Ariës N.V., dat zichzelf omschrijft als aanbieder van oplossingen voor integraal documentenbeheer, heeft net zijn 25^ste verjaardag achter de rug. Vorig jaar haalde de KMO met een twintigtal medewerkers een omzet van zowat 3,1 miljoen euro. Het bedrijf, dat zijn oplossingen ook naar een aantal Europese landen uitvoert, heeft buiten de landsgrenzen vestigingen in Nederland (Waardenburg) en het Groothertogdom Luxemburg. Eerder dit jaar vond bij ariës een verschuiving op aandeelhoudersvlak plaats. Jef Pissierssens, die in 2000 samen met zijn broer en zus de in 1981 door vader Pissierssens opgerichte zaak overnam, trok zich uit de onderneming terug. Vandaag hebben Jan en An Pissierssens 50% van de aandelen in hun bezit.

Als vennootschapsbenaming mag ariës dan wel verwijzen naar het sterrenbeeld van de oprichter, ariës staat tevens voor het lentepunt. Dat geldt als referentiepunt bij astronomische plaatsbepaling. De vennootschapsbenaming verwijst bijgevolg naar de kern van de activiteiten, met name naar de exacte plaats waar bepaalde informatie precies ligt opgeslagen.

Dossierorganisatie

Jan Pissierssens: “Ariës is gespecialiseerd in dossierorganisatie, zeg maar het efficiënt opbergen van documenten. Kernfocus ligt op het beheer van levende dossiers, die veelvuldig worden gebruikt en op de werkvloer staan. De ariës-oplossingen combineren plaatsbesparend opbergen van dossiers met de mogelijkheid tot vlot en snel terugvinden van de gezochte informatie. Een dossier op een verkeerde plaats weg zetten wordt quasi-onmogelijk: indien dat gebeurt, valt dat onmiddellijk op”.

Onze gesprekspartner verwijst hiermee naar het gehanteerde systeem van kleurcodering, dat voor een optimaal en overzichtelijk dossierbeheer tekent. “Onderzoek in de Verenigde Staten leert dat zelfs bij zorgzame gebruikers 5 tot 7% van de dossiers fout wordt opgeborgen. In gevallen waar het archief vrijer en algemeen toegankelijk is, ligt die foutenmarge nog beduidend hoger,” aldus onze gesprekspartner.

Doelgroepgerichte aanpak

Ariës’ oplossingen focussen op een welafgelijnde doelgroepsegmentering. In wezen vinden de oplossingen een heel breed toepassingsveld, gaande van de kleine huisartsenpraktijk tot de multinationale ondernemingen en de ministeries. Tot de voornaamste doelgroepen rekent ariës echter de overheden, de ziekenhuizen, de accountancy-wereld, de juridische kantoren en de huisartsenpraktijken. Medio 2005 lanceerde de onderneming evenwel een Internet-site voor on-line bestellingen en -advies, bestemd voor zowel KMO’s als particulieren in de Benelux. De webstek is opgedeeld in twee aparte delen, met name rond een archiveringssysteem bestemd voor kleine en middelgrote ondernemingen (Business File System) en producten voor particulier gebruik (Home-Archive System).

“Specialisatie van ariës zijn plaatsbesparende en tijdsbesparende archiefsystemen. Onze voornaamste concurrentiewapen schuilt echter in het advies omtrent de meest optimale organisatie en dito beheer van klassementen. Door te specialiseren in bepaalde doelgroepen, bouwden we doorheen de jaren gespecialiseerde expertise op omtrent de noden en werkmethodes in die kringen,” zo nog onze gesprekspartner.

Ariës commercialiseert derhalve niet enkel mappen, coderingssystemen, codeer-software, opbergmeubelen en rekken, maar evenzeer de kennis vereist voor de codering van die klasseermappen. Welke data dienen gevisualiseerd om het gebruiksgemak te optimaliseren. Bovenop verstrekt men de know-how bestemd voor het omzetten van klassementen. Heel onlangs nog introduceerde de KMO Ariës Label Print. Dat is een software-module die het mogelijk maakt de etiketten om de dossiers van een klassement te coderen in eigen beheer te ontwerpen en te printen. In plaats van de kleurcodering, de tekst, de barcode of andere merktekens per etiket op de dossiers aan te brengen, worden al deze gegevens op één groot strip-label geprint. De betrokken data kunnen handmatig worden ingevoerd dan wel vanuit een bestaand databestand worden geïmporteerd.

