Het in Sint-Niklaas gevestigde Niko is een schoolvoorbeeld van een steeds succesvol blijvend familiebedrijf omdat het uitstekend op de vraag van klanten inspeelt. Sinds het ruim 90 jaar geleden werd opgericht (1919) bleef het dankzij een weldoordacht management een gestage groei doormaken. Die groei wil het uiteraard bestendigen en dat doet het onder meer via de implementatie van Corsa Invoice en Corsa Contract, die allebei geleverd werden door Infomat, een dochter van het beursgenoteerde Systemat.

Niko ontwikkelt vooruitstrevende oplossingen voor elektrisch schakelmateriaal, lichtregeling, huisautomatisering, deurtelefonie en videofonie en besteedt daarbij steeds meer aandacht aan design, zoals het onlangs tijdens de Interieurbiënnale in Kortrijk nog demonstreerde.

Daar introduceerde het een revolutionaire schakelaar met wuifbediening.

Het bedrijf gaat bij het ontwikkelen van nieuwe producten uit van een aantal vaste waarden: niet enkel wordt wat de fabriek verlaat met de grootste aandacht voor het milieu ontworpen en geproduceerd, alles wordt bovendien tegelijkertijd zorgvuldig gecontroleerd en getest.

Om telkens weer het juiste antwoord te kunnen geven op veranderende noden, investeerde Niko ook in een eigen R & D-afdeling, waar de noden van de klant vertaald worden in nieuwe oplossingen en producten van topkwaliteit.

Tijdwinst bij factuurverwerking

De onderneming, die marktleider is in zijn sector, telt om en bij de 450 werknemers en realiseert een omzet van ruim 90 miljoen euro.

Ze telt ook diverse zusterbedrijven, wat maakt dat de centrale administratie behoorlijk ingewikkeld is geworden.

Onder meer voor de factuurverwerking “is time bij Niko letterlijk money”.

Voor het boeken van tijdwinst bij die factuurverwerking ging Niko in 2009 op zoek naar het ideale pakket.

Na rijp beraad werd gekozen voor de modules Invoice en Contract van Corsa.

We hebben bij Niko afspraak met IT-project manager Anton Verhelst, die het hele project van A tot Z opvolgde.

Hij verduidelijkt onder meer hoe Invoice al op 1 maart vorig jaar live ging en waarom er na een selectieprocedure voor Infomat werd gekozen.

“De facturen sneller kunnen verwerken, dat stond centraal toen we in 2009 de beslissing namen om in te grijpen in de boekhouding. We vergeleken drie pakketten met elkaar die alle drie ongeveer even performant waren, maar kozen uiteindelijk voor Corsa omdat dit systeem niet enkel de beste prijs/kwaliteit-verhouding koppelde aan een uitstekende service, maar omdat het bovendien aangeboden werd door een firma die ervaring had met de implementatie ervan in SAP, het centrale systeem dat Niko al vele jaren hanteert. Uiteindelijk gingen we met Corsa Invoice, voor ons veruit het belangrijkste van de twee modules die we aankochten, voor alle boekhouders en goedkeurders live op 1 maart 2010. Corsa Contract, dat er kwam op aanvraag van ons “legal departmen”’, werd begin 2011 in gebruik genomen.”

Doelstellingen Corsa Invoice

Wat is dan het algemene doel van de implementatie van Corsa Invoice?

Anton Verhelst: “Allereerst waren er drie doelstellingen bij het inscannen van facturen en/of contracten: de elektronische herkenning ervan, het streven naar een vorm van een “paperless office”, waarbij er voor de goedkeuring van de facturen zonder papier zou worden gewerkt, en tot slot ook het sneller verwerken van facturen van de diverse dochterfirma’s buiten Sint-Niklaas. De andere doelstellingen lagen bij het opzetten van de workflow voor de elektronische goedkeuring van facturen en het via Corsa en/of SAP mogelijk maken van het opvragen van facturen door de gebruiker zelf. De KPI’s hierbij kunnen gemakkelijk samengevat worden: het realiseren van zowel tijdwinst als een snellere betaling van inkomende facturen.”

De manier van werken is met Corsa Invoice poepsimpel: een factuur klik je enkel aan in de mail, waarna het document wordt goed- of afgekeurd.

Corsa moet dus niet eerst opgestart worden voor je het kunt gebruiken.

Bovendien hoef je ook niet veel van het systeem af te weten om ermee te kunnen werken omdat het gepresenteerd wordt in PDF-vorm.

Frequente gebruikers kunnen Corsa uiteraard wel opstarten, waarna ze alle facturen op een rij te zien krijgen.

Verbeteringen en efficiëntiewinst

Uiteraard willen we van Anton Verhelst ook een en ander vernemen over de gerealiseerde verbeteringen en de winst in efficiëntie:

“Bij het voorafgaande werk en het verdelen van de facturen wordt geen tijdswinst vastgesteld. Er is daarentegen wel een relevante tijdswinst bij het telefonisch of per mail versturen van aanmaningen en de frequente herverdeling van facturen via de interne post. Hierbij stuurt Corsa zelf rappels via e-mail.”

“Verder stellen we vast dat facturen sneller goedgekeurd worden en dat de kosten op deze manier in de juiste maand worden geboekt. Ook worden goedkeuringen niet meer achter het origineel gehangen na het rondsturen en viel het klassement na de goedkeuring bijgevolg weg. Andere grote voordelen waren dan weer dat er bij vragen over facturen een gemakkelijke weergave op het scherm komt - dus zonder opzoeking in de mappen - en dat goedkeurders zelf facturen kunnen raadplegen. Dit laatste betekent dat ze onze dienst niet langer hoeven te bellen, wat uiterst belangrijk is als, bijvoorbeeld, het budget wordt opgemaakt of het jaar afgesloten. Tot slot verzekert Corsa ook een heel vlot proces van inboeken, eens het proces van scannen, herkennen en goedkeuren achter de rug is. Dat inboeken ging vroeger door meerdere handen.”

Corsa Contract

Eerder in de reportage hadden we het eveneens over het in huis halen van Corsa Contract, op vraag van het “legal department”. Waarom deed Niko aanvullend ook een beroep op Corsa Contract?

“We waren al langer op zoek naar een contractbeheersysteem. Toen bleek dat Corsa Contract perfect aansloot bij Invoice hadden we de ideale aanvulling gevonden. Dankzij dit systeem kan ons “legal department” voortaan alle inkomende contracten met al zijn leveranciers elektronisch registreren en ten gepaste tijde overgaan tot de termijnbewaking van het vervallen van overeenkomsten. Corsa Contract evalueren is vooralsnog onmogelijk, omdat het systeem pas op 1 januari jongstleden echt live ging. Toch steken de eerste contracten er inmiddels al in en werden de opleidingen gegeven,” zo nog Anton Verhelst.

Toekomstplannen

De slotvraag ligt voor de hand: wat moet de toekomst volgens Anton Verhelst brengen?

“Concrete, gerichte plannen zijn er nog niet echt, maar het spreekt vanzelf dat telkens dit nodig is de nodige upgrades zullen gemaakt worden. Het belangrijkste nu is het implementeren van Corsa Invoice naar alle dochterbedrijven. Daarna zien we dan wel.”