Documentenstroom goed en voor iedereen toegankelijk organiseren (1) In onze reeks rond “Document management in de KMO” hadden we het eerder over professioneel kleurgebruik in documenten en automatisch archiveren. Onderstaand gaan we iets dieper in op het stroomlijnen van de documentenstroom in bedrijfsomgeving. Door dat te doen verkorten we onze reactietijd ten overstaan van de klant. En dat is precies wat hij of zij wil. De werkwijze in kantoren en bedrijven verandert razendsnel. Uit onderzoek blijkt dat tien jaar terug de totale hoeveelheid informatie elke drie jaar verdubbelde. Vandaag de dag verdubbelt die hoeveelheid om de negen maanden. In papieren vorm, maar vooral elektronisch. De ontwikkeling van Internet, e-mail, EDI en digitale office-documenten is explosief. De kennisintensieve economie, de klantgerichtheid, maar ook bijvoorbeeld de mogelijkheid om onderweg en thuis te werken, stellen heel andere eisen aan de medewerkers en de organisatie dan een aantal jaren geleden. Een goed georganiseerde en voor iedereen toegankelijke documentenstroom is daarbij een voorwaarde. Technologisch zijn in de markt een aantal oplossingen voorhanden die documenten op een heel natuurlijke manier op het juiste moment en op de juiste plaats ter beschikking stellen. Een goed gestructureerde documentenstroom zorgt er meteen voor dat kennis makkelijk voor alle medewerkers wordt toegankelijk gemaakt. Processen verlopen daardoor soepeler, kennis wordt vlotter gedeeld en klanten voelen dat de hele organisatie voor hen klaar staat en over de juiste informatie beschikt. Ook op juridisch en financieel vlak blijft een en ander niet zonder belang. Belangrijke informatie, zoals contracten, opdrachtbevestigingen, besprekingsverslagen, afleveringsdocumenten, garantieclaims en correspondentie over bestellingen en leveringen kunnen immers permanent beschikbaar en opvraagbaar worden gesteld. Bij eventuele geschillen beschikt men dus altijd over een volledig dossier waarin alle cruciale informatie voorhanden is. Integratie tussen papieren en elektronische documenten Technologisch kunnen op een bepaald moment alle mogelijke gegevens over één klant worden gevisualiseerd. Niet alleen de gevoerde correspondentie, maar evenzeer de e-mail berichten en faxen van die klant, alsook een overzicht van lopende orders, facturen, betalingen en dies meer. Mogelijk werden eerder ook adviezen in de vorm van presentaties of rapporten uitgebracht. Hedendaagse document management-oplossingen zorgen ervoor dat papieren en elektronische documentenstromen geïntegreerd kunnen samenwerken. Dat maakt het niet alleen mogelijk alle documenten makkelijk op te slaan en snel terug te vinden, maar ze tevens te bewerken en naar een collega, een andere afdeling of vestiging door te sturen. Schaalbare totaaloplossingen Ten onrechte gaat men er in de markt van uit dat de voorhanden zijnde document management-oplossingen zich uitsluitend tot de grote(re) ondernemingen richten. Ook kleine bedrijven, die per gewone werkdag al snel gemiddeld tweehonderd documenten (facturen, orderbevestigingen, rekeningoverzichten, brieven, faxen, e-mails, aanbiedingen, informatie in de vorm van offertes, mailings, artikelen in de vakpers, …) aankrijgen of uitsturen, komen voor een dergelijke dienstverlening in aanmerking. Vaak ontaardt een en ander in een onontwarbaar kluwen. Ongeordende stapels papier op bureaus en van ordners uitpuilende archiefkasten zijn er het gevolg van. Door die onoverzichtelijkheid duurt het lang vooraleer de juiste actie op binnenkomende berichten wordt ondernomen. Terwijl snelheid van handelen net iets is wat elke klant vandaag de dag verwacht. Hoe die documentenstroom kan worden geordend en gestructureerd, verneemt u in een volgende bijdrage. (Deze reeks kwam tot stand in samenwerking met Nashuatec. Meer info: 02/558.22.11 of ww.nashuatec.com).