Nieuwe Betalen leidt tot transformatie mondiale B2B-handel

Vier opmerkelijke trends in purchase-to-pay (P2P)

In de mondiale B2B-handel voltrekken zich diepgaande veranderingsprocessen. Bedrijven staan onder grote druk om hun kasstromen te optimaliseren. Financiële managers maken daarom steeds vaker gebruik van innovatieve facturatie- en betalingsstrategieën, alternatieve financieringskanalen, real-time bedrijfsnetwerken en verfijnde analyse-tools. Het Nieuwe Betalen, met e-invoicing en rapportagesystemen, kent dit jaar een krachtige groei. Dat zal leiden tot meer financiële transparantie, een betere stroomlijning van de bedrijfsprocessen en een nauwere samenwerking tussen nationale en internationale handelspartners.

Uit State of Accounts Payable, een recente studie van het TAPN (The Accounts Payable Network), ’s werelds grootste organisatie van crediteurenbeheerders, kunnen vier krachtige trends worden afgeleid.

1. België koploper in elektronisch betalen

Elektronisch betalen biedt tal van voordelen: minder kosten, lagere fraudegevoeligheid plus de mogelijkheid om verrichtingen in real-time te volgen (tracking). Bovendien maakt elektronisch betalen het ook mogelijk om de cultuur van late betalingen te doorbreken. In de markt zijn oplossingen voorhanden die er voor zorgen dat bijvoorbeeld de aankopers op de betaaltermijn betalen terwijl de leveranciers vroegtijdig met complete transactiegegevens de betaling ontvangen.

België blijkt koploper op het gebied van elektronische betaalsystemen te zijn. Het betalingsverkeer in ons land is bijna volledig geïnformatiseerd terwijl bedrijven elders in de wereld nog volop van papieren cheques gebruik maken.

De invoering in 2002 van een Europese eenheidsmarkt voor betalingen vormde een belangrijke stimulans voor elektronisch betalen. Sindsdien bestrijken de betaalsystemen niet enkel het kleine België maar de volledige eurozone plus een aantal landen zoals Zweden en Zwitserland. Deze zone kreeg de naam Single Europe Payments Area (SEPA). Binnen deze zone worden alle betalingen als interne verrichtingen beschouwd en kunnen alle bedrijven en consumenten gebruik maken van geharmoniseerde overschrijvingen, domiciliëringen en betaalkaarten. Op 1 februari 2014 werd de overstap naar SEPA-betaalsystemen definitief voltooid.

2. De toekomst ligt in de cloud

Het crediteurenbeheer verhuist integraal naar de cloud. Bedrijven en organisaties van elke omvang treden toe tot het SaaS-tijdperk (Software-as-a-Service) zodat tools en toepassingen op elk gewenst moment beschikbaar zijn, en dat vanop elke computer, tablet of smartphone. Op die manier kunnen financiële managers het crediteurenbeheer beter beheren en de kosten beter in de hand houden.

De verwerking van leveranciersfacturen en onkostendeclaraties verloopt een stuk efficiënter dankzij het automatiseren van controle-, goedkeurings- en betalingsprocessen, onafhankelijk van de reis- of verlofplanning van de medewerkers. Door goedgekeurde facturen automatisch te betalen, genieten bedrijven steeds meer van kortingen voor snelle betalers én van immateriële reputatievoordelen.

Bovendien maken de medewerkers van de crediteurendienst intensiever gebruik van on-line bedrijfsnetwerken wat hen toelaat om wereldwijd in real-time met hun handelspartners te communiceren.

3. Cashflow is king

Cashflow is dit jaar een topprioriteit, dit zowel voor kopers als leveranciers. Bedrijven proberen om hun kasstromen te verbeteren door een optimale timing van hun uitgaven en ontvangsten. Een andere ontwikkeling is het aanboren van alternatieve financieringsbronnen: leveranciers worden hierdoor minder afhankelijk van hun klanten voor de cashflow-optimalisatie.

Crediteurenafdelingen worden intern afgerekend op hun vermogen om de facturen binnen de wettelijke termijn te betalen. Uit de TAPN-studie blijkt dat gemiddeld 83% van alle inkomende facturen op tijd wordt betaald. De gemiddelde betaaltermijn bedraagt 34 dagen.

Kortingen voor snelle betalers raken steeds meer ingeburgerd: 14% van de inkomende facturen biedt deze mogelijkheid. Helaas wordt slechts 58% van de aangeboden kortingen ook effectief verzilverd.

4. Groeiende vraag naar real-time analytics.

Ook in 2015 groeit de vraag van managers naar real-time analyse- en rapportage-tools. Gesofistikeerde analyse-software wordt ingezet om het netwerk van klanten en leveranciers door te lichten en om de onderliggende trends in aankopen, uitgaven en betalingen bloot te leggen. Dankzij een verfijnde analyse van het volledige purchase-to-pay traject kunnen managers kosten besparen, de order-to-cash conversiecyclus verbeteren en de financiële bedrijfsprestaties naar een hoger peil tillen.

Meer inzicht in de kasstromen leidt ten slotte ook tot succesvoller teamwork: zowel de samenwerking tussen de interne afdelingen (bijvoorbeeld crediteurenbeheer, financiën, aankoopdienst) als met de externe handelspartners maakt een sprong vooruit.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Basware Belgium N.V. (Erembodegem))

Meer info: 053/60.11.11 of www.basware.be.