Zet als ondernemer de stap naar gedigitaliseerd factureren

Benjamin Franklin wist het in de achttiende eeuw al: “In deze wereld is niets zeker, behalve dood en belastingen”. Voor KMO’s en zelfstandigen komt daar met factuuradministratie nog een zekerheid bij. Alle ondernemers hebben ermee te maken en zien het als een noodzakelijk kwaad waar ze het liefst zo min mogelijk tijd en budget in investeren. Volgens jou ten onrechte, en gelijk heb je. Maar de tijd dat factuuradministratie enkel een kostenplaats was, ligt achter ons. Met het juiste platform maak je snel komaf met papieren en transformeer je makkelijk naar een gedigitaliseerd facturatieproces, waardoor je als ondernemer tijd en geld bespaart.

We hoeven je niet te vertellen dat handmatige, papiergerichte bedrijfsprocessen inefficiënt zijn. Uit onderzoek door de Association for Information and Image Management (AIIM) blijkt dat de verwerking van een inkomende factuur gemiddeld bijna negen dagen in beslag neemt en meer dan acht euro kost. Vaak zijn de processen en de verschillende tools ook gewoon niet op elkaar afgestemd. Veel ondernemers vullen financieel overzicht aan met mailtjes, Excel-files, geüpdatete Excel-files en … finale Excel-files. Daar komt nog eens bij dat die handmatige processen foutgevoelig zijn: 1 op de 20 documenten klasseren we fout.

Natuurlijk zijn er ondernemers die hun facturen al handmatig scannen in combinatie met on-line tools als Dropbox. Klinkt dat ook jou bekend in de oren? Dat is weliswaar al efficiënter, maar het kan beter. Want hoe vaak gebeurt het niet dat facturen en bonnetjes digitaal worden opgeslagen, maar niet - of niet automatisch - naar je accountant gaan en je zo aftrekbare kosten misloopt? Nu 40 procent van de bedrijven meer digitale dan papieren facturen ontvangt, zou je denken dat er sprake is van een verbetering, maar helaas. Zo’n 35 procent van de elektronisch ontvangen facturen wordt nog geprint om daarna in een papieren archief te bewaren. Koppel dat aan die foutenmarge van 1 op 20, en je beseft dat het een inefficiënt proces is.

Zo kan het er morgen bij jou aan toe gaan

Dat je als ondernemer de stap wil zetten naar een gedigitaliseerd facturatieproces is een goed begin. Het begin van een nieuw jaar is het ideale moment om je goeie voornemens om te zetten in daden. Niet alleen ga je sneller en efficiënter werken, je creëert op die manier zowel voor jou als voor jouw klant een win/win-situatie. Maar wat is daarbij belangrijk om in je achterhoofd te houden?

Eerst en vooral is het noodzakelijk om de flow van je huidige processen onder de loep te nemen. Zelf heb je er ongetwijfeld al een goed beeld van, maar het kan zeker geen kwaad om poolshoogte te nemen bij je collega’s. Ook zij zijn er vertrouwd mee en geven je een schat aan informatie die je kan gebruiken bij het optimaliseren van de flows voor een gedigitaliseerd facturatieproces. De huidige processen 1 op 1 overzetten naar een digitaal equivalent raden we daarbij niet aan. Hanteer een helikopterzicht en kijk wat er soms spaak loopt.

Eens de optimale flows zijn bepaald, kan je kijken welke digitale oplossingen je wenst te integreren in jouw gedigitaliseerde facturatieproces, gaande van automatische OCR tot verschillende dashboards. Zo’n nieuwe manier van werken is anders dan hetgeen je gewoon bent, maar na een tijd zal je merken dat de nieuwe processen een pak efficiënter zijn en je geen papieren facturen meer wil. En natuurlijk staan de experts op het gebied van digitale facturatie jou bij met advies, tutorials en trainingen.

De toekomst is digitaal, en met een gedigitaliseerd facturatieproces zet je de eerste stap. Want naast factuuradministratie is ook verandering een constante in het bedrijfsleven. De voordelen van een gedigitaliseerd facturatieproces zijn talrijk: snelle(re) verwerking, minder fouten én jouw accountant krijgt real-time inzicht in je cashflow. Over een win/win-situatie gesproken. Waar wacht je nog op?

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Unifiedpost Group (Terhulpen)

Meer info: 02/634.06.28 of http://www.unifiedpost.com.