De aankoopafdeling is een onmisbaar radertje in het systeem van een bedrijf. Die strategische afdeling levert waarde op en helpt bovendien de kosten te drukken en de risico’s onder controle te houden. Door nauw samen te werken met de leveranciers zorgt ze er actief mee voor dat het bedrijf vlot blijft draaien.

Maar waarom beperk je je aankoopkosten nu maar beter?

• Omgaan met onverwachte omstandigheden

Hoeveel omzet een bedrijf ook haalt of in welke sector het ook werkt: een crisis ligt altijd op de loer. Dat hebben we de laatste jaren ondervonden. In dergelijke omstandigheden is kosten besparen het doeltreffendste middel om de toekomst van het bedrijf veilig te stellen.

• Rendement op korte termijn verbeteren

Een bedrijf moet de kosten soms drukken wegens interne problemen. Na een zware slag moeten de uitgaven snel naar omlaag of gaat de geldkraan misschien zelfs helemaal dicht. Op korte termijn helpt dat ook om de moeilijkheden het hoofd te bieden. Vervolgens kan het bedrijf, stap voor stap, zijn financiële resultaten weer opkrikken.

• Toekomst op lange termijn veilig stellen

Crisis of geen crisis, een bedrijf moet op zijn uitgaven letten. Wil het winst maken en groeien, dan moet het management op lange termijn denken. Door de kosten in de gaten te houden, kan een bedrijf het hoofd bieden aan de steeds sterkere concurrentie.

Hoe bedrijfskosten best beperken?

Geld willen besparen is logisch en noodzakelijk voor een bedrijf. Het rendement staat namelijk op het spel. Maar dat mag geen negatieve invloed hebben op de prestaties van de producten die het bedrijf nodig heeft. Slecht gekozen apparatuur en voorzieningen hebben gevolgen voor de productie, het welzijn van de werknemers, het milieu en dus ook voor de winst van het bedrijf. Hoe zorg je ervoor dat de kostenbesparing de kwaliteit niet ondermijnt?

• Inzicht in de behoeften

Om foute aankopen te vermijden, moet je de tijd nemen om te analyseren en te begrijpen wat je bedrijf werkelijk nodig heeft. Producten die niet volledig aan de eisen voldoen, moeten eerst worden vervoerd naar hun bestemming en gaan vervolgens onmiddellijk terug naar de afzender. Goederen terugsturen kost een bedrijf dan ook veel tijd én geld. Daarom is deze aanpak heel belangrijk: eerst de behoeften nauwkeurig bepalen, dan pas de aankopen doen. Door rechtstreeks contact te leggen met de belangrijkste belanghebbenden, heb je een beter beeld van wat precies nodig is.

• Prestatie-indicatoren bepalen

Uit prestatie-indicatoren haal je heel wat waardevolle informatie die je helpt om de juiste beslissing te nemen. Eén van die indicatoren is de ROI (return on-investment of het rendement op je investering). Als je geen rekening houdt met die indicator, kun je moeilijker inschatten of een aankoop wel nuttig is. Besteed dus voldoende aandacht aan de kwaliteit van je producten, want die is rechtstreeks van invloed op de productiviteit van je onderneming.

• Denken op lange termijn

Goedkope producten op instapniveau gaan vaak niet lang mee. Is de rekening op de dag van aankoop laag? Dan zullen de kosten op lange termijn oplopen. Een product met een korte levensduur zal je namelijk vaker en eerder dan verwacht moeten vervangen. En dat heeft uiteraard gevolgen voor je uiteindelijke kosten. Kies dus voor betrouwbare en duurzame producten.

• De juiste hoeveelheid kopen

Bestel in grote hoeveelheden en profiteer zo van een korting! Op die manier gaan je kosten vanzelf naar omlaag. Vergeet de behoeften natuurlijk niet in kaart te brengen om slapende voorraden te voorkomen. Overbevoorrading is altijd een verlies voor je bedrijf. Je voorraden goed beheren is daarom een must.

• De juiste leveranciers kiezen

Leveranciers zijn tegenwoordig echte partners van je bedrijf en voegen een aanzienlijke waarde toe. Om de risico’s zo goed mogelijk in de hand te houden, kies je het best voor leveranciers met een hoogstaande dienstverlening die inspelen op je behoeften. Denk maar aan tijdige levering. Als je leverancier je deadlines niet naleeft, lijdt de productie van je bedrijf daar onder.

Maar eveneens zijn een goede relatie en communicatie met je leveranciers belangrijk. Hoe meer vertrouwen en transparantie, hoe beter je de toekomst kunt inschatten. Vanuit dat oogpunt blijven doortastende gesprekken en een goede menselijke band essentieel. Stimuleer daarom het partnership met je leveranciers met het oog op een win/win-situatie waarbij voldoende aandacht gaat naar duurzame ontwikkeling, ethiek en milieu.

Werk ook met een beperkt aantal leveranciers. Zo kost het leveranciersbeheer je minder en wordt het makkelijker om een nieuwe band op te bouwen. Je leverancier kan je dan op maat ondersteunen met nuttige tips en voorstellen doen die perfect op je behoeften zijn afgestemd.

Hoe kwaliteit van bedrijfsaankopen verhogen?

De bedrijfsaankopen vormen een belangrijke factor voor het begrotingsevenwicht. Kosten besparen en de kwaliteit verhogen zijn realistische doelstellingen voor elke dienst. Een bevoorradingsaanpak waarbij rekening wordt gehouden met de prijs/kwaliteitsverhouding biedt bovendien tal van voordelen.

• Kwaliteit van de producten

Een duur product is niet noodzakelijk betrouwbaarder. Een huismerk is minder duur dan een topmerk en heeft verschillende voordelen:

• Een huismerk biedt een betere prijs/kwaliteitsverhouding.
• Een huismerk helpt kosten te besparen met stevige, betrouwbare en duurzame producten.

Bedrijven die voor die optie kiezen, besparen geld en profiteren tegelijk van voortreffelijke voorzieningen.

• Op naar betere prestaties

Dankzij betrouwbare en duurzame producten voeren werknemers hun werk in betere omstandigheden uit. Dat heeft een positieve invloed op hoe ze zich voelen op het werk en zo ook op hun prestaties. De omzet van het bedrijf volgt.

• Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Kies voor een duurzame consumptie en bereik je MVO-doelstellingen. Door producten te kiezen die lang meegaan, hoef je namelijk geen nieuwe middelen in te zetten.

In die context biedt samenwerken met Europese leveranciers aardig wat troeven: de bevoorradingketen wordt korter en bijgevolg veel groener. Dat komt het milieu rechtstreeks ten goede.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Manutan N.V. (Brussel))

Meer info of 02/583.01.01