Archiefbeheerder Merak begeeft zich op opslag- en distributiemarkt

Voornaamste groeidynamiek schuilt in KMO-segment

In zijn vestiging in Meer is archiefbeheerder Merak van start gegaan met een nationale distributie-activiteit voor een bestaande klant. Met het nieuwe Box Storage-concept pakt het bedrijf uit met flexibele goederenopslag voor KMO’s en zelfstandige ondernemers. In de vestiging in Schelle worden alvast twee hallen - samen zowat 3.000 m² - gereserveerd voor de nieuwe dienst. De vestiging in Mechelen, met een vergelijkbare oppervlakte, wordt in dezelfde optiek helemaal omgeturnd. Zonder evenwel zijn core-activiteiten als archiefbeheerder met een integrale dienstverlening te verloochenen, bereidt Merak zich zodoende voor op de (gedeeltelijke) uitfasering van de papieren drager.

Merak heeft een naam als een klok in de wereld van de archivering. Het bedrijf, opgericht door André Rooms, startte in 1986 zijn activiteiten als archiefbeheerder op. Aanvankelijk was Merak, dat in 1977 boven de doopvont werd gehouden, bedrijvig in de in- en uitvoer van meubelen, later van sportartikelen. Vanuit zijn toenmalige hoofdzetel in de Bisschoppenhoflaan te Deurne, begaf Merak zich op de markt van de archiefbewaring met een eerste opslagplaats van 1.900 m² in de Motstraat in Mechelen, die naderhand tot 3.000 m² werd verruimd. Toen later het activiteitenspectrum ook met media storage werd verruimd, werd de accommodatie er met een onderaardse bunker verruimd. In die e-bunker zou Merak later ook software-broncodes gaan bewaren onder de koepel van zijn Escrow-dienst. In 2000 zette de KMO een digitaliseringsdienst op.

“Om een gezonde archiefdienst te kunnen aanbieden moet je zowel opslag op papieren als op elektronische drager kunnen aanbieden,” weet Henrik Rooms, ceo en zoon van. “Meer dan ooit opteren bedrijven vandaag voor het uitbesteden van een niet al te actief archief dat, ingeval van behoefte, digitaal wordt opgevraagd. Dat is bedrijfseconomisch ook de meest verantwoorde aanpak in vergelijking met een blinde, algemene digitalisering”, luidt het.

In 2001 zette Merak een cloud-oplossing in de markt waarop voornamelijk grote bedrijven een beroep doen. Om veiligheidsredenen maakt het bedrijf geen gebruik van de diensten van een externe cloud provider maar van eigen, ontdubbelde datacenters.

Sinds 2017 verzorgt de archiefbeheerder ook een postkamerdienst. Merak Mailroom digitaliseert niet enkel de inkomende briefwisseling van de opdrachtgever maar fungeert hierbij tevens als rechtstreeks doorgeefluik naar de respectieve betrokken diensten. Eveneens in 2017 lanceerde Merak het e-commerce platform myMerak waar klanten de diensten elektronisch kunnen bestellen (archivering, documentvernietiging, aankoop archiefdozen, …). Voor zijn grotere klanten vervelde het klantenprogramma van Merak tot het software-pakket MIO (Merak Inventory On-line).

“Met myMerak mikken we voornamelijk op het KMO-segment. Dat is een heel grote markt met kleine volumes waarvoor de klassieke sales-benadering te duur uitvalt. Met het digitaal platform kunnen KMO’s en kleine zelfstandigen hun archief volledig digitaal beheren”, zo nog Rooms.

Zeven vestigingen in eigen land

Geconsolideerd tekende Merak vorig jaar met een 120-tal medewerkers voor een omzet van zowat 14,5 miljoen euro, waarvan 13 in België. In Zwitserland heeft de archiefbeheerder immers drie vestigingen in Wald, Dällikon en Weisslingen. In eigen land zijn inmiddels zeven vestigingen actief, met name in Merksem, Hombeek, Mechelen, Vilvoorde, Overijse, Schelle en Meer. Sinds 2003 zijn de vestiging in Vilvoorde (kleine 400.000 dozen) en Overijse (550.000 dozen) operationeel. Schelle (600.000 dozen) werd pas in 2012 in gebruik genomen na een investering van 9 miljoen euro.

