Efficiënte vergaderen, een kwestie van organisatie (1)
15/06/2007 OM 00:00
- Luc Willemijns
“Twee op drie vergaderingen zijn overbodig”. Zo luidt de conclusie van een onderzoek naar het vergadergedrag bij 800 leidinggevenden in Europa. Slechte voorbereidingen, het niet helder toewijzen van taken en verantwoordelijkheden, het gebrek aan stiptheid zijn enkele factoren die het vergadergedrag niet ten goede komen.
Een efficiënte vergadering voldoet aan zeven basiscriteria. Tijdens een goed georganiseerde meeting is al het bronmateriaal voorhanden, zijn de deelnemers maximaal voorbereid, gaan ze doelgericht te werk en houden ze een strikte timing aan. Op het einde van de vergadering, legt de voorzitter de bereikte resultaten vast en lijnt hij de actiepunten op. Tot slot evalueert hij samen met de deelnemers of alle objectieven van de vergadering werden belicht.
Voorbereiding
Goed begonnen is half gewonnen. Een goede voorbereiding is allesbepalend voor een goed resultaat. De voorzitter van de vergadering verzamelt vooraf de nodige informatie en nodigt de juiste personen uit.
Iedereen op tijd
Iedereen kent ze wel, de “duivenkot-vergadering”, waarbij de deelnemers te laat komen opdagen of tijdens de vergadering met andere activiteiten bezig zijn. Het laattijdig beginnen aan een vergadering of het nutteloos uitlopen ervan kost bedrijven handenvol geld.
Agenda
Een vergadering begint steeds met het duidelijk formuleren van de agendapunten. De voorzitter gaat hierbij steeds doel- en resultaatgericht te werk. Bij het overlopen van de agenda geeft de voorzitter duidelijk aan op welke vragen hij na de vergadering een antwoord moet hebben. Hij rangschikt de agendapunten volgens prioriteit en bepaalt hoeveel tijd hij aan elk punt wil besteden.
Notities
Aan het begin van de vergadering, duidt de voorzitter een deelnemer aan die de beslissingen noteert. Tijdens het noteren, kan de verslagmaker gebruik maken van verschillende hulpmiddelen, afhankelijk van de aard van de meeting: mind mapping, story boarding, cluster cards, …
Controle
Wie een vergadering leidt, heeft de verantwoordelijkheid om de deelnemers op het juiste spoor te houden. Een eenvoudig hulpmiddel hiervoor is de “introductie, ontmijning en gijzeling”-methode:
Introductie: Geef één minuut per deelnemer om zichzelf voor te stellen.
Ontmijning: Geef elke deelnemer één minuut om hun standpunt te verduidelijken. Dit helpt deelnemers om hun aandacht bij de vergadering te houden.
Gijzeling: Wanneer een nieuw probleem de vergadering volledig in beslag dreigt te nemen, behandel je dit probleem als een afzonderlijk agendapunt. Het onderwerp kan dan aan aanbod komen tijdens een volgende meeting of tijdens een volgende bijeenkomst.
Afsluiting
De “perfecte vergadering” wordt afgesloten met het perfect concretiseren van de actiepunten. Een aan te raden methode is de “4W-methode”:
- Wat moet er exact gedaan worden?
- Waarom moet het worden gedaan? Helpt het ons echt het beoogde resultaat te bereiken?
- Wie doet het?
- Wanneer moet het resultaat er zijn?
Naast de opvolging van de actiepunten, vat de voorzitter nog de algemene conclusies samen. Op die manier is hij zeker of alle deelnemers op dezelfde golflengte zitten. Dit geeft ook een goed gevoel aan alle deelnemers: ze hebben er een zinvolle vergadering opzitten.
Opvolging
Binnen 24 uur na de vergadering krijgt iedereen een kopij van het actieplan. Zo vermijdt u dat medewerkers wachten op het verslag alvorens in actie te schieten. Dit verslag geeft duidelijk weer, wie welke punten tegen wanneer voor zijn rekening moet nemen.
(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Key Job Training. Info: 02/340.05.70 of http:www.keyjob-training.com).