In een vorig nummer behandelden we de termen corrigerende, positieve terugkoppelingen en de rol die een manager het best inneemt indien er zich conflicten tussen werknemers voordoen. Onderstaand belichten we hoe men het meest resultaat uit een vergadering en een presentatie haalt. Tijdens vergaderingen beschikt de manager niet alleen over de mogelijkheid om te informeren maar tevens om te sturen, te motiveren en zijn vaardigheden als manager tentoon te stellen. Verwittig de deelnemers Als er een vergadering gepland is, communiceer dan met de medewerkers over de onuitgesproken boodschappen van de vergadering. Maak duidelijk waar, voor welk doel en wanneer de vergadering plaats vindt. Stel een agenda op en lever er eventueel een rapport over het desbetreffende onderwerp bij. De agenda Het doel van de komende vergadering bepaalt uw plan, hetgeen de agenda voor de vergadering aangeeft. In de agenda vermeldt men de te behandelen onderwerpen, de tijdsspanne die voor elk puntje worden uitgetrokken en wie welk onderwerp presenteert. Duid indien de situatie het mogelijk maakt een leider, een bemiddelaar en een tijdbewaker aan. De vergadering op de juiste sporen leiden In eerste instantie is het uiterst belangrijk dat de deelnemers op tijd op de vergadering aanwezig zijn. Zo ontstaat er zeker geen tijdverlies, ongenoegen bij de "op tijd komers" en is de kans onbestaande dat vertragingen langer en langer gaan duren. Indien er zich toch dergelijke omstandigheden voordoen, stelt men regels op waarbij iedereen wordt geacht zich eraan te houden. Geef de medewerkers eventueel de mogelijkheid dit reglement op te stellen. Het tweede, interessante hulpmiddeltje om een vergadering in goede sporen te leiden is om een evenwichtige deelname te creëren. Indien een aantal deelnemers tot de groep van de passieve communicators behoren, spreek je hen aan bij hun naam en vraag op de man af naar hun mening. De vergadering tot een einde brengen Aan de hand van de onderstaande drie hulpmiddelen behandelt men in het kort het einde van een vergadering. 1. Herhaal of vraag aan de deelnemers welke belangrijke punten men gedurende de vergadering heeft behandeld? 2. Bespreek de toegewezen taken, duid verantwoordelijken aan, stel een tijdslimiet op en deel de wijze waarop de resultaten aan de deelnemers gerapporteerd worden mee. 3. Noem nog eens het doel op. Dank de deelnemers voor hun deelname en loof de eventuele vooruitgang die geboekt is. Presentatie Er bestaan vele manieren om indruk op de medemens, concurrent en (potentiële) klant te maken. Maar de kans bij uitstek is een deskundige presentatie. Elke presentatie die men geeft, biedt de kans om geloofwaardigheid en deskundigheid uit te stralen, om mensen te informeren en te inspireren, om anderen te overtuigen ideeën over te nemen en daarnaar te handelen en om carrières open te laten bloeien. In een volgende editie heeft u dan ook de mogelijkheid te achterhalen op welke manier je het best omgaat met presentaties. (Bovenstaande reeks is gebaseerd op het boek "Effectief communiceren" van Lani Arredondo, Academic Service, Schoonhoven. Meer info: 00-31-182-322422 of http//:www.academicservice.nl).