In 2018 huldigde Merak in Meer een nagelnieuwe vestiging in, met zijn 28.000 m² veruit de grootste in het netwerk. Die fungeert ook als uitvalsbasis voor de bediening van Zuid-Nederland voor Merak Nederland, dat in Zaandam, in de buurt van Amsterdam, sinds 24 jaar een kleinere hub uitbaat.

Hoewel Henrik Rooms het met niet zoveel woorden gezegd wil hebben, speelt de multi-site structuur in thuisland België ongetwijfeld in het voordeel van Merak omdat die borg staat voor een grotere nabijheid bij de klant, en derhalve een geringere logistieke kost. Nadeel is dat een dergelijke structuur de exploitatiekost dan weer aanzienlijk verhoogt. Het voornaamste concurrentievoordeel puurt Merak, volgens onze gesprekspartner, uit de kwaliteit en de flexibiliteit alsook de integraliteit van de dienstverlening.

“Merak biedt een full-service in archief- en informatiebeheer voor kleine tot grote spelers (bewaring, digitalisering, archivering, opslag en documentvernietiging), op maat van de klant en in beveiligde omgeving. Ook de ondersteunende dienstverlening (maatwerk, logistieke ondersteuning, rapportering, … maakt vaak het verschil”, beklemtoont Henrik Rooms.

De ceo gaat er overigens prat op dat bij Merak alle archief permanent traceerbaar is en hierdoor niets verloren gaat. Dat is vrij uniek in de archiefsector.

Verruimingsoperatie

Het gebruik van papieren documenten in de bank- en verzekeringswereld kalft af. In de farmaceutische wereld is dat nog niet het geval. Toch houdt Henrik Rooms rekening met het verdwijnen, op (middel)lange termijn, van de papieren drager. Dat verklaart waarom de KMO vandaag de dag al werk maakt van een grootscheepse verruimingsoperatie.

Met Box@Home begaf Merak zich in 2018 voor het eerst op de B2C-markt. Naast zijn bestaande doelgroep bood Box@Home ook aan particulieren de mogelijkheid om goederen in standaardkoffers of boxen (1 m³, 5 m³ of 6 m³) tijdelijk dan wel permanent bij Merak te stockeren. Met Merak Box Storage biedt het bedrijf thans een soortgelijke dienstverlening aan de zakelijke markt (lees: kleine en middelgrote ondernemingen en zelfstandigen, nvdr.) aan, waarbij het concept voortaan op de sterkte van de Merak-merknaam kapitaliseert.

“In onze vestiging in Schelle reserveren we twee hallen van samen 3.000 m² voor Box Storage. De “hub” in Mechelen wordt momenteel integraal voor de nieuwe dienst heringericht,” onthult de ceo.

Merak Box Storage is mogelijk in “boxen” van 1, 5, 6, 16 en 24 m³, zodat vlot kan worden op- of neergeschaald. In tegenstelling tot self-storage wordt geen opslagruimte maar wel “cubage” gehuurd.

In een volgende stap begeeft Merak zich op de markt van de goederenopslag en (nationale) distributie. “Dat is een logische stap. Het gaat opnieuw om maatwerk waarin we de opgedane ervaring op vlak van logistiek en distributie binnen de archiefactiviteiten kunnen aanwenden”, weet Rooms.

Voor een bestaande klant nam Merak vorige maand een opslag- en distributie-activiteit in zijn vestiging in Meer op.

“In eerste instantie nam de opdrachtgever 2.500 m² in gebruik. Verwachting is dat die oppervlakte snel naar het dubbele zal doorgroeien. “In een tijdsspanne van een tiental jaar zal de opslagpoot voor zowat de helft van de Merak-omzet gaan tekenen”, besluit Henrik Rooms.