Oordeelkundig omspringen met beschikbare ruimte

In tegenstelling tot de hangmappen of ordners, opteert ariës voor een systeem van sta-mappen van verschillende dikte. “Met sta-mappen tekent met niet alleen voor een optimaal gebruik van de beschikbare ruimte, ze bieden eveneens de mogelijkheid om organisatorisch correct te werken (lees: één map per dossier, nvdr.),” aldus Jan Pissierssens. Naar verluidt biedt het sta-mappen-systeem een betere benutting van de opslagruimte per dossierkast. “Sta-mappen halen per dossierkast zeven rijen terwijl hangmappen over maximaal vijf tot zes rijen kunnen worden opgeslagen. Ook in de breedte wordt de ruimte beter benut,” luidt het.

Sterreferentie van Ariës blijft de verhuizing van IBM Belgium van het Brusselse Victoria Reginaplantsoen naar een nieuw kantoorpand te Evere. “Ariës verhuisde toen 50.000 dossiers, gespreid over verschillende klassementen. Door het invoeren van een nieuw klasseersysteem slaagden we erin een vijftiental deelarchieven in vijf grotere klasseerentiteiten onder te brengen, met een gigantische plaatsbesparing als resultaat,” herinnert onze gesprekspartner zich.

Stiefmoederlijke behandeling

Jan Pissierssens: “Bedrijven springen vaak stiefmoederlijk om met hun archivering. Vaak denkt men niet of te laat aan de klasseeractiviteiten. Opbergmiddelen die niet echt aan de organisatorische behoeften voldoen om dossiers optimaal te beheren, wekken bij de werknemers niet onmiddellijk geestdrift op om er mee te werken. Biedt men een geschikte en juiste gecodeerde opbergoplossing, neemt de betrokkenheid bij de medewerkers toe met een beter onderhouden klassement tot gevolg”.

Evenmin blijken ondernemingen zich bewust van het feit dat het kwaliteit van het klassement bepalend is voor de productiviteit van de werknemers. “Weinig bedrijven zijn echt vertrouwd met een begrip als dossierorganisatie. Vaak gebeurt dat trouwens op werkplekniveau waarbij informatie soms doelbewust voor de collega’s wordt afgeschermd. Zelden hebben bedrijven een globale kijk op hun archief- of dossierbeleid,” luidt het harde verdict.

“Veeleer blijkt de informatie-opslag binnen organisaties geschoeid op een gebruikersgecentreerde insteek dan vanuit een informatiegecentreerd oogpunt. Dat is een gevolg van de werkplekorganisatie waarbij de werknemer, met behulp van een aantal technische communciatiemiddelen (PC, fax, e-mail, printer, dossierkast, …) zelf zijn informatie creëert en uitwisselt. Als gevolg van die sterk werkpostgerelateerde informatiestromen ontstaan, al dan niet bewust, afzonderlijke informatiesilo’s met nefaste gevolgen op de doorstroming en de beschikbaarheid van die informatie. Ariës propageert een totaal ander model van informatie-opslag, waarbij de informatie centraal wordt georganiseerd en beheerd en ten allen tijde toegankelijk blijft voor de gemachtigde medewerkers,” zo nog Pissierssens.

En dat model geldt zowel voor de informatie op elektronische als op papieren drager. In de parktijk blijken echter 90% van de bedrijven en organisaties het model van de informatiesilo’s met beperkte toegankelijkheid te hanteren.

Oprukkende digitalisering

Opmerkelijk is dat ariës, bij monde van zijn gedelegeerd bestuurder, bijzonder rustig blijft bij de oprukkende digitalisering van de informatie. Wereldwijd blijken de gespecialiseerde aanbieders van elektronische document management-oplossingen immers een gigantisch groeiparcours neer te zetten.

Jan Pissierssens: “Uiteraard biedt het elektronisch archiefbeheer heel wat voordelen. Alleen dient men de elektronica aan te wenden voor informatie- en dossieropslag waar dat nodig en zinvol blijkt. In de praktijk blijken bedrijven die het elektronisch traject instappen dat pad na verloop van tijd terug te verlaten omdat het inscannen van documenten te tijdsverslindend en bijgevolg duur blijkt”.

