Of je nu sociale netwerken toestaat op kantoor of niet, richtlijnen zijn nodig want medewerkers gaan aan het fenomeen deelnemen. Of je dat nu als bedrijf al dan niet wilt. Er zijn nogal wat verhitte discussies rond het opstellen en implementeren van deze richtlijnen, de zogenaamde social media-policy. De discussie gaat van “Wie moet die opstellen?” over “Wat moet erin staan?” tot “Hoe moet je die implementeren?”. Onderstaand vijf stappen die het pad effenen voor een succesvolle invoering van een dergelijke “policy”.

1. Bewustmakingsproces:

Dit lijkt een evidentie, maar de praktijk leert dat het voornamelijk de marketeers zijn die zich van sociale media bewust zijn. Andere medewerkers (zoals administratieve krachten) leren al doende en dat is juist de belangrijkste valkuil voor het maken van fouten die nu en dan eens de pers halen. Het informeren van ALLE medewerkers binnen het bedrijf is derhalve een must. Die stap wordt evenwel vaak vergeten.

2. Inventariseren:

Wanneer bedrijven worden gevraagd waar hun medewerkers actief zijn, luidt het antwoord steevast: “LinkedIn, Facebook, Hyves en Twitter”. De praktijk leert opnieuw dat dit vaak maal drie of vier is! Vaak vergeet men de multi-media- en blog-platformen. Dus, zoals met elk project moet je steeds beginnen met een inventaris van waar je staat. Ook bij het uitschrijven van een social media-policy.

3. Social media-policy schrijven:

In deze fase van het proces stel je de richtlijnen op waaraan iedereen zich moet houden bij het deelnemen aan social media. Marketing neemt de leiding, maar werkt nauw samen met Human Resources, IT en de gebruikers. Ook het management van het bedrijf dient hier actief bij betrokken.

Belangrijk is ook dat de richtlijn (social media-policy) zich naar ALLE werknemers richt. Een algemene presentatie is aanbevolen.

4. Training:

Nu je weet waar de medewerkers actief zijn en er richtlijnen zijn, is het efficiënt organiseren van trainingen een eenvoudig vervolgstuk.

5. Monitoring:

Laatste stap in het proces is het opstellen van een goede monitoring. Deze monitoring richt zich op drie facetten: de “brand”, het bedrijf en de medewerkers. Een regelmatige status-update zal er voor zorgen dat je op koers blijft en efficiënt van social media gebruik maakt.

Als je deze stappen doorloopt, creëer je een positief klimaat waarin heel wat discussies nadien over “wat kan en wat niet kan” worden vermeden.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Vanguard Leadership.

Meer info: www.vanguard-leadership.be of 0478/50.41.35).