Het verlies aan vitale data is veelal een ramp voor een onderneming. En dan gaat het niet enkel om het verlies van de magnetische en optische dragers. Ook de papieren documenten zijn bedreigd. Het gaat daarbij niet enkel om het gevaar voor brand. Papieren documenten zijn gevoelig voor luchtconditionering, stof en verlichting. De kwaliteit van de documenten lijdt daaronder. De meeste bedrijven zijn vrij goed beveiligd tegen diefstal en inbraak. Dat neemt niet weg dat doelgerichte diehards snel hun weg zullen vinden naar het hart van het bedrijf en de vitale documenten kunnen vinden.

Belangrijke documenten moeten goed tegen fataal verlies worden beschermd. Professionele archiefbeheerders hebben heel hun strategie gebouwd op waterdichte beveiligingssystemen die de data van de klanten optimaal verzekeren.

Superbeveiliging voor zowel papieren …

Een perfecte bescherming van papieren documenten is in België beschikbaar. Zo is er een professionele archiefbewaarder die enkele van zijn sites heeft ingericht, rekening houdend met de Britse standaard voor historische documenten. Alle diensten zijn er ISO-9001 en ICO/OEC 27001 gecertificeerd. Buiten de anonieme streepjescode dragen de dozen waarin de documenten liggen opgeslagen, geen merktekens. Ze worden door de computer volgens gewicht en maten over de hele site verspreid.

Geen enkele werknemer heeft trouwens alle sleutels in handen om de inhoud van een doos op te vragen en ze vervolgens te identificeren. Bepaalde dozen kunnen overigens verzegeld worden. Het barcodesysteem op de dozen heeft een fouttolerantie van 0%. Op het traject van ophaling tot opbergen en inventarisering wordt elke doos drie keer gecheckt. Ook daarna wordt elke beweging van om het even welke doos geregistreerd.

… als elektromagnetische dragers

Ook de elektromagnetische dragers worden, volgens een uitgekiende planning, uitgewisseld, vervoerd en opgeslagen in kluizen tegen elektromagnetische invloeden beschermd. Ze worden er slechts uitgediept volgens het uitwisselingsschema dat de klant zelf opmaakt. De computer backups zijn in dit opzicht slechts zinvol als ze routinematig worden uitgevoerd.

Bepaalde aanbieders schakelen koeriers in die zich op afgesproken momenten telkens aanbieden en die discipline heel rigoureus volhouden. De backups blijven enerzijds off-line maar zijn anderzijds heel snel beschikbaar. Gespecialiseerde archiefbeheerders helpen hun klanten in dit opzicht bij de opmaak van een sluitend data recovery-plan.

Sommige aanbieders zijn overigens toonaangevend bij de digitalisering van archieven. Ze worden tot A0-formaat ingescand, geïndexeerd en met tekstherkenning gearchiveerd. Consultatie kan naderhand via Internet of een drager naar keuze van de klant. De klanten kunnen er overigens voor kiezen om hun gedigitaliseerde data te integreren in hun eigen document management (DMS)-, customer relationship management (CRM)- of enterprise resource planning (ERP)-systemen.

Een elektronisch archief is voorts maar zo goed als de eenvoud in zijn consultatie. Bedrijfsgebonden software vindt in dit opzicht in een mum van tijd elk gewenst document. Het kan onmiddellijk afgedrukt worden of per e-mail verstuurd. Sommige aanbieders pakken uit met performante oplossingen, waarmee documenten zelfs tussen vestigingen of leveranciers kunnen worden gedeeld.

Bepaalde archiefbeheerders zijn ook actief in het bewaren van farmaceutisch materiaal en labo-archief. De overheid heeft de wettelijke bewaartermijnen voor farmabedrijven in bepaalde omstandigheden opgetrokken tot meer dan tien jaar nadat het product uit de markt is gehaald.

Productiestalen van geneesmiddelen, cosmetica of ander referentiemateriaal worden bewaard in de beste klimatologische omstandigheden. Het archiefbeheer wordt daarbij een flexibel werkinstrument waar stalen kunnen aan toegevoegd of verwijderd. De infrastructuur en de werkmethodes voldoen daarbij aan alle wettelijke voorschriften die permanent door de eigen experten worden opgevolgd

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Merak N.V (Mechelen)).

Meer info: 078/15.31.61 of www.merak.be.