Vander Elst Electric zet grootscheepse digitale inhaaloperatie op

DIMASYS|ENT speerpunt binnen nieuwe strategie

Electrotechnisch distributeur Vander Elst N.V. (Grimbergen) zette in de voorbije tien jaar sterke prestaties neer, te danken aan zowel interne als externe groei. Om aansluiting te vinden bij de sterk digitaliserende wereld, dokterde de familiale KMO een ambitieuze inhaaloperatie uit die de onderneming aan de hedendaagse omgeving technologisch moet aanpassen. Temeer omdat communicatie en informatieverstrekking binnen de dagdagelijkse werkzaamheden alsmaar belangrijker worden, beseft coo Jacques Collaerts. Hij vond bij software vendor Infomat N.V. (Antwerpen) daarvoor de geschikte partner. Dat implementeert bij Vander Elst quasi-gelijktijdig boekhoudapplicatie DIMASYS Financials, ERP-oplossing DIMASYS|ENT, business intelligence tool i8, document management-oplossing Corsa en CRM-applicatie CAS genesisWorld.

Walter Vander Elst richtte in 1983 in Schaarbeek Vander Elst Electric op als invoerder en distributeur van elektrotechnische componenten. In de tweede helft van de jaren ’90 bouwde zoon Frederick, die in 1996 de controle over het bedrijf verwierf, aan de Gerselarendries te Grimbergen een nieuw bedrijfspand. Dat bleek al snel te klein want in 2012 hevelde Vander Elst zijn bedrijvigheden over naar de nabijgelegen Oostvaartdijk, waar een nieuw hoofdkantoor annex distributiecenter van zowat 2.000 m² in gebruik werd genomen. 

In 2008 boekte de KMO met een zestal medewerkers een omzet van zowat 3 miljoen euro. Vorig jaar werd op 12 miljoen euro afgeklokt. Op de loonlijst staan inmiddels 23 medewerkers, waarvan zowat 16 in de commerciële binnen- en buitendienst aan de slag zijn. 
Op vandaag realiseert Vander Elst het grootste deel van zijn omzet met de commercialisering van installatiemateriaal. Het saldo wordt gegenereerd met het vermarkten van facility solutions, verlichtingsoplossingen (LED-buiten- en werfverlichting), videofonie, parlofonie, videobewaking, access-controle alsook ijzerwaren. 
In 2007 betrok het bedrijf zijn producten bij een tiental leveranciers. Dat zijn er inmiddels een veertigtal. Een en ander weerspiegelt de continue verbreding van het productassortiment. “Ons assortiment telt inmiddels een 35.000 referenties die we aan een tweehonderdtal groothandels toeleveren”, aldus Collaerts. 

De KMO werkt uitsluitend met A-merken van voornamelijk Duitse, maar ook Italiaanse, Spaanse en Franse makelij. Tot de kernleveranciers horen Simon (schakelaars, stopcontacten en connectiviteitsoplossingen), Urmet (CCTV-oplossingen, deurcommunicatie en toegangsystemen) en dochterbedrijven Yokis (smart home solutions) en Grothe (deurbellen), Walther Werke (CEE-materiaal en e-mobiliteitsoplossingen), Cimco (tools & safety-materiaal), Bachmann (elektro facility), Schwabe (kabelhaspels en verlichting), Raytech (accessoires en componenten voor elektrische kabels) en FTG (railfabrikant).

Geen prijsvechter

In België en het Groothertogdom Luxemburg hoort Vander Elst N.V. tot de grotere marktspelers, met een wel afgelijnde strategie. “Vander Elst is dé preferred partner van installateurs en de projectmarkt voor innovatieve oplossingen van elektrotechnisch materiaal. We zijn de schakel tussen hen en het juiste aanbod aan internationale topmerken, waardoor we hen continu nieuwe ideeën, oplossingen en opties aanreiken. We inspireren en ondersteunen met oplossingen voor vandaag en kennis voor morgen, zodat zij elke dag slimmere, veiligere en duurzamere projecten opleveren op de meest efficiënte manier In de praktijk is het doel samen met de groothandel de informatie-overdracht naar het installatiebedrijf te optimaliseren. Dat proberen we te ondervangen door heel vroeg in de projectfase op te treden en de installatiebedrijven bij te staan in de offertefase of door voor hen werkschema’s op te maken. Ook de studiebureaus benaderen we proactief om hen vertrouwd te maken nieuwe producten of hen de nodige kennis bij te brengen. Informatiegaring en -verspreiding nemen binnen de elektrotechnische wereld een steeds belangrijkere rol in”, beklemtoont de coo. 
Door van de digitalisering van zijn bedrijfsprocessen, in combinatie met de noodzakelijke “human touch”, een topprioriteit te maken, beoogt Vander Elst Electric thans een efficiëntieslag. In de voorbije jaren werden immers nieuwe partnerships met fabrikanten opgezet die voor een nieuwe groeidynamiek zorgden. Voorts werd het activiteitenspectrum verruimd als gevolg van de overnames van Multi-Electro (Vilvoorde, 2006, elektrotechnisch materiaal), Urmet Belgium (Grimbergen, 2016, invoerder van de Urmet Groep) en Hermann (Antwerpen, 2017, verdeler van voornamelijk een heel gamma aardingsmateriaal).

