• Hoeveel mensen hebben een werkplek nodig?
  
  Als je groei-ambities hebt, denk je best een paar jaar verder zodat je na een jaar niet opnieuw te krap zit.
  
• Heeft iedereen een individuele plek nodig?
  
  Externe vertegenwoordigers en verkopers kunnen misschien gebruik maken van gedeelde burelen aangezien zij niet elke dag op kantoor verwacht worden.
  
  Ook voor interne diensten kan gekeken worden naar flexibele werkplekken, in functie van het aantal werknemers en de werkregimes. Deeltijdse werknemers kunnen vaak een werkplek delen.
  
• Wil ik elk departement apart of liever een mix?
  
  Waak erover dat bepaalde departementen die met gevoelige informatie werken niet zomaar midden in het open kantoor zitten of in een doorgang waar veel passage is.
  
• Welke functies heb ik nog nodig naast de werkplekken?
  
  Informele en formele vergaderruimtes, ontvangstruimte, eethoek, … Bekijk of je deze ruimtes multifunctioneel kunt maken. Zo kan de eetruimte bijvoorbeeld ook gebruikt worden als flexibele werkplek of informele vergaderruimte.
  
  
• Hebben we voldoende opslagruimte?
  
  Ook al wordt er steeds meer digitaal gewerkt, je hebt meestal nog wel een (beperkt) papieren archief. Ook wat persoonlijke opbergruimte kan nodig zijn, zeker bij flexibele werkplekken.
  

Informeren en consulteren

Bij al deze vragen is het belangrijk is om je werknemers eveneens te informeren en consulteren. Gespecialiseerde adviseurs kunnen u tijdens dit hele proces begeleiden of het traject zelfs integraal uitwerken.

Wie ook beslist over de uiteindelijke inrichting, je werknemers moeten in het kantoor werken en moeten zich dus comfortabel voelen in hun werkomgeving. Het budget kan mee een bepalende factor zijn voor de inrichting.

Eens bovenstaande vragen beantwoord zijn, kunnen wij met een eerste plan starten. Er wordt stapsgewijs gewerkt.

• Op het grondplan duiden we in grote lijnen aan welk departement of welke functie waar zou kunnen komen. Dat doen we op basis van een vlekkenplan. Hierdoor krijg je een concreter beeld over de exacte inplanting. Na deze fase brainstormen we over het type en de grootte van de ruimtes en werkplekken (copier, koffiehoek, informele overlegruimte, ontspanning, onthaal, …).
  
• Eens de ruimte volledig zijn invulling kent, starten we met de look en feel.
  Ga je voor zit/sta-werkplekken? Welke vereisten stellen we aan onze bureaustoelen? Hoe brengen we de accenten van onze huisstijl naar voor in de inrichting? Welke akoestische elementen hebben we nodig om omgevings- en/of contactgeluid onder controle te houden?
  
• Het algemene beeld en de juiste sfeer zullen de uitstraling van je bedrijf weerspiegelen. Het goede gevoel op kantoor verhoogt sowieso het rendement van de werknemers. In deze fase volgt de echte balansoefening tussen je verwachtingen en het vooropgestelde budget. Ruimte voor accessoires, zoals planten, doen je kantoor letterlijk leven. Een klok of kunstwerk hier en daar fleuren de muren op. Een kunstwerk kan ook een foto geprint op een akoestisch paneel zijn, twee vliegen in één klap!
  
• Zoals met veel zaken binnen je bedrijf (denk maar aan IT, marketing of HR) is het aangeraden om je te laten begeleiden door professionals. Je doet als ondernemer veel zelf, doch uw focus blijft uw core business.
  
  Een kantoor inrichten doet men best niet vanuit een postordercatalogus. Het is een té belangrijke investering om dit ondoordacht te doen. Neem voldoende tijd om alle zaken te overdenken en zorg dat je met de partner voor je inrichting op één lijn staat.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Kantoff N.V. (Londerzeel))

Meer info: 052/31.95.00 of http://www.kantoff.be.