Bijna 25% van de werknemers gelooft dat de werkgever niet verantwoordelijk is voor illegaal software-gebruik op eigen apparaten. Dat is ten onrechte. Ongeacht het soort apparaat, kan de werkgever aansprakelijk gesteld worden voor software die de werknemer op de werkplek gebruikt. Volgens onderzoek in Nederland in opdracht van BSA | The Software Alliance, gebruikt vandaag al 10% van alle werknemers een eigen smartphone, laptop of tablet op de werkplek (Bring Your Own Device). Duidelijke BYOD-richtlijnen kunnen juridische problemen vermijden maar zijn bij 20% van de werknemers onbekend.

BYOD is een trend waarbij steeds meer werknemers eigen apparatuur gebruiken omdat ze vinden dat de werkgever niet snel genoeg op de technologische ontwikkelingen inspeelt en ze liever een eigen smartphone, notebook of laptop gebruiken. Deze trend wordt steeds populairder bij zowel werkgevers als werknemers.

Werknemers kunnen ongestoord illegale software downloaden, wat 10% ook doet (mannen vaker dan vrouwen). Werkgevers moeten beseffen dat ze aansprakelijk kunnen worden gesteld wanneer hun medewerkers op het werk illegale software gebruiken, ook als het gaat om hun eigen smartphone of computer.

IT-beleid hierop afstemmen

Om te vermijden dat je als organisatie ongewild illegaal bezig bent en onnodige financiële, veiligheids- en reputatierisico’s loopt, zet BSA | The Software Alliance enkele concrete tips op een rijtje.

1. Ontwikkel een duidelijk bedrijfsbeleid rond BYOD

Een nuttige eerste stap zou zijn dat de werkgevers een standpunt innemen omtrent hun BYOD-bedrijfsbeleid, en dit standpunt vervolgens meedelen aan al hun personeel. Het is voor werkgevers ook belangrijk hun personeel te wijzen op de mogelijke aansprakelijkheid van de werkgever wanneer op de bedrijfssystemen software zonder geldige licentie wordt aangetroffen.

2. Informeer je werknemers, doe regelmatig software-audits

Onderzoek leert dat 20% van het personeel geen weet heeft van een BYOD-beleid in het bedrijf. Veel jongere werknemers houden er gewoon geen rekening mee. Personeel moet hierin worden “opgevoed” en tegelijk moeten bedrijven geregeld software-audits uitvoeren om zich ervan te vergewissen dat hun licentieregels worden nageleefd. Sancties bij overtreding worden best vooraf vastgelegd en duidelijk gecommuniceerd.

3. Persoonlijke software-licenties verzamelen

Sommige bedrijven hanteren de aanpak dat elke werknemer het software-programma met licentie meebrengt naar het werk. Een kopie van de geldige licentie wordt bewaard in de bedrijfs-safe. Zodra de werknemer het programma niet meer nodig heeft, maakt het IT-personeel de installatie van het programma ongedaan en wordt de schijf aan de werknemer terugbezorgd.

4. Overstappen naar virtuele desktop en partitioning

Hiervoor bestaat een alternatieve aanpak. Een organisatie kan ook overstappen naar virtuele desktops en afzonderlijke partities maken op een toestel, bijvoorbeeld een laptop. Met deze partities is het vervolgens mogelijk de IT-omgeving van het bedrijf te scheiden van de persoonlijke IT-omgeving. Een virtuele desktop en partitionering zorgen ervoor dat de gebruiker enkel toegang heeft tot zijn persoonlijke software als hij buiten de bedrijfscontext werkt. De software op de virtuele desktop staat onder controle van het bedrijf en zijn IT-afdeling, die direct instaat voor de legaliteit van de geïnstalleerde software.

5. Let op met de algemene IT-beveiliging

Bedrijven zouden ook hun basis in het oog moeten houden: firewall, virusscanning-software en controle op de netwerktoegang. Er zijn nog altijd bedrijven die hier te weinig aandacht voor hebben. Als ze hun procedures en beleid verstrengen, zullen gebruikers niet in staat zijn toegang te krijgen tot het netwerk op het moment dat ze hun eigen (illegale) software op hun desktop of mobiel toestel gebruiken. In dat geval krijgen gebruikers enkel toegang tot het netwerk als ze toegang krijgen tot de virtuele desktop van het bedrijf.