. Aangezien u de betalingstermijn en -optie hebt bepaald op basis van uw risico-analyse, is het essentieel dat u de openstaande schuld op de vaste termijn ontvangt. Trouwens, wist u dat vele klanten een beter betaalgedrag vertonen wanneer ze hun factuur op vaste regelmaat verkrijgen? U ziet, uw facturatie automatiseren is een bouwsteen in het minimaliseren van uw té late betalers.

De meeste faillissementen vinden plaats binnen het vast cliënteel (3 op de 5 faillissementen). Waarom? Omdat er voornamelijk tijdens de klantenacceptatie gebruik gemaakt wordt van financiële handelsinformatie. Een vaste, wederkerende klant wordt misschien nog één keer per jaar gecontroleerd. Ook dit kan heel eenvoudig teruggeschroefd worden door gebruik te maken van een automatisch monitoring-systeem. Dergelijke meldingen stellen u in staat om gepast te reageren waar en indien nodig. Door juist financiële data-elementen te integreren in uw software kan u ook een “live” beeld schetsen van de financiële gezondheid van de klant, zodat uw software weet (en u dan ook) hoe u dient te reageren, indien nodig.

Moeten we nu schrik hebben voor onze jobs?

Door bepaalde bedrijfsprocessen te automatiseren, vrezen veel mensen voor hun baan. Dit hoeft eigenlijk niet. Vanuit een ander ooghoek, automatisering is een "overdracht". Zo worden repetitieve taken, waarvoor de kans op fouten groter is, gedegradeerd met behulp van technologie. Uw software komt met bepaalde analyses, waarop de medewerker zich kan richten op reflectie, evaluatie en conclusies. De facto geef je jouw medewerker meer verantwoordelijkheden en blijft hij/zij zo een toegevoegde waarde voor de organisatie als geheel.

Gaat automatisatie van bepaalde bedrijfsprocessen mij helpen als ondernemer?

Nog een laatste tip om u in de goede richting te wijzen: neem van op voldoende afstand polshoogte van uw bestaande processen. Waar moet er dringend verandering in komen? Waar sputtert de motor? Hebben uw medewerkers voldoende tijd om al hun essentieel werk uit te voeren of moeten ze een deel van hun verantwoordelijkheden afschuiven? Moet er bijvoorbeeld te veel tijd besteed worden in het opvolgen van uw “slechte” betalers? Wordt er wel een klantenacceptatie uitgevoerd (vanaf de prospectiefase)? Monitort u reeds uw vast cliënteel? Welke data gebruikt u in uw ERP? Welke data kan juist een toegevoegde waarde zijn in uw CRM- of boekhoudsysteem? Etc.

Deze vragen zullen u helpen “on the road to automatisation” - Roll out and deploy!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Creditsafde Belgium N.V. (Brussel))

Meer info: 02/481.88.60 of www.creditsafe.be.

Meer sectornieuws

Agenda