Studiewerk van het Rijksarchief van Zweden als van het Britse Digital Preservation Coalition toonden onafhankelijk van elkaar aan dat het scannen van papieren documenten als eerste stap in het digitalisatieproces een fors prijskaartje hangt. Toch zou het nog maar één derde van de digitalisatiekost uitmaken. Nog twee keer zo duur blijkt immers het indexeren van de ingescande documenten. Voor documenten die weinig worden geraadpleegd, kan een summiere indexering volstaan. Anders ligt het met documenten die veelvuldig worden geconsulteerd. “Gebruikers moeten derhalve het juiste evenwicht zien te vinden tussen hun input-inspanningen (lees: het inscannen en indexeren, nvdr.) en de mogelijke output,” meent Jan Pissierssens. Temeer omdat bij dat alles nog geen rekening wordt gehouden met de bewaarkost. “Datzelfde Zweedse Rijksarchief kwam samen met de universiteitsbibliotheek van Harvard tot de vaststelling dat het bewaren van een boek op lange termijn zes keer goedkoper is dan het bijhouden van diezelfde uitgave in elektronische vorm,” aldus onze gesprekspartner.

Toegegeven wordt dat het kostenplaatje anders oogt indien de bewuste documenten van oorsprong elektronisch zijn. In dat geval gebeurt de indexering immers eveneens automatisch. Dat brengt de gedelegeerd bestuurder van ariës tot de volgende slotsom: “Digitalisering is slechts zinvol en kostenefficiënt ingeval van automatische indexering, indien de documenten over verschillende locaties dienen gedeeld en als, ten slotte, hun consultatiefrequentie voldoende hoog ligt. Indien niet aan die criteria wordt voldaan, zowel individueel als gezamenlijk, is digitalisering van documenten niet altijd de meest efficiënte oplossing. Dat verklaart bijvoorbeeld waarom IBM Belgium, naast zijn elektronisch archief, de contracten met grote klanten, de financiering van die contracten, de onderhoudscontracten, de pensioendossiers en de car policies uit kostprijsmatige overwegingen in gescheiden papieren klassementen aanhoudt,” weet Pissierssens.

Onze gesprekspartner is realistisch genoeg om te beseffen dat een model van gemengde informatie-opslag onontkoombaar is. “Nu al staat vast dat dat model veruit het meest efficiënte is,” wordt toegegeven. “Steeds zal echter op overzichtelijke wijze moeten worden een overzicht geboden van waar en in welke vorm de bewuste informatie opgeslagen ligt. En ook dat vergt een organisatorische aanpak die tot op heden zelden voorhanden is. Tevens mag men niet blind blijven voor de risico’s verbonden aan digitale informatie-opslag. Bedrijven en organisaties blijken vaak beslissingen te nemen wat de opslag van informatie op digitale drager betreft, die totaal ondenkbaar waren voor archieven op papieren drager. Hoewel de organisatorische behoefte precies dezelfde bleek.

Ook in de toekomst wil Ariës zijn heel gerichte focus handhaven. Binnen de afgebakende doelgroepsegmentering, liggen nog heel wat groeikansen, heet het. Tevens maken Pissierssens en zijn team er een thema van bij “de argeloze gebruiker het concept van “mixed media”-opslag te bevorderen”. Ongeacht de uiteindelijke mediadrager die voor de opslagdoeleinden wordt aangewend, de organisatorische onderbouw blijft dezelfde. En die onderbouw blijft voor Ariës de kerncompetentie.

“Digitale opslag is niet alleszaligmakend voor een hedendaags bedrijf. Aangewezen is een oordeelkundig evenwicht te vinden tussen informatie-opslag op papieren drager en in elektronische vorm,” beveelt Jan Pissierssens, gedelegeerd bestuurder ariës holding N.V., aan. (Foto W & F)

Jan Pissierssens: “De ariës-oplossingen combineren plaatsbesparend opbergen van dossiers met de mogelijkheid tot vlot en snel terugvinden van de gezochte informatie”. (Foto W & F)

Jan Pissierssens (ariës holding N.V.): “Uiteraard biedt het elektronisch archiefbeheer heel wat voordelen. Alleen dient men de elektronica aan te wenden voor informatie- en dossieropslag waar dat nodig en zinvol blijkt. In de praktijk blijken bedrijven die het elektronisch traject instappen dat pad na verloop van tijd terug te verlaten omdat het inscannen en indexeren van documenten te tijdsverslindend en bijgevolg duur blijkt”. (Foto W & F)

Citaten: