Sociale inspectie: het belang van een grondige voorbereiding

In 2018 voerde de sociale inspectie in België 14.051 controles uit. De sociale inspectie kan zowel aangekondigd als onaangekondigd zijn. Indien aangekondigd, bereid je je best grondig voor. Maar zelfs als het bezoek onaangekondigd, controleren de inspecteurs verschillende werknemersgelateerde documenten. Denk maar aan arbeidsovereenkomsten, aangiftes en betalingen van lonen en voordeel, het arbeidsreglement of nog, de bedrijfs-policy.

De meest voorkomende sociale inspecties zijn in drie categorieën op te delen, met name het toezicht op de sociale wetten (TSW), de RSZ-inspectie en de welzijnsinspectie (Toezicht Welzijn op het werk).

Het toezicht op de sociale wetten spitst zich toe op de individuele en collectieve rechten van de werknemers. Is het arbeidsreglement conform de voorschriften, worden de vakantieregels en het uurrooster gerespecteerd en de prestaties volgens het overeengekomen uurrooster geleverd, hoe zit het met de arbeidstijden, …?

De RSZ-inspectie gaat na of de werkgever de sociale bijdragen correct heeft betaald.

De welzijnsinspectie (Toezicht Welzijn op het Werk of TWW) houdt toezicht op het welzijn op het werk (veiligheidsvoorzieningen, machine-instructies, bedrijfsevacuatie, …).

Inbreuken op de arbeidsreglementering

Als tijdens de inspectie blijkt dat er onregelmatigheden zijn in jouw bedrijf, dan zal je deze - vaak retro-actief en met de nodige intresten - uiteraard moeten rechtzetten (bijvoorbeeld loon dat niet correct werd betaald). Mogelijk volgt er ook een sanctie, die geïnitieerd wordt door het proces-verbaal van de controlerende ambtenaar.

De mogelijke strafrechtelijke of administratiefrechtelijke boetes kunnen heel hoog oplopen. Mogelijk wordt eerst een waarschuwing gegeven die doorgaans door een nieuwe controle wordt gevolgd.

Tips & tricks
 

  • Laat voor de controle een audit uitvoeren door een externe expert. Die toetst je sociale administratie af aan het regelgevend kader en reikt mogelijke verbeterpunten aan.
  • Zorg dat verplichte documenten zoals arbeidsovereenkomsten en -reglementen en loondocumenten voorhanden zijn.
  • Bereid een aangekondigde inspectie grondig voor met een externe expert en bereid ook je medewerkers voor op een eventueel gesprek met de inspecteur.
  • Antwoord to-the-point op alle vragen van de inspecteur en verschaf geen onnodige informatie. Onderteken het proces-verbaal enkel indien het een correcte weerslag van de feiten is. Als je niet onmiddellijk over alle informatie beschikt, wees dan eerlijk. Het is meestal geen probleem om de informatie nog na het bezoek te bezorgen.
     

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Acerta)

Meer info: 016/24.64.30 of www.acerta.be.

 

Ben je graag goed voorbereid op een bezoek van de sociale inspectie? Vraag een legal consultant van Acerta om een sociale audit uit te voeren, je voor te bereiden op of je bij te staan tijdens de inspectie. Vraag een audit of begeleiding aan