Print-quota kunnen dermate worden ingesteld dat aan werknemers of afdelingen verschillende print-kredieten kunnen worden toegewezen. Als dit krediet is opgebruikt, kan de gebruiker niet meer printen tot de “rekening” terug wordt aangevuld.

Dankzij deze oplossing zal de IT-afdeling de verspilling van afdruktaken kunnen verminderen en de uitgaven nauwlettend opvolgen. Een dergelijke ingreep heeft ontegensprekelijk ook een sensibiliserend effect. Onnodige afdrukken zullen maximaal worden vermeden.

Hogere documentbeveiliging

Print-opdrachten kunnen vanaf een gekozen printer worden afgedrukt door op het bedieningspaneel een print-code in te geven of met een ID-kaart over de aangesloten kaartlezer te vegen. Dat verhoogt de documentbeveiliging van het hele printer-park vermits de vertrouwelijke documenten enkel voor de afzender toegankelijk zijn.

Uitgeschakelde printer-functies

Bepaalde printer-functies kunnen worden uitgeschakeld met het oog op het verbeteren van de printer-beveiliging en het verminderen van kosten (misbruik). Aan elke werknemer/afdeling kan een bepaald profiel worden toegekend die de toegestane functies voor hen beschikbaar maakt. Zo kunnen bepaalde werknemers enkel gemachtigd te zijn om in zwart/wit af te drukken of te kopiëren. Andere kunnen mogelijk van de volledige functionaliteit van de multifunctional of het volledige printer-park gebruik maken.

Rapportering

Met de rapportering-tools verwerft de IT-verantwoordelijke een betere kennis en controle over de printers in de onderneming. Boekhoudkundige rapporten tonen aan hoeveel en hoe vaak personeelsleden en afdelingen printen. De administrator-rapporten dragen dan weer bij tot het bepalen van de gebruikspatronen van de printer en het vaststellen van welk type printer nodig is om de kosten maximaal te drukken.

De software capteert alle informatie over print-opdrachten op een beveiligde server. Zodoende kan de administrator deze gegevens beheren en controleren door middel van een geïntegreerde gebruikers-interface (UI). Een gedegen beheer van deze data brengt diverse kostenbesparingen binnen bereik. Met de opgedane inzichten is de onderneming immers bij machte die toestellen aan te kopen die beter bij het afdrukprofiel van de organisatie passen.

Een nauwgezette opvolging resulteert bovendien in een sensibilisering van de gebruikers van het printerpark. Gevolg is dat minder wordt afgedrukt en dat de kwaliteit (en kost) van wat wordt geprint beter aansluit op de effectieve noden (lees: geen kleuren-prints indien niet echt vereist, nvdr.).

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Brother International (Belgium) N.V. (Groot-Bijgaarden)).

Meer info: 02/467.41.11 of www.brother.be.