IT-partner met sectorkennis

Jacques Collaerts beseft dat de gelegde basis slechts kan uitmonden in een sterk verhoogde commerciële slagkracht indien de bedrijfsprocessen verregaand worden geoptimaliseerd, dit alles met oog voor de eerder vermelde uitermate belangrijke communicatie en informatieverspreiding. De ERP-oplossing die Vander Elst onder eigen dak aanhield voldeed evenwel niet langer aan de hedendaagse eisen en kampte ook met beperkte functionaliteiten. “Vrij snel belandden we in onze zoektocht naar een geschikte ERP-vendor bij Infomat en DIMASYS|ERP die op een indrukwekkende “track record” in de elektrotechnische distributie konden terugvallen. Bovendien heeft Infomat voeling met de markt(evoluties) en biedt zijn ERP-oplossing ruime functionaliteiten. Voor Vander Elst was quasi geen customisatie vereist. Ook de hele boekhouding werd naar DIMASYS Financials omgeschakeld”, stipt onze gesprekspartner aan.
Van buitengewoon belang voor Vander Elst was de bestaande standaardkoppeling van DIMASYS|ENT met ETIM. ETIM, voluit Europees Technisch Informatie Model, is een internationaal toegepaste standaardclassificatie voor de installatie-, de bouw- en de maritime sector. Steeds meer groothandels hanteren deze classificatie voor de samenstelling van hun productassortiment. Veel groothandels gebruiken de standaard al ter aanvulling van hun eigen PIM (Productie Informatie Management)-module.
Bij de invoering van een ERP-project dient de hele organisatie aangepast en bijgestuurd. Zo ook bij Vander Elst. Collaerts toont zich tevreden met de wijze van aanpak van Infomat dat voorafgaand de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen binnen het bedrijf uittekende en vastlegde. Toch duurde het tot begin dit jaar alvorens met de implementatie effectief van start kon worden gegaan. “Er waren aanpassingen aan onze IT-infrastructuur vereist. Ook de data-import, met opkuis en verbreding, bleek een hele klus voor onze key users. Voornaamste obstakel in de beginfase was evenwel het menselijk verzet, de weerstand tegen verandering, weetjewel,” luidt het.

Vander Elst Electric rolde alle basismodules van DIMASYS|ENT bedrijfsbreed over de hele organisatie uit. Een twintigtal medewerkers - gaande van de directie over de administratie en de binnen- en buitendienst tot de magazijnmedewerkers - maken van het systeem gebruik. In de nabije toekomst wordt het hele magazijn overigens gereorganiseerd en met behulp van barcode-technologie aangestuurd. Inmiddels werkt de applicatie naar behoren en geraakt, na de gebruikelijke beginnersproblemen, het bedrijf op kruissnelheid. De administratieve verwerking loopt intussen vlotter dan voorheen. De acceptatiefase bij de medewerkers ligt achter de rug. De coo heeft het al over de gewenningsfase. Een verhoogde productiviteit bij de medewerkers is er in deze beginfase nog niet, maar die staat er hoedanook aan te komen, stelt Collaerts overtuigd.
Jacques Collaerts: “Ik twijfel er niet aan dat het bedrijf in de toekomst de vruchten zal plukken van de noodzakelijke digitale vertaalslag, met in eerste instantie de automatische facturatie die we eerstdaags hopen op te starten. Ook het offertebeheer en de bijhorende verwerking lopen inmiddels meer dan behoorlijk”.
Maar gelijktijdig activeert Vander Elst stapsgewijs ook business intelligence tool i8, document management-applicatie Corsa en CRM-oplossing genesisWorld. Alle halen ze hun data uit de koppeling met DIMASYS|ENT. 
“i8 gebruiken we momenteel enkel voor de generatie en analyse van de verkoopstatistieken. Dat verloopt intuïtief, snel en vlekkeloos. In tweede instantie gaan we de tool activeren voor rapportering naar onze klanten toe om uiteindelijk het geheel uit te breiden naar de aankoop en een gedegen management-rapportering. Ook de implementatie van document management tool Corsa staat vooralsnog in de steigers. De inkomende facturen worden inmiddels gedigitaliseerd en rechtstreeks gekoppeld met DIMASYS Financials en DIMASYS|ENT. Op termijn moet Corsa ons in staat stellen Vander Elst uit te bouwen tot een papierloze organisatie. De implementatie van CAS genesisWorld, ten slotte, verkeert eveneens in de opstartfase. We koesteren steile verwachtingen omtrent de betere tweerichtingscommunicatie die de oplossing tussen onze sales-medewerkers, de backoffice en de klant tot stand moet brengen (klantenhistoriek, e-mail- en telefoonverkeer met de klant, eventuele betalingsachterstallen, rapportering verkoopsresultaten, …). GenesisWorld wordt voor ons ook heel belangrijk in het voortraject”, verduidelijkt de coo.

Kortom, Vander Elst bevindt zich in volle digitale transformatie. Een proces dat ongetwijfeld nog heel wat energie zal vergen. Dat de combinatie van alle digitaliseringsinspanningen zich in een verhoogde werknemersproductiviteit, een grotere klantentevredenheid en een gevoelige omzettoename zal vertalen, staat voor Jacques Collaerts buiten kijf. “Binnen vijf jaar moet Vander Elst Electric doorstoten naar een omzet van 15 miljoen euro, op iets langere termijn zelfs naar 20 miljoen euro”, klinkt het ambitieus. “Ook onze relatief recente partnerships met fabrikanten als Simon en Urmet-groep houden nog heel wat potentieel voor doorontwikkeling in, die onze nieuwe digitale organisatie mee moet ondersteunen,” luidt het tot slot. Collaerts stelt ter afronding overtuigd te zijn met Infomat een heel goede IT-partner aan boord te hebben gehaald, die niet alleen uitblinkt door zijn sectorkennis maar tevens blijft investeren in de verdere ontwikkeling van zijn oplossingen.