Als werkgever bent u niet verplicht de bepalingen rond het gebruik van Internet en sociale netwerken op te nemen in het arbeidsreglement. Toch is het belangrijk de rechten en plichten van de partijen te verduidelijken. Een Sociale Media Policy opnemen in het arbeidsreglement is dus een goed idee.

Verbieden, beperken, toestaan?

Eerst en vooral moet u zich als bedrijf afvragen welk beleid u rond het gebruik van sociale media wil toepassen. Als werkgever kan u de toegang tot sociale netwerk-sites toestaan, beperken of verbieden.

U kan de toegang tot sites als Facebook en YouTube wel blokkeren op de bedrijfscomputers, maar smartphones en mobiel Internet zorgen ervoor dat het moeilijk is om een verbod na te leven. Bovendien kan een verbod negatief worden ervaren, zeker door jonge werknemers die zijn opgegroeid met sociale media en er erg vertrouwd mee zijn.

Beperkte toegang en de verantwoordelijkheid van de werknemers stimuleren is daarom vaak de beste oplossing. In het arbeidsreglement kan bijvoorbeeld toegang tot bepaalde media voor privé-doeleinden tijdens specifieke periodes worden toegestaan. Tijdens de pauze is er bijvoorbeeld wel toegang tot sociale media op de bedrijfscomputers.

In het arbeidsreglement kan u ook sancties opnemen in geval van misbruik en virtueel absenteïsme tijdens de werkuren. Hou wel rekening met de privacy-wetgeving wanneer u dit als werkgever wil controleren.

Gedragscode

Sociale netwerken zijn ideale marketing-tools voor ondernemingen waarmee snel, zeer ruim informatie kan worden verspreid. Heel wat bedrijven gebruiken het dan ook om hun imago te optimaliseren en hun producten en diensten te promoten. Ook werknemers kunnen hierbij een actieve rol spelen door de pagina van hun werkgever te volgen en te reageren op de artikels die het bedrijf publiceert. Zo wordt de boodschap van het bedrijf nog verder verspreid via het persoonlijk netwerk van zijn werknemers.

Als werknemers betrokken zijn bij de professionele pagina van de onderneming is het belangrijk dat ze correcte taal gebruiken en met beleefdheid en fatsoen reageren. Het opstellen van een gedragscode voor deze vrijwillige ambassadeurs kan schade aan het imago van de onderneming vermijden.

Sociale media: privé of niet?

Tijdens het privé-gebruik van sociale media hebben de werknemers recht op privacy en vrije meningsuiting. Deze rechten zijn niet onbeperkt en uiteraard moeten de verplichtingen opgenomen in de arbeidsovereenkomst ook op de sociale netwerken worden toegepast.

Vertrouwelijke informatie verspreiden, zonder toestemming een standpunt namens de onderneming innemen of collega’s en leidinggevenden beledigen, kan niet getolereerd worden en zet de arbeidsrelatie op het spel. Bepalen of zo’n uitlating van private of openbare aard is en dit bewijzen, is voor de werkgever vaak een groot probleem.

Binnen de rechtspraak worden publicaties of aankondigingen die op sociale netwerken worden geplaatst, vaak beschouwd als tot het publieke domein horend. Iemand ontslaan omwille van racistische boodschappen of opmerkingen over het bedrijf op sociale media is dus gerechtvaardigd. Toch blijven er binnen de rechtspraak twijfels over het private of publieke karakter van publicaties of opinies op private groepen op Facebook en wordt dit als een privé-aangelegenheid beschouwd. Het is daarom een goed idee om de rechten en plichten van de werknemers duidelijk te vermelden in het arbeidsreglement zodat ze bewust en verantwoordelijk zijn voor hun uitlatingen op sociale media.

Hoe te werk gaan?

Om een Social Media Policy in het arbeidsreglement op te nemen, moeten de regels voor de wijziging van het arbeidsreglement worden nageleefd. Als de onderneming een ondernemingsraad heeft, moet de wijziging binnen dit orgaan worden uitgevoerd. Is dat niet het geval, dan moet de wijziging van het arbeidsreglement aan het personeel worden meegedeeld volgens de wettelijke procedures.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Group S V.Z.W. (Brussel))

Meer info: 02/507.15.11 of https://www.groups.be.