In al de wrevel om de groeiende papierberg wordt dan vaak besloten om het archief maar liever elders onder te brengen. Liefst zo ver mogelijk van de directielokalen vandaan. Het probleem wordt op die manier alleen maar verplaatst. Dat de verantwoordelijkheid over het papieren verleden dan bovendien vaak wordt doorgeschoven naar een moegestreden werknemer vergroot de chaos alleen maar.

Digitale opslagcapaciteit niet onbeperkt

In de digitalisering van het bedrijfsleven zijn de problemen nog groter geworden. De digitale opslagcapaciteit is nu eenmaal niet onbeperkt. Bovendien lopen nogal wat mensen vaak hopeloos verloren in de wirwar van magnetische en optische dragers. In die mate dat wanbeheer door ondeskundigen de ellende nog veel groter maakt. Waar je de loonadministratie van enkele jaren geleden moet terug vinden, is dan vaak een onoplosbaar vraagstuk.

Uitbesteden beste optie

Het uitbesteden van het archiefbeheer aan derden lijkt in dit opzicht de enige oplossing. Niet alleen beschikken gespecialiseerde aanbieders over de nodige fysieke ruimte om vele kilometers aan papieren documenten op te slaan. Ze beheersen bovendien de technieken om de toegang tot de digitale documenten leesbaar te houden. Elk archiefstuk kan op die manier met een foutenmarge van 0% opgehaald worden in een minimum van tijd. Zowel als fysiek document dan wel ingescand.

Papieren documenten worden bij de klant aan huis opgehaald om te worden ge(her)conditioneerd, geïnventariseerd, opgeslagen in een licht- en luchtgecontroleerde opslagplaats en veilig beheerd. Wie voor elektronische archivering kiest kan zijn documenten laten digitaliseren, inventariseren, indexeren en naderhand ook consulteren. Bepaalde aanbieders zorgen ervoor dat de gedigitaliseerde documenten vervolgens naadloos worden geïntegreerd in de DMS-, CRM- of ERP-systemen van de klant.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Merak N.V (Mechelen)).

Meer info: 078/15.31.61 of www.merak.be.