Omdat de stroom aan informatie en data waarmee we tegenwoordig worden geconfronteerd, nog nooit zo groot is geweest, hebben kenniswerkers steeds meer moeite om snel de vereiste informatie te vinden. En doordat zoekacties naar specifieke documenten al gauw tijdrovend, arbeidsintensief en kostbaar zijn, hebben deze uiteindelijk negatieve gevolgen voor het concurrentievermogen van uw bedrijf. Want iedereen weet het: hoe (kosten)efficiënter, sneller en duurzamer de processen, hoe groter de voorsprong op de concurrentie.

Of het nu om commerciële of administratieve bedrijfsprocessen gaat, het managen van documenten vereist een uniforme organisatie- en archiveringsstructuur. Alleen zo kunt u inspelen op alle veiligheids-, compliance-, toegankelijkheidseisen en het groeiend gebruik van mobiele devices.

Content opvragen met één klik

In dit scenario is een enterprise search-software de ideale oplossing om zonder vertraging relevante gegevens en informatie te zoeken. Een doorzoekbare index geeft u en uw team direct toegang tot precies datgene wat u zoekt - u typt gewoon de trefwoorden in de zoekbalk en u hebt van daaruit toegang tot uiteenlopende gegevenssilo's.

Het maakt niet uit waar de door u gezochte informatie zich bevindt - in e-mail-bijlagen, in gescande documenten, op SharePoint- sites, op het intranet van uw bedrijf of in de applicatiesilo's van meerdere afdelingen - met een kant-en-klare zoektool voor ondernemingen kunt u elke willekeurige data zoeken en opvragen, ongeacht het bestandsformaat.

Aarzel niet om uw gegevens op de huidige locatie te laten staan! Met een enterprise search software kunt u alle gegevens makkelijk zoeken en indexeren.

Want een ECM-oplossing sluit aan op uw bestaande processen en CRM/ERP-systemen. De zoekmachine integreert automatisch al uw data in een universele index. Zonder dat daarbij een gigantische gegevensmigratie of specifieke integratieprojecten te pas komen. De software legt de metadata en bestandsnamen vast.

En dankzij de technologie voor optische tekenherkenning wordt grondig in elk bestand gekeken. Daarbij worden tekst en eventuele andere soorten content nauwkeurig omgezet. Bovendien wordt alle content geïndexeerd, zodat de inhoud van uw documenten toegankelijk wordt voor latere zoekacties.

U kunt dus informatie meteen efficiënt bundelen en processen automatiseren.

Grip op uw content

Een gecontroleerd systeem dat alle geautoriseerde gebruikers toegang geeft tot de juiste documenten, is van onschatbare waarde: u beschikt altijd over de meest actuele informatie. Verwerkingstijden gaan omlaag waardoor de efficiency van uw processen stijgt.

Bovendien vult u met ECM-oplossingen meteen essentiële aspecten in, zoals information governance, compliance en duurzaamheid.

Informatie is een strategische concurrentiefactor en vormt tegelijkertijd uw maatschappelijk kapitaal. Een veilig en duurzaam gebruik ervan draagt bij tot uw zakelijk succes. Met een ECM-oplossing bepaalt en beheert u de toegangsrechten voor de hele onderneming, geheel conform de governance-strategie. U heeft dus de volledige controle over bedrijfsgevoelige informatie.

Of het nu gaat om wettelijke voorschriften, richtlijnen of bedrijfspolicy, een ECM-oplossing volgt de compliance-eisen. Absolute controleerbaarheid is daarbij gegarandeerd: de volledigheid van gegevens, de bescherming tegen wijziging en verlies, de naleving van bewaartermijnen, en de traceerbaarheid en controleerbaarheid zijn geborgd.

Een moderne ECM-oplossing is bovendien een garantie voor duurzaamheid. Ze draagt bij tot een lager energieverbruik en beperkt de impact van bedrijfsprocessen op het milieu. Daarbij gaat het overigens niet alleen om een lager papierverbruik. Een hoogwaardige oplossing biedt ook de mogelijkheid om het aantal systemen met relevante data te consolideren.

Voordelen ECM-oplossing

Ter afronding lijsten we de voordelen van een ECM-oplossing op:

• Met geoptimaliseerde bedrijfsprocessen bespaart u tijd en geld.
• Relevante informatie is direct beschikbaar. Zo heeft u altijd een voorsprong in informatie.
• Soepele bedrijfsprocessen verminderen de administratieve druk voor uw medewerkers.
• Dankzij slimme processen kunt u sneller inspelen op veranderingen in de markt.
• U voorkomt “informatiesilo’s” - nooit meer lokaal beheerde data.
• Door digitale en geautomatiseerde verwerking gaat het aantal fouten omlaag.
• Een content-strategie vormt een impuls voor de samenwerking binnen uw organisatie. Medewerkers onderweg of medewerkers van andere vestigingen werken eenvoudig samen.
• Relevante informatie is voortaan direct beschikbaar voor uw klanten.
• Dankzij digitale processen daalt het papierverbruik en vermindert u de CO2-voetafdruk.

Concreet zorgt een ECM-oplossing voor het centraliseren, beheren, opslaan, archiveren en distribueren van de meest uiteenlopende data. Zo optimaliseert u uw bedrijfsprocessen en verhoogt u de klanttevredenheid.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Konica Minolta Business Solutions (Belgium) N.V. (Zaventem)).

Meer info: 02/717.08.64 of www.konicaminolta.be.