Zes eenvoudige manieren om uw gegevens te beschermen

Met de introductie van GDPR (of AVG = Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn richtlijnen rond gegevens strenger dan ooit tevoren en de gevolgen ernstiger voor diegenen die niet de nodige stappen ondernemen om gevoelige informatie te beschermen. Heeft u bij het beoordelen van uw gegevensverzamelings- en opslagprocessen rekening gehouden met het feit dat uw kantoor-printer een gegevensrisico vormt? Dat wordt makkelijk over het hoofd gezien, maar de printer-beveiliging gaat tegenwoordig over meer dan alleen maar documenten, printers doen veel meer dan afdrukken.

Als uw printer in verkeerde handen terecht komt, kan hij gebruikt worden om toegang te verkrijgen tot vertrouwelijke informatie op afgedrukte documenten. Hackers kunnen ook afdrukbestanden onderscheppen of inlog-gegevens bemachtigen om toegang tot uw computernetwerk te krijgen.

Om u op de hoogte te brengen van mogelijke risico’s vindt u onderstaand een lijst met zes manieren om uw printer te beveiligen. Het is een snelle en eenvoudige controlelijst om ervoor te zorgen dat uw printer al uw vertrouwelijke bedrijfsinformatie vertrouwelijk houdt.

  • Plaats

Staat uw printer ergens in het zicht? Kies voor een locatie die volledig zichtbaar is, in plaats van een aparte ruimte of een afgelegen hoek. Dan kunt u de activiteit rond de printer in de gaten houden. Dat schrikt snoopers (spionnen) af, wat vooral belangrijk is op plaatsen waar het publiek binnen en buiten kan gaan, zoals een receptie.

  • Beveiliging

Als u regelmatig vertrouwelijke gegevens verwerkt, denk er dan aan uw printer fysiek te beveiligen zodat hij niet makkelijk kan worden weggenomen. Het klinkt misschien een beetje extreem, maar printers kunnen informatie opslaan die kan opgevraagd of onderschept worden. Als uw toestel om de een of andere reden in de verkeerde handen terecht komt, gebeurt dit ook met de gegevens die worden opgeslagen.

  • Papier

Beperking van de toegang tot papier lijkt voor de hand te liggen, maar deze eenvoudige stap kan het risico van diefstal of fraude aanzienlijk verminderen. Dat is vooral belangrijk als u voorbedrukt veiligheidsdocument gebruikt, bijvoorbeeld cheques en voorschriften. Om ongeautoriseerde toegang te helpen voorkomen, is het mogelijk de papierinvoerlade op uw printer te beveiligen.

  • Mensen

Als bepaalde afdelingen regelmatig gevoelige gegevens verwerken, overweeg dan om hen een aparte printer toe te wijzen. Op die manier zorgt u ervoor dat vertrouwelijke documenten niet gemakkelijk kunnen worden onderschept.

  • Paswoord

Uw printer wordt geleverd met een standaard beheerderswachtwoord. Zorg er bij het configureren van uw printer voor dat u een sterk paswoord instelt dat uniek is voor de printer.

  • Printer

Controleer of uw toestel over de beveiligingsfuncties beschikt die uw bedrijf nodig heeft. Brother-printers ondersteunen industriestandaard communicatieprotocollen en codering. Het is een goed idee om te controleren of uw printer de blokkering van uw instellingen ondersteunt om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers de instellingen wijzigen. Als u nog meer controle wil, overweeg dan een printer met een Secure Function Lock. Hiermee kunt u bepalen welke gebruikers instellingen kunnen wijzigen of bepaalde functies kunnen gebruiken met een PIN- of een NFC-toegangskaart.

Bovenop stellen bepaalde vendors specifieke software ter beschikking ter ondersteuning van de gegevensbeveiliging.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Brother International (Belgium) N.V. (Groot-Bijgaarden))

Meer info: 02/746.41.11 of http://www.brother.be. 

Meer sectornieuws

Agenda