Om de voortzetting van het werk te garanderen, kan een werkgever de neiging hebben de e-mails van zijn afwezige werknemer te lezen. De bedoeling is goed, maar toch is het belangrijk voorzichtig te zijn. Bij het bekijken van het e-mailverkeer van een medewerker moeten toch heel wat vragen gesteld worden rond de naleving van de privacy-regels en de geheimhouding van telecommunicatie.

Het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen de basisrechten van de medewerker en het gezag van de werkgever zodat de persoonlijke levenssfeer van de werknemer beschermd is.

Toegang tot mails werknemers

De werkgever mag toegang hebben tot de mailbox van zijn medewerkers om de continuïteit van de dienstverlening van de onderneming te verzekeren. Wanneer de werkgever het e-mailverkeer van zijn werknemer wil bekijken moet hij wel met een aantal zaken rekening houden.

In de eerste plaats moet de werkgever zijn werknemers informeren over het feit dat hij de inhoud van hun mailbox eventueel kan controleren. Het arbeidsreglement is hiervoor bij uitstek het geschikte middel. Het is aanbevolen een "ICT-policy" op te stellen die het mail-gebruik van de werknemers en alle aspecten van de controle door de werkgever reglementeert.

Om de privacy van de werknemer te beschermen, moet de werkgever een gewettigd doel hebben wanneer hij toegang krijgt tot de mailbox van zijn werknemer (bijvoorbeeld de opvolging van de professionele correspondentie met klanten verzekeren bij afwezigheid van een medewerker).

Ten slotte mag de controle van de correspondentie niet overmatig zijn ten aanzien van het beoogde doel. Met andere woorden: ze moet tot het strikt noodzakelijke beperkt zijn. Als de werknemer zijn mailbox ook voor privé-doeleinden mag gebruiken, moet de werkgever de professionele correspondentie eruit filteren.

Bewijs van dringende reden leveren

In een recent arrest heeft het Arbeidshof van Brussel hierover een standpunt ingenomen. In dit geval was er sprake van ontslag om dringende reden. De werkgever leverde het bewijs van de verweten feiten door de productie van e-mails die hij had gevonden in de mailbox van de werknemer in kwestie.

Het Hof begint met eraan te herinneren dat de werknemer recht op privacy heeft op zijn arbeidsplaats. Vervolgens stelt het vast dat de werkgever een systematische controle van alle ontvangen en verzonden mails van de laatste twee jaar heeft uitgevoerd.

Bovendien werd in het arbeidsreglement geen melding gemaakt van de inhoud van de uitgevoerde controle op de e-mails. De werkgever heeft niet alleen een overmatige controle uitgevoerd maar is ook zijn informatieplicht niet nagekomen. Het Hof heeft dan ook geoordeeld dat de ingezamelde bewijzen onrechtmatig waren aangezien ze de privacy van de werknemer schonden. De werkgever heeft dus geen gebruik kunnen maken van de mails in het kader van het geschil. Bijgevolg heeft hij aan de betrokkene een verbrekingsvergoeding moeten betalen. Een verwittigd werkgever zal er dan ook opletten om de vereiste voorwaarden in acht te nemen!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Group S V.Z.W. (Brussel))

Meer info: 02/507.15.11 of https://www.groups.be.