Digitaal en papieren archief: Wat is de oplossing voor telewerkers?

De gebeurtenissen van de laatste maanden hebben ons in een nieuwe realiteit geplaatst. Veel bedrijven hebben zich georganiseerd om hun medewerkers deels van op afstand te laten werken. Een Internet-verbinding, een laptop en een kop koffie. Veel meer hebben we tegenwoordig niet meer nodig om aan de slag te kunnen. Of toch wel?

Uit ervaring weten we dat zelfs het meest moderne bedrijf nog wel érgens een kast met papieren archief heeft staan. Het zijn de documenten die je niet dagelijks nodig hebt, maar toch nog niet weggegooid mogen worden. En je zal het zien, net dat éne document dat je nodig hebt, ligt nog op kantoor. Niet praktisch dus!

Uw archief overal bij de hand zonder risico

Hoezeer je je werknemers ook vertrouwt, toch heb je niet graag dat originele documenten zomaar meegenomen worden. De kans op verlies vergroot. Daarom is een digitaal archief best handig. Zo is al je informatie overal en altijd beschikbaar. Een belangrijke voorwaarde is natuurlijk wel dat je dit goed beveiligt. Een druk op de verkeerde toets is immer snel gebeurd.

Scanning on-demand

Vaak heb je niet álles uit je archief nodig en zie je er tegen op om alles in te scannen. Dat is ook niet nodig en bovendien duur als niet alles ingekeken moet worden. Als een extern archiefbeheerder documenten en dossiers bewaart, dan kan je op aanvraag eender welk document laten inscannen. Zo heb jij de informatie die je nodig had snel in handen. En ben je pas echt klaar voor telewerk.

Mailroom/Postkamer

Ook de verwerking van inkomende post kan bij het thuiswerken voor vertraging zorgen. Elke brief moet zorgvuldig worden behandeld en dat kost tijd, werk en administratie. Een externe Mailroom/Postkamer helpt je om jouw documenten te structureren en digitaliseren zodat elke boodschap bij de juiste dienst of persoon snel en efficiënt terecht komt.

Een efficiënte en economische oplossing

Een extern archief betekent níet dat u de controle verliest. Je behoudt op elk moment het overzicht en jouw gemoedsrust via een on-line platform. Dat voorziet in diensten als:

  • Documenten: uw papieren documenten bewaren, digitaliseren en vernietigen
  • Goederen: uw goederen en materialen opslaan (Box Storage) van 1m³ tot 24m³
  • Data: uw back-ups en verschillende soorten tapes bewaren en/of vernietigen
  • Maatwerk: verschillende diensten die door hun complexiteit een persoonlijke aanpak vereisen (Safe Cloud, Postkamer)

24/7 online beschikbaar

Uw bedrijf evolueert meer en meer naar een paperless office. Of beter gezegd: naar een less paper office, want papier zal nooit helemaal verdwijnen. Een extern archiefbeheerder helpt je om uw aantal fysieke documenten te verminderen, dit met ondersteuning van een 24/7 on-line platform. Je behoudt dus niet alleen de volledige controle over uw archieven, data en goederen, je beslist ook vanwaar en wanneer u uw informatie wilt raadplegen:

  • Fysieke opvraging, bezorgd door een koerierdienst, beschikbaar 24/7.
  • Scan on-demand: op eenvoudig verzoek een deel van uw archief vrijwel onmiddellijk beschikbaar.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Merak N.V. (Mechelen))

Meer info: 015/28.40.60 of http://www.merak.be.