Infomat is gespecialiseerd in de implementatie van CRM-software (customer relationship management) welke alle klantenrelaties, prospecten en verkoopkansen bijhoudt, en in ERP-pakketten (enterprise resource planning) die voor een verregaande integratie zorgt van leveranciers, producten en data. Naast productinformatie creëert het ERP-pakket orde binnen elk bedrijf en zijn producten, maar automatiseert het voornamelijk alle interne processen en koppelt het data aan de webshop. Infomat kan bogen op jarenlange ervaring en marktkennis bij technische groothandels en is één van belangrijkste ERP-integrators met doorgedreven kennis over elektrotechnische -, automotive-, HVAC en ijzerwarengroothandels.

Voordelen van krachtig ERP-pakket zijn legio

Naast gestructureerde en geautomatiseerde bedrijfsprocessen draagt de Infomat ERP-software bij tot een hogere klanttevredenheid. Bij Vos Tools, zorgt het voor een forse inhaalslag op vlak van efficiëntie en indirect voor een omzetstijging. Bij vergelijkbare klanten, werd er bijvoorbeeld drie keer meer omzet gedraaid met evenveel administratieve en verkoopsmedewerkers, wat een schoolvoorbeeld is van efficiëntieverhoging.

Naast voordelen voor de klanten, biedt een ERP-pakket ook voordelen voor interne medewerkers; ze hebben instant zicht op de locatie van alle goederen, de beschikbare voorraad, openstaande bestellingen, nieuwe producten en ze kunnen prijsstijgingen automatisch doorvoeren, … Dankzij de software is er ook meer kennisdeling. Vroeger was één medewerker gespecialiseerd in één specifiek productgamma of segment, nu kan elke werknemer alle productdetails met één druk op de knop uit de ERP-tool oproepen. Voor de verkopers van Vos Tools werd een mobiele app ontwikkeld die hen op locatie onmiddellijk de klantenhistoriek maar ook de meest recente producten, facturen, voorraden en prijzen toont. En ze kunnen op locatie bij de klant bestellingen plaatsen die automatisch op het hoofdkantoor verwerkt worden.

Even door de zure appel bijten

Implementatie van een ERP-pakket is even door de zure appel bijten om nadien de vruchten ervan te plukken.

“Op 10 jaar tijd is Vos Tools van pen en papier geëvolueerd naar een volledige digitaal aangedreven groothandel. Dat dit niet altijd van een leien dakje verloopt spreekt voor zich, en die veranderingen dienen intern ook aangegeven te worden. Hierbij is de betrokkenheid van de interne medewerkers erg belangrijk net als het juiste verwachtingspatroon creëren. Belangrijk is ook de interne processen aan te passen aan de software, en niet andersom. Gelukkig konden we continu rekenen op de expertise en support van Infomat” aldus Philip Vos.

Toekomst is digitaal en geïntegreerd

Vos Tools en Infomat bouwen samen verder aan de vereenvoudiging van de bestelprocessen wat op termijn voor meer klantenbinding zorgt. Met ongeveer 30.000 artikels in stock, wordt er ook gewerkt aan een PIM (Product Information Management) een systeem om data te verrijken voor de webshop en de ERP-software. Dit alles om de verdere expansie te faciliteren maar vooral om de klanten van Vos Tools nu en in de toekomst zo goed en efficiënt mogelijk van dienst te zijn.

Lonend op termijn

De volgehouden inspanning en de investering in een ERP-systeem lonen op termijn.

“Intern is Vos Tools met DIMASYS, wat een pakket van Infomat is, zijn logistieke keten aan het optimaliseren. ERP-optimalisaties stoppen nooit en dat is misschien ook maar goed”, aldus Philip Vos. Na de lancering van de webshop in augustus 2022, bouwde Vos Tools samen met Infomat aan een platform voor zijn klanten dat rechtstreeks gelinkt is aan de webshop van Vos Tools. Om dit te kunnen realiseren was een stabiel en performant ERP-systeem, dat hiervoor de ruggengraat vormt, de basis. De logische vervolgstap nu is een verdere uitbouw van het klantenmanagement-systeem, waarnaast de vaste aankoper van de klant die nu al zijn orders en facturen kan opvolgen, ook de werknemers van de klant zijn persoonlijke PBM’s en werkkledij kan bestellen. Dit wordt afgestemd per werknemer, inclusief alle details over budget, kledij en schoenmaten.