Efficienter werken met e-mails? Over naar de cloud!

Explosieve groei

De e-mail blaast ondertussen al meer dan twintig kaarsjes uit en blijft één van de belangrijkste en meest ingeburgerde communicatiemiddelen. Sinds de jaren 2000 is het aantal e-mails explosief toegenomen. Daarom is het ook niet zo verwonderlijk dat we e-mails doorheen de jaren zo’n beetje overal hebben bewaard en dat we ze maar al te graag zouden willen kunnen bundelen en doorzoeken met enkele eenvoudige handelingen.

Laten we even teruggaan in de tijd. In de beginjaren van Microsoft Outlook gebruikten we vooral Outlook-archieven op de harde schijf van onze computers. Later gingen we deze Personal STorage files extern bewaren op USB-sticks, servers, enz. ... Een beetje overal dus. Geen wonder dat men soms e-mails niet meer terugvond! Dat was ook deels uit noodzaak omdat een mailbox beperkt was in grootte, zowel door het bedrijf opgelegd maar ook omdat de computers nog niet zo krachtig waren om dergelijke grote mailboxen aan te kunnen.
Toen enkele jaren later het aantal ontvangen en verzonden e-mails per jaar gigantische proporties kreeg, werden centrale archiveringssystemen plots booming business. Denk maar aan grote namen zoals Veritas Enterprise Vault, EMC SourceOne, Zantas EAS, ...
Voor heel wat grote- en middelgrote bedrijven betekende dit een verbetering op gebied van beheer en opslagruimte:
  • E-mail data kunnen eindelijk centraal bewaard en beheerd worden. M.a.w.: PST-bestanden worden overbodig met minder kans op het “verliezen” van e-mails.
  • E-mails worden gecomprimeerd en “intelligenter” bewaard door middel van wat men “Single Instance Storage” noemt.
  • De archieven kunnen zowel op tragere/goedkopere als snellere/duurdere opslagmedia bewaard worden.
Het totale kostenplaatje van een archiveringsysteem lag (en ligt nog steeds) echter vrij hoog. Er zijn bijkomende infrastructuur nodig, extra licenties, bijkomende onderhoudscontracten, extra opleiding voor eindgebruikers, ... En omdat elk archiveringssysteem op z’n eigen specifieke manier werkt, zal men sneller de hulp van externe (en duurdere) specialisten moeten inroepen.
Het is dan ook niet verwonderlijk dat talrijke kleinere bedrijven hierdoor niet meegingen in het archiveringsverhaal en dus een beetje in de kou bleven staan.
 
Exchange Online
 
Met de recente opkomst van cloud e-mail systemen zoals Exchange Online, de sterke prijsdaling voor on-line mailbox storage, het grote aanbod aan licentiemodellen voor kleine, middelgrote en grote bedrijven en de quasi 100% beschikbaarheid van het Exchange Online-platform kan men nu voor een veel eenvoudiger, universeel en goedkoper model kiezen door de OnPremise mailboxen en archieven te centraliseren in een Exchange Online-mailbox.
 
OK, maar ... hoe pak ik dit aan?
 
Er zijn verschillende manieren om losse archieven te consolideren naar een Exchange Online mailbox. Aan te bevelen valt een plan van aanpak op te maken. Voor de migraties van archieven kan bijvoorbeeld worden gebruikt gemaakt van de gespecialiseerde tools van Quadrotech. De tools kunnen o.a. Enterprise Vault-, EAS- of SourceOne-archieven converteren en automatisch in een on-line mailbox importeren. Er is eveneens een tool beschikbaar die Outlook-archieven kan identificeren doorheen een bedrijfsnetwerk om deze dan te consolideren in een on-line mailbox. 
Eén on-line mailbox?
Eens alle mogelijke archieven gebundeld zijn in de on-line mailbox, heb je meteen weer alle mails bij de hand.  De voordelen hiervan zijn overduidelijk:
  • de krachtige zoekmotoren van Office 365 zorgen ervoor dat zoeken naar een specifieke mail vlot verloopt
  • je hoeft slechts op één enkele plek en op één enkele manier te zoeken naar e-mails (ook voor E-Discovery)
  •  je hebt geen dure archiveringsinfrastructuur of eigen storage meer nodig die regelmatig moet geupgraded worden of stuk kan gaan
  • en ... je hebt je e-mail historiek steeds bij de hand. Waar je ook bent, je kan via een Outlook client, via Outlook on the Web of via Outlook mobile steeds al je e-mails raadplegen! 

​(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking Fujitsu België Microsoft Practice. (Brussel))

Fujitsu België Microsoft Practice is een hooggeschoold, gecertificeerd (MCSM, MVP, MCSE) en ervaren team, gespecialiseerd in het leveren van totaaloplossingen op basis van Microsoft-technologieën zoals Office 365, Exchange Online/On Premise, Azure en traditionele server-technologieën. Het team ondersteunt klanten en andere Fujitsu-divisies lokaal en internationaal in het vinden van de juiste oplossingen, ongeacht de complexiteit (cloud, on-premises, hybride, multi-forest, multi-region).


Start vandaag nog met het uitwerken van een mobiele strategie zodat u zonder zorgen aan de toekomst kan beginnen. Wil u meer weten over hoe u best uw organisatie mobiel maakt? Neen dan vandaag nog contact op met Chun Sum To, head of Fujitsu Microsoft Services.