E-mails en e-mailings weerspiegelen de persoonlijkheid van u en uw bedrijf. Elke e-mail die u of iemand van uw organisatie verstuurt, laat bij de ontvanger een welbepaalde indruk na. En dat kan dan maar best een goede indruk zijn. Een goede indruk maakt u met een goed geschreven, netjes vormgegeven en correct verzonden e-mail, die de algemeen aanvaarde hoffelijkheidsregels respecteert. Zo'n goed gemaakte e-mail is een uitstekend middel om u te onderscheiden. Want het gros van alle e-mails getuigt van weinig respect voor de lezer. Om een of andere reden - de aard van het medium wellicht - doen mensen dingen in hun e-mails die ze in een brief of aan de telefoon nooit zouden durven te doen. Wat gaat er dan zoal fout? Fout 1: gewone e-mails in HTML verzenden HTML is bestemd voor web-pagina's, ASCII-tekst ("plain text" of "text only") voor e-mails. Verstuurt u uw in HTML gebakken e-mail naar iemand met een e-mail-programma dat geen HTML aankan, dan ziet uw correspondent een zo goed als onleesbaar stuk tekst vol nietszeggende codes. Verstuur daarom enkel HTML-berichten als u: · absoluut zeker weet dat de software van de ontvanger HTML ondersteunt en · u een opmaak in HTML nodig hebt, wat meestal niet het geval is. Voor gewone e-mails is "plain text" altijd OK. Commerciële e-mails scoren vaak, maar lang niet altijd, beter in HTML. Fout 2: slordig schrijven E-mails worden vaak afgedrukt en bewaard. Denk dus goed na over wat u precies "op papier" zet. Maar besteed ook veel aandacht aan de vorm. Wie slordig geschreven e-mails naar zijn klanten en prospects stuurt, wekt ook de indruk slordig zaken te doen. Structureer uw boodschap. Verdeel uw teksten in korte, duidelijke paragrafen, die elk een bepaald idee weergeven, gescheiden door een witregel. Zorg dat spelling en spraakkunst correct zijn. Fout 3: het onderwerp slecht aangeven Wat u in het onderwerp-veld tikt, is een van de eerste dingen die de ontvanger ziet. Het bepaalt in grote mate of uw boodschap wordt gelezen of niet. Geef duidelijk aan waarover uw bericht gaat. Doe dat kort en neutraal. Vermijd negatieve woorden. En gebruik geen uitroepteken, want dat ruikt naar spam (lees: elektronische junkmail, nvdr.). Fout 4: nodeloos uitweiden Schrap alles wat voor de lezer van geen betekenis is. Zorg er altijd voor dat de ontvanger al in "het eerste scherm" ziet wat u te vertellen heeft en wat u van hem verwacht. Daarna kunt u, als dat nodig is, meer in detail treden of verwijzen naar informatie op uw website. Let er wel op dat uw boodschap niet te kort is, want dat kan als onvriendelijk overkomen. Fout 5: geen begroeting gebruiken Veel mensen schijnen te denken dat het in een e-mail niet nodig is om de lezer te begroeten. Een vreemd idee. Als u een begroeting gebruikt in uw gewone brieven en wanneer u een boodschap op een antwoordapparaat achterlaat, waarom zou u dat dan niet doen in uw e-mails? Het is een teken van beleefdheid, het verhoogt de attentiewaarde van uw bericht en het kost geen moeite. Er is geen enkel excuus om de lezer niet te begroeten. Zoals er ook geen is om een e-mail niet vriendelijk af te sluiten. In een volgend artikel vervolgen we ons summiere overzicht van vaak gemaakte fouten bij het e-mailen. (Bovenstaande bijdrage werd verzorgd door Johan Verschueren. Meer info: 03/887.35.33 of www.responsecity.com).