Hoe schakel je in zes stappen over naar elektronische facturatie?

Maak eerst een zakelijke analyse

Bereken eerst of de overstap naar elektronische facturatie wel financieel interessant is voor uw bedrijf. Maak dus eerst een kosten/baten-analyse. Enerzijds zijn er de kosten voor investeringen in software, opleidingen, eventuele technische aanpassingen en extern advies. Hoe zit het met uw leverancier van uw facturatie- en boekhoud-software. Welk advies heeft hij voor u? Hebt u nu al de mogelijkheid om vanuit uw software elektronische facturen te versturen? Anderzijds zijn er de mogelijke besparingen die u haalt dankzij elektronische facturatie. De uitgespaarde verzendkosten zijn eenvoudig te berekenen.

Uit een rapport van de overheidsdienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) blijkt dat de overstap van een papieren naar een elektronische factuur een besparing oplevert van 5 tot 9 euro per factuur.

Om de kosten voor de administratieve afhandeling van een factuur te berekenen, ontwikkelde de DAV de volgende formule: Administratieve lasten = ((Tijd X Uurtarief) + Out-of-Pocket) X (Aantal X Frequentie)

  • Tijd: hoeveel tijd kost het voor een medewerker om een verkoopfactuur op te stellen?
  • Uurtarief: wat is de loonkost per uur van de persoon die de taken uitvoert?
  • Out-of-Pocket: wat is de prijs van een postzegel?
  • Aantal: hoeveel verkoopfacturen stelt een onderneming op per jaar?
  • Frequentie: hoe vaak moet een medewerker een bepaalde taak uitvoeren per opgestelde factuur?

Maximaal automatiseren

Vraag bij uw software-leverancier naar de uitgebreide mogelijkheden voor elektronisch factureren. Hoewel het louter versturen van een PDF al kan worden beschouwd als een elektronische factuur, zult u daarbij snel ervaren dat u tegen de limieten van een efficiëntie administratie aanloopt.

Zorg er dus voor dat het versturen én het ontvangen zo automatisch mogelijk verloopt, zonder manuele tussenkomsten van u of uw medewerkers.

Kijk verder dan enkel de directe kosten

Zuiver financiële voordelen spelen niet altijd de grootste rol. Minstens even belangrijk zijn factoren als:

  • meer efficiëntie
  • een betere klanten-service
  • meer gebruiksvriendelijkheid
  • minder fouten
  • sneller reageren op onbetaalde facturen
  • minder administratie
  • de beperking van papierverbruik en CO2-uitstoot
  • een innovatief bedrijfsimago.

Bent u er klaar voor?

Bent u klaar voor elektronische facturatie? En is uw sector er klaar voor?

In België zijn de juridische en technologische drempels alvast weggewerkt en zijn de meeste ondernemers vertrouwd met het concept, onder meer dankzij de inspanningen die zowel de overheid als de energiebedrijven geleverd hebben op vlak van e-invoicing.

Wat als ik het niet doe?

Wanneer uw grote klanten elektronische facturatie eisen, dan is de keuze al voor u gemaakt. Hoedanook, bekijk vooraf wat de invloed zal zijn op uw processen en pas uw interne aanpak waar nodig aan.

Het gaat dan niet alleen om alle interne processen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van facturen maar ook over andere processen die daarmee verband houden, zoals inkoop, logistiek en voorraadbeheer.

Minder onbetaalde facturen

Onbetaalde en moeilijk te innen facturen zijn een grote bekommernis voor de KMO. Met een strakkere en striktere opvolging van de openstaande bedragen, het efficiënter opvolgen van eventuele klachten en betwistingen én het sneller verzenden van facturen via elektronische weg, kunt u deze problematiek efficiënt aanpakken.

In een volgende bijdrage zullen we dieper ingaan op de organisatorische impact van e-facturatie binnen uw bedrijf en hoe u uw medewerkers kan klaarstomen voor deze digitale transformatie.

(Meer informatie over e-facturatie vindt u op www.digicrowd.be)

Meer sectornieuws

Agenda