Aftrekbare beroepskosten: hoe haal je als ondernemer het maximum uit je belastingen?

Als je jouw kosten moet bewijzen, rijst meteen de vraag welke kosten je fiscaal mag inbrengen. Kosten zijn slechts aftrekbaar als ze aan vier voorwaarden voldoen:

1. Verband met beroepsactiviteiten

Het woord zegt het zelf: een beroepskost maak je in het kader van jouw beroepsactiviteit. Privé-uitgaven zijn nooit aftrekbaar. In de praktijk maak je vaak kosten voor jouw beroep die ook in jouw privé-leven van pas komen. Voor die gemengde uitgaven geldt dat enkel het gebruik voor jouw beroep aftrekbaar is. Daarbij is het belangrijk dat je zelf het gebruik voor jouw beroep kan aantonen. Het is immers aan jou om te bewijzen dat het om een beroepskost gaat. Dat geldt onder meer voor het onroerend goed dat je gebruikt voor jouw beroepsactiviteit.

2. In het jaar van aftrek gedragen of betaald of het karakter van een zekere en vaststaande schuld hebben

Het is niet noodzakelijk dat kosten al betaald zijn in het jaar waarin je ze fiscaal aftrekt. Ook kosten, verliezen en schulden met een zeker en vaststaand karakter worden als aftrekpost aanvaard. Om die kosten in aftrek te brengen, moeten zij vast en zeker bestaan en moet het bedrag op het einde van het jaar of boekjaar bekend zijn. Denk aan een te verwachten afrekening van jouw verzekering arbeidsongevallen, het vakantiegeld van werknemers, enz. De te verwachten kosten dienen in de bedrijfsboekhou­ding verwerkt te worden in het jaar van aftrek. Let erop dat je die kosten niet een tweede keer aftrekt in het jaar of boekjaar van de werkelijke betaling.

TIP

Let zeer goed op in welk jaar je kosten in aftrek brengt. Hou rekening met de boekhoudkundige verwerking (voor vennootschappen).

3. Gedaan of gedragen om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden

De beroepskosten en de belastbare inkomsten hoeven niet in een bepaalde verhouding tot elkaar te staan. Zo is het niet ondenkbaar dat je tijdens een inkomstenjaar meer kosten hebt gemaakt dan het vorige inkomstenjaar en toch minder inkomsten hebt. De intentie om dankzij die uitgaven (nieuwe) inkomsten te verwerven, is voldoende.

Bovendien hoeven tegenover uitgaven in een bepaald inkomstenjaar geen inkomsten te staan tijdens datzelfde inkomstenjaar. Je kan dus perfect in 2020 uitgaven doen om in 2021 inkomsten te verwerven.

4. Verantwoord door bewijsstukken

De BTW-reglementering bepaalt dat de meeste beroepskosten bewezen moeten worden aan de hand van documenten als facturen, ontvangst­bewijzen … Daarbij geldt eveneens dat de facturen op regelmatige wijze worden opgemaakt. Vage, niet gedetailleerde omschrijvingen zoals “werk­schoenen voor ... euro”, “brandstoffen getankt tijdens het ... trimester” of “kantoorbenodigdheden voor … euro” voldoen niet.

Als voor bepaalde kosten geen facturen moeten worden opgemaakt, kan de kost worden bewezen door “alle door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen met uitzondering van de eed”. Vaak zal het betalingsbewijs (nota, bankrekening, …) hierbij zeer belangrijk zijn.

Soms kunnen kosten op forfaitaire basis met een vast bedrag verrekend worden. Voor categorieën belastingplichtigen zoals vrije beroepen, meewerkende echtgenoten en bedrijfsleiders voorziet de wetgever in geraamde kosten. Die worden gebaseerd op omzet, ontvangsten, enz. Bijvoorbeeld het kostenforfait voor onthaalmoeders. Ook die beroepscategorieën behouden steeds het recht de werkelijke kosten te bewijzen.

Bepaalde soorten kosten kunnen forfaitair geraamd worden. De brand­stofkosten mogen bijvoorbeeld forfaitair berekend worden volgens het aantal afgelegde kilometers.

Ten slotte is er de mogelijkheid om als belastingplichtige in overleg met de belastingadministratie een vast bedrag of percentage af te spreken. Dat gebeurt vaak voor kosten zoals representatie, onderhoud, kleine kantoorkosten, enz.: de kleine kosten waarvan het niet gebruikelijk is om een factuur te vragen omdat het bedrag zo klein is.

Door die kosten forfaitair te bepalen, hoef je niet alle kleine papiertjes bij te houden, zoals parkeertickets of voor elke kleine kost een document te vragen. Om het forfait te bepalen, kan je een paar maanden alle tickets of betalingen bijhouden zodat je het gehanteerde bedrag kan verantwoorden aan de fiscaal controleur.

TIPS

- Houd alles bij. Vooral betalingen. Maak voor jezelf de berekening of forfaitaire kosten, indien mogelijk, niet voordeliger zijn, zodat je dat niet allemaal moet bijhouden.

- Houd de bedragen voor kleine kosten een paar maanden bij. Probeer ze op basis van die bevindingen forfaitair te bepalen zodat jouw administratie al vermindert. Maak daarover een afspraak met jouw controleur.

- Let zeer goed op in welk jaar je de kost in aftrek brengt. Houd rekening met de boekhoudkundige verwerking (voor vennoot­schappen). Een te laat ingebrachte kost is een fiscaal verloren kost.

Meer weten?

Wil jij ook weten hoe je het maximum uit je belastingen haalt? UNIZO verzamelt alle regels, praktijkvoorbeelden en tips in één handige adviesgids.

Hoe kan je de adviesgids Aftrekbare beroepskosten bekomen?

Meer sectornieuws

Agenda