Recepties zijn ontvangsten met vaak een ceremonieel karakter, die naar aanleiding van een treurige of een feestelijke gebeurtenis worden georganiseerd. Recepties zijn vaak randverschijnselen die, door hun aard, eigenlijk voor velen hoofdzaak worden. Ze bieden kansen om nieuwe contacten op te doen en relaties te ontmoeten, die u best met beide handen aangrijpt. Bij een receptie moet men zich de moeite getroosten om het de gasten zoveel mogelijk naar hun zin te maken. Uitermate belangrijk voor de gast is de wijze waarop hij wordt benaderd, ontvangen en behandeld. Pas daarna komt wat hij heeft gegeten of gedronken. Elk individu wil zich met name herkend voelen als genodigde. Besef dat recepties vaak een kille bedoening zijn waarop velen zich een buitenstaander voelen. Jammer, de gastheer heeft de moeite genomen mensen uit te nodigen, een zaal aan te kleden, hapjes te arrangeren, maar verzuimt soms de genodigden als gast te verwelkomen. Bedrijfsrecepties worden zodoende vaak een verplicht nummer. Geef een aantal mensen, medewerkers of collega's binnen de organisatie een deeltaak van gastvrouw of -heer. Dat zijn diegenen die tot de verkoop horen, in buiten- en binnendienst, en anderen die regelmatig met zakenrelaties contact hebben. Hun opdracht bestaat erin bezoekers die alleen zijn te verwelkomen en te begeleiden naar een eventuele jubilaris of een andere contactpersoon. Zo mogelijk stellen ze hen voor aan mensen van de organisatie en ook aan andere bezoekers. Eigenlijk zou u tevreden moeten zijn met recepties waar u min of meer aan uw lot wordt overgelaten. Precies hier liggen kansen om nieuwe contacten op te doen en relaties te ontmoeten. Op het ogenblik dat u (nog) geen bekenden ziet, wacht u niet af maar neemt u initiatief. U benadert een groepje onbekenden, "breekt in", converseert en gebruikt uw zakelijke kansen, verlaat het groepje weer even makkelijk en loopt naar een ander groepje. Receptiebezoeken optimaal benutten Nu kan u wellicht recepties "afschuimen", toch is het zaak te weten wat interessante contacten zijn en wie we aan ons netwerk wensen toe te voegen. Het commercieel gebruik van contacten op een receptie houdt niet in dat we tijdens de receptie zaken willen doen. Het gaat erom dat we mensen leren kennen. Wat is zijn of haar functie, wat doet zijn of haar bedrijf en wat kan hij of zij als zakelijke relatie voor u betekenen? Opzet is tijdens een receptie mensen te leren kennen er ervoor te zorgen dat zij ons leren kennen en onze naam onthouden. Bij voorkeur laten we iemand over zichzelf praten. Zo doen we veel informatie op en verhogen meteen de acceptatie van onze persoon. Deel per receptie slechts een beperkt aantal naamkaartjes uit. Dat is een hulpmiddel om naam en adres bij nieuwe relaties achter te laten, maar ook niet meer dan dat. Men onthoudt u niet omwille van uw fraaie naamkaartje, wel door de gedachten en gevoelens die hij achteraf over het contact en het gesprek had. Roken en GSM'en Voordat u als roker een sigaret opsteekt, vraagt u toestemming aan de mensen om u heen. Als ook maar één aanwezig negatief op uw vraag reageert, neemt dat dan sportief op en vraag niet om verduidelijking. Intussen begint het onderwerp "roken" aan actualiteit in te boeten. Het roken wordt in openbare en besloten ruimten immers meer en meer ingeperkt. De nieuwe telecommunicatiemiddelen hebben tot gevolg dat mensen zich te pas en te onpas laten bellen en hun GSM laten aanstaan op tijden en plaatsen waar dat ongepast en storend is. Mobiele telefoons worden pas ondingen indien de mensen ze op een a-sociale en onnadenkende manier gebruiken. Een echte gastheer heeft zijn telefoon niet ingeschakeld aan tafel. Mogelijke en verwachte telefoontjes mogen we niet belangrijker vinden dan het contact met de mensen met wie we spreken. Het wordt tijd dat onderling een aantal afspraken en gedragsregels wordt overeengekomen over de "do's" en "don'ts", ofwel de omgangsvormen rond mobiel telefoneren. Ook voor e-mailen gelden beleefdheidsregels E-mail heeft zowel voor- als nadelen, zoveel is duidelijk. Als weinig of geen afspraken en gedragsregels over het gebruik van e-mail worden gemaakt, werkt het medium contraproduktief. Zo moeten bedrijven en organisaties niet ongevraagd worden opgezadeld met allerlei electronische post en memo's, die ze niet willen lezen. Interne afspraken zijn nodig, over wie bepaalde berichten ontvangt en wie weer andere berichten. Bedoeling van e-mail is nu eenmaal dat het efficiëntieverhogend en kostenbesparend werkt. Ook voor e-mail blijven de regels voor correct en klantgericht corresponderen onverkort van kracht. Zo is voor de externe e-mails de "kop-romp-staart"-indeling nog steeds een feitelijk gegeven. Alleen als we onze contactpersoon goed kennen, is een vriendschappelijke, lossere toon toegestaan. In dat geval wordt het officiële gedeelte in de bijlage gezet. Ook een briefhoofd met de bedrijfsgegevens hoort thuis in een e-mail bericht. (Bovenstaande reeks is gebaseerd op "Omgangsvormen in de verkoop" van Cecil D. Penso. Het verscheen in de reeks "De Verkoop Vraagbaak" bij Kluwer. ISBN 90-14-07493-X. Meer info: 0800/30.143 of customer@kluwer.be).