Thuiswerk is niet meer incidenteel, maar blijft ook in de nabije en verre toekomst een vaste waarde van de (digitale) werkvloer vormen. Door de verstrengde maatregelen zitten heel wat werkgevers met zo mogelijk nog meer vragen. Onderstaand vindt u heldere antwoorden op de zeven meest prangende telewerk-gerelateerde vragen.

1. Is er sprake van structureel of occasioneel thuiswerk?

De corona-crisis stelt ons voor een ongeziene situatie waarin werkgevers een massale omslag hebben gemaakt (of maken) naar thuiswerk. In het bestaand wettelijk kader, wordt een onderscheid gemaakt tussen structureel en occasioneel telewerk.

Structureel telewerk wordt geregeld door CAO nr. 85. Het betreft een vorm van telewerk (met de inzet van informatietechnologie) die op vrijwillige en regelmatige basis wordt uitgevoerd aan een vooraf bepaalde frequentie.

Daarnaast bestaat ook occasioneel telewerk: deze vorm wordt geregeld door de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk (de wet Peeters) en betreft incidenteel telewerk.

Het huidige thuiswerk dat vaak door corona als dwingende maatregel is ontstaan of uitgebreid, sluit evenwel niet naadloos aan bij één van beide vormen. Dat het om een overmachtssituatie gaat, is duidelijk. Dat deze langdurig is, blijkt evenzeer. Maar het is niet vrijwillig zodat we wellicht in nog een ander verhaal zitten dat niet wettelijk geregeld is. In elk geval denken heel wat bedrijven nu alvast na over (en zetten ze stappen richting) een kader om structureel telewerk uit te bouwen of te versterken. Doel is dan een mogelijke doorstart naar een thuiswerkkader dat ook post-corona duurzaam kan worden ingezet.

2. Welke kosten ben ik verplicht aan mijn medewerkers te betalen bij thuiswerk?

Of je verplicht bent om een kostenvergoeding te betalen of tussen te komen in de aankoopprijs van bureaumateriaal, hangt af van de vorm van thuiswerk of telewerk die wordt toegepast: structureel of occasioneel. Deze vormen van telewerk werden onder vraag 1 besproken.

Wat werkmateriaal, laptop en Internet)verbinding betreft, dringt een onderscheid tussen occasioneel telewerk in het kader van covid-19 en structureel telewerk zich op:

• In het kader van het occasioneel telewerk door covid-19 kan de werkgever tussenkomen. De tussenkomst kan de vorm aannemen van het ter beschikking stellen van materiaal, dan wel de terugbetaling ervan.

Bij structureel telewerk is de werkgever in beginsel verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen, het installeren en het onderhouden van de apparatuur die nodig is om het telewerk te kunnen verrichten. De werkgever vergoedt of betaalt daarbij de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.

Vermits het een overmachtssituatie betreft, die niet geheel zwart/wit is, is het voorlopig niet duidelijk hoe we de huidige situatie moeten kwalificeren. Net door het overmachtsgegeven blijft telewerken voor heel wat werkgevers incidenteel, terwijl andere werkgevers evolueren richting structureel telewerk of daar reeds zijn aanbeland. Ook wij moedigen bedrijven aan om in te zetten op een toekomstgericht thuis- en telewerkbeleid.

3. Kan ik vrij van RSZ en belastingen een groot scherm, toetsenbord en bureaustoel aan mijn medewerker geven die thuis werkt?

Wanneer je als werkgever tussenkomt in de aankoopprijs van bepaalde zaken die de werknemer nodig heeft om thuis te werken, hangt de waardering door de RSZ en de fiscus af van de gemaakte kost. Hetzelfde geldt voor een terbeschikkingstelling, wat wil zeggen dat jij als werkgever het materiaal aankoopt en bezorgt aan de werknemer.

• Een bureauvergoeding dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, ... Als in een vergoeding voorzien wordt, dan kan worden geopteerd voor een percentage van maximaal 10 procent van het loon dat betrekking heeft op het telewerk of voor de forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand. Voor occasioneel telewerk kan je echter geen keuze maken. Daar geldt het forfait van maximaal 129,48 euro. Bovenop kan je bij een terugbetaling van kosten voor het gebruik van de privé computer en het privé Internet-abonnement een forfaitaire maandelijkse vergoeding van tweemaal 20 euro toekennen vrij van sociale zekerheidsbijdragen. Bij structureel telewerk is dat zelfs verplicht, aangezien dit de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk betreft.
• Voor ander privémateriaal (scherm, scanner, bureaustoel, …) zal de terugbetaling gebeuren op basis van de bewezen werkelijke kosten. De kosten moeten immers reëel zijn. Volgend onderscheid is van belang:
• voor zaken die verbonden zijn met de PC of laptop, die effectief nodig zijn voor de werknemer om beter te kunnen telewerken en bijgevolg voornamelijk professioneel worden gebruikt, geldt een RSZ-vrije terugbetaling of terbeschikkingstelling. Voor luxueuze zaken die wel nodig zijn om te telewerken en verbonden zijn met de PC of laptop, aanvaardt de RSZ geen volledige terugbetaling van de werkgever. De beoordeling van luxueus karakter zal steeds in concreto dienen te gebeuren. Er zullen sociale zekerheidsbijdragen betaald worden op het voordeel in natura, gebaseerd op het werkelijke privégebruik van deze toestellen.
• voor kantoormeubilair (bureaustoel, kasten, bureautafel, ...) moet er bij een volledige terugbetaling of bij een terbeschikkingstelling door de werkgever steeds een voordeel (voor minstens 50%) worden aangegeven tenzij de werknemer zelf ook een deel van de kostprijs ten laste neemt. Bij luxueuze zaken moet een groot deel door de werknemer zelf worden gedragen.

(Wordt vervolgd)

(Sarah De Groof)

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Acerta Consult)

Meer info: 016/24.51.29 of http://www.acerta.be.