Dien je onmiddellijk bij het opstarten van je zelfstandige activiteit over te gaan tot het aankopen van een boekhoudsoftware? Een vraag die vele jonge en startende ondernemers zich stellen. Veel starters beperken zich tot het overlaten van de hele administratieve opvolging aan hun boekhouder of accountant, maar is dit steeds de juiste keuze? Wij zetten een aantal punten op een rijtje.

Hou er rekening mee dat ook de boekhouder zijn prestaties doorrekent.

Heb je veel uitgaande of inkomende facturen of heb je veel financiële bewegingen, dan doe je er ongetwijfeld best aan deze zelf in een software in te voeren.

Het werk van de boekhouder blijft dan beperkt tot het vervullen van bepaalde administratieve verplichtingen voor jou en je hoeft niet te betalen voor het inboeken van je facturen.

Het belangrijkste werk van je boekhouder is je te begeleiden en je advies te geven, accountants en boekhouders zijn geen administratieve medewerkers.

Budget?

Tegenwoordig kan je al boekhoudsoftware aankopen voor minder dan 500 EUR.

Vaak gaat het dan om software die je in de grotere winkelketens kan aankopen.

Je dient er echter rekening mee te houden dat, wanneer je voor een dergelijke software kiest, je in de toekomst vaak geblokkeerd zal zijn omdat de gegevens niet vlot recupereerbaar zijn als je naar een andere software wil overschakelen en dat deze software geen mogelijkheden biedt qua uitbreiding (bijvoorbeeld een software voor het beheer van de verkopen, aankopen en stock).

Wanneer je aan de slag wil gaan met een software die deze beperkingen niet kent, dien je rekening te houden met een investering van 500 EUR tot 1.000 EUR voor de aankoop van de software-licentie en een jaarlijks contract voor de upgrades van om en bij de 200 EUR.

Hou er echter rekening mee dat je als starter vaak bepaalde voordelen kan genieten. Zo wordt de licentie van bepaalde boekhoud-software gedurende het eerste boekjaar gratis aangeboden.

Opvolgen van bedrijfsactiviteiten

De boekhouding is meer dan de BTW-aangifte. Wanneer je zelf je boekhouding voert, heb je ook een duidelijk zicht op je activiteit en hou je voeling met je bedrijf.

Belang van dienst na-verkoop

Heb je de beslissing genomen om een software te gaan gebruiken, maak dan de juiste keuze. Niet alleen het product is belangrijk, maar ook de dienstverlening die je zal krijgen.

Software heb je in alle maten en kleuren. Kies voor een pakket dat je zal toelaten om te evolueren in de toekomst (uitbreiding met beheer van de aankopen, verkopen en eventueel stock, het gebruik in netwerkomgeving, beveiliging in geval van bijkomende medewerkers, …).

Je hoeft de software niet altijd aan te kopen, er zijn tal van formules die interessanter kunnen zijn.

Zo kan je tegenwoordig software huren of kan je verkiezen om een SaaS (Software-as-a- Service)-model te gaan gebruiken waarbij je via Internet je boekhouding voert op een externe server (dit kan zeer interessant zijn als je vaak buitenshuis bent en bovendien zijn je gegevens steeds beschikbaar, niet alleen voor jezelf maar ook voor je boekhouder).

Huurformules zijn tegenwoordig al beschikbaar voor 25 EUR per maand, met inbegrip van de software en de upgrades.

Belangrijke wijzigingen op til

Vanaf 1 januari 2010 zijn er wijzigingen in de BTW-aangifte, zorg dus in elk geval dat je de updates van je software verkrijgt. Heb je deze niet, dan zal je geen geldige BTW-aangifte kunnen doen.

Bovendien dienen alle BTW-aangiftes vanaf 2010 elektronisch te gebeuren, het gebruik van een software is hierbij een uitstekend hulpmiddel, vermits je de aangifte via een xml-bestand kan uploaden op de website van de administratie.

Elke degelijke software biedt je deze mogelijkheid in de basisversie.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Start Your Business. Info: www.startyourbusiness.be).