Multi-site afdrukbeheer vereist uitgekiende strategie

Afdrukbeheer in meerdere kantoren of vestigingen kan zelfs voor de meest geavanceerde ondernemingen een ware uitdaging zijn. Er moeten zoveel aspecten overwogen worden, van het type hardware en software die nodig zijn tot de mensen die ze gebruiken. Het volgen van een gedetailleerde en effectieve strategie is dus cruciaal.

Om u te helpen bij het kiezen van de beste service, volgen hier enkele belangrijke overwegingen bij het implementeren van managed print services (MPS) op verschillende locaties.

            1. Definieer vooraf de belangrijkste vereisten

Er wordt niet van u verwacht dat u alle antwoorden klaar heeft, maar om u goed voor te bereiden is het raadzaam zoveel mogelijk van uw noden en vereisten te omschrijven. Uw leverancier kan dan reageren met een uitgebreide oplossing die aan uw specifieke behoeften voldoet. Enkele overwegingen zijn: met welke software moet uw service communiceren en wat zijn uw belangrijkste professionele workflows. Door vooraf een concrete lijst te maken van uw SLA-vereisten (service-level agreement), implementatievereisten en rapporteringsbehoeften, vermijdt u dat u later problemen ondervindt met uw print-oplossingen.

2. Vind de juiste pasvorm

Hoewel u kunt zorgen voor consistente service in meerdere vestigingen, is het onwaarschijnlijk dat elk kantoor dezelfde fysieke afmetingen heeft. Een printer die te veel plaats inneemt kan de productiviteit verrassend verstoren, dus loont het de moeite om de exacte ruimte te kennen die uw printers zullen innemen. Op deze manier voldoet u aan de unieke behoeften van elk kantoor en levert het u tegelijkertijd centrale controle en schaalvoordelen op.

3. Analyseer

Een beheerde afdruk-service (managed print services) moet op zoveel mogelijk plaatsen efficiënt ingezet worden, vooral tijdens de werktijden van uw personeel en volgens hun afdrukbehoeften. Een goede leverancier zorgt er in de beoordelingsfase voor dat u niet overdrijft met printer-vereisten waardoor de kosten kunnen oplopen. Een multifunctioneel toestel met veel afwerkingsopties kan gebruikers in de war brengen als ze slechts basis-afdrukbehoeften hebben en weinig opleiding kregen. Door middel van analyse en gebruikerstests kunt u kostenbesparende inzichten introduceren en ervoor zorgen dat aan de behoeften van elk onderdeel van de onderneming voldaan wordt.

4. Rapporteer en configureer opnieuw

Maak gebruik van printbeheer-software om volledig inzicht te krijgen in het gebruik op al uw locaties. Op deze manier kunt u de prestaties en kosten bijhouden en ervoor zorgen dat alles vlot verloopt. Een groot voordeel van print management is dat het zichzelf kan terugbetalen: hoe meer u leert van de rapportering, hoe meer u uw service kunt aanpassen om zowel de prestaties te verbeteren als de kostenefficiëntie te verhogen. Afdrukbeheer-software geeft u ook een betere controle over uw printer-park. Met behulp van de printer-beheerfunctionaliteit kunt u machtigingen instellen en aanpassen, zoals afdrukken in kleur op belangrijke momenten in het jaar, en dit allemaal vanaf uw centrale locatie.

5. Houd elke locatie veilig

Het behandelen en overdragen van vertrouwelijke en persoonlijke documenten kan ingewikkelde beveiligings- en privacy-problemen met zich brengen. Als u kiest voor een beheerde afdruk-service met de mogelijkheid om documenten rechtstreeks naar beveiligde netwerkmappen te digitaliseren, kunt u voor globale vertrouwelijkheid zorgen. Het betekent ook het einde van kosten en risico’s bij het posten of mailen van gevoelige documenten tussen locaties.

Haal ook uw voordeel uit print-oplossingen zoals beveiligd functieslot, waarmee u bepaalde functies beperkt tot gespecificeerde toestellen en externe cyber-beveiligingsbedreigingen afweert. Dat kan gecombineerd worden met pull-printing, waarbij documenten pas worden vrijgegeven met behulp van een ID-kaart of gebruikersspecifieke PIN-code. Naast het verminderen van verspilling volgt u ook het gebruik op, zodat elke afgedrukte pagina op elke locatie kan worden verantwoord.

En bereid u dan voor met de juiste partner

Een managed print service komt uw hele organisatie ten goede, maar de juiste voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle uitrol. Dat vraagt om de juiste partner. U hebt iemand nodig die hard zal werken om de exacte behoeften van uw onderneming te begrijpen en een unieke oplossing samen te stellen, een partner die beschikbaar is om u te helpen uw service aan te passen en te optimaliseren.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Brother International (Belgium) N.V. (Groot-Bijgaarden))

Meer info: 02/746.41.11 of http://www.brother.be.

 

Meer sectornieuws

